Hvad er digitalisering?

Digitalisering er et ord, der er blevet brugt oftere og oftere i de seneste år, men det er ikke altid klart, hvad det betyder. Mange bruger det som et synonym for digital transformation, som henviser til processen med at gå fra et analogt forretningsmiljø til et fuldt digitalt miljø.

Digitalisering og digital transformation er beslægtede, men de er også forskellige. Lad os se nærmere på dem begge for at se, hvordan de adskiller sig fra hinanden, og hvordan de kan hjælpe virksomheder med at vokse i den foranderlige verden af i dag.

I denne artikel vil vi gennemgå det grundlæggende i digitalisering, og hvordan det kan hjælpe din virksomhed. Du lærer, hvordan du kan forberede dig på de kommende ændringer, og hvad du skal gøre for at høste fordelene ved en digital arbejdsplads.

Digitalisering er processen med at omdanne information til et digitalt format. Dette kan gøres på mange måder, f.eks. ved at bruge et kamera til at optage et billede eller ved at scanne fysiske dokumenter ind i en computer. Når data først er digitaliseret, kan de nemt opbevares, deles og analyseres, og de kan også bruges til at automatisere processer.

Digital transformation bygger på dette fundament af digitaliseret information; hvis du ønsker, at din organisation skal tilpasse sig dagens hurtige forretningsmiljø, skal du starte med at forstå, hvordan digitalisering fungerer for dig og dine kunder.

Når man taler om digitalisering, så handler det i grove træk også om at vinke farvel til gamle teknologier og god dag til de nye.

Når vi siger "digitalisering", taler vi om alle former for teknologier: computere, smartphones og tablets, videospil, e-læsere, onlinetjenester som Netflix og Spotify og endda 3D-printere! I forretningsverdenen kan vi nævne teknologier, som f.eks.:

Alle disse ting udgør digitaliseringens verden.

Hvis du nogensinde har foretaget et købt online, er du involveret i digitalisering. Men digitalisering er meget mere end bare e-handel og webshops.

Digital transformation – ikke helt det samme som digitalisering

Digital transformation er processen med at omdanne en virksomhed fra en traditionel, analogt baseret model til en digital, teknologidrevet model.

Digital transformation handler ikke kun om teknologi. Digital transformation handler om at ændre den måde, du arbejder på, og den måde, du interagerer med dine kunder på. Det handler bl.a. i høj grad om at:

give slip på gamle måder at gøre tingene på og omfavne nye måder at arbejde på.
bruge teknologi til at skabe produkter og tjenester, der opfylder dine kunders behov på nye måder.
omfavne data som et aktiv og integrere dem i alt, hvad du gør.
udvikle teams, der er agile nok til at følge med kundernes forventninger, men også store nok til at levere den skala, der kræves af større organisationer.

Digital transformation skal ses som et organisations- og udviklingsprojekt. Det er mere måden på, hvordan du tænker nye digitale værktøjer ind i dine nuværende forretningsprocesser og gennem innovation transformere værktøjerne til værdifulde komponenter i organisationen.

Hvis ikke din digitalisering forankres og adopteres effektivt i din organisation, vil du bare stå med et smart digitalt værktøj, som ingen af dine medarbejdere forstår at bruge.

Så når vi snakker digitalisering, er det også vigtig samtidig at forstå digital transformation.

Digitalisering automatiserer manuelle processer

Digitalisering er en proces, hvor informationer og data konverteres til et digitalt format. Dette har mange fordele i forhold til manuelle systemer, bl.a. følgende:

Effektivitet - Digitale systemer er hurtigere og nemmere at bruge end papirbaserede systemer. De har også færre fejl og kan tilgås fra overalt i verden.
Omkostninger - Digitalisering af processer kan reducere omkostningerne ved at fjerne behovet for dyrt udstyr eller personale samt reducere spild og øge produktiviteten.
Nøjagtighed - Digitale dokumenter opbevares på ét centralt sted, så der er mindre risiko for, at de bliver tabt eller beskadiget.
Sikkerhed - Digitale dokumenter kan også krypteres for at beskytte deres indhold.
Tilgængelighed - Digitale systemer er typisk cloudbaserede, så de kan tilgås overalt og fra stor set enhver enhed, så længe der er en internetforbindelse.

Her er et par af de områder, hvor vi ser, at digitalisering kan hjælpe virksomheder med at effektivisere deres processer:

Digitalisering af bilag:

Med ERP-systemet Business Central vil du f.eks. kunne digitalisere din bilags- og fakturahåndtering. Alle informationer og filer (billeder, PDF’er, osv.) uploades digitalt, så de kan tilgås af alle med adgang til Business Central. Du får et digitalt arkiv og kan derfor vinke farvel til de kedelig ringbing på reolen.

Digitalisering af bilag i Business Central

Effektiv lagerhåndtering med Warehouse Management:

Digitalisering finder også sted ude på varelageret. Pak de gamle fysiske optællingslister væk og vælg et dedikeret lagerstyringssystem, hvor lagerbevægelserne registres løbende. Alt samles digitalt i ét system og kan med et tryk på en knap deles med resten af organisationen. Det sparer tid på lageret og giver et mere præcist indblik i varelageret. Tasklet Factory har udviklet en lagerstyringsløsning til Business Central. Den hedder Mobile Warehouse Management.

Warehouse Management i Business Central

Digital POS / kassesystem der sparer tid i butikken:

Lagerstatus i flere butikslokationer kan være svært at holde overblik over – specielt hvis informationer ikke registreres i ét centralt system. Og hvordan sikres der at priser, rabatter og ikke mindst produktinformationer er opdateret ude i de fysiske butikker? Før blev det skrevet ned manuelt. Men med f.eks. et POS-system eller kassesystem, der har integration til et ERP-system, vil medarbejdere i de fysiske butikker kunne hente alle de nyeste data for produkterne - i realtid. Det digitaliserer måde, hvorpå salgspersonalet indhenter produktdata og -informationer på. Det vil spare dem både tid og samtidig gøre dem i stand til at levere en bedre kundeoplevelse.

POS-system til Business Central

Digitalisering af arbejdspladsen

En digital arbejdsplads er et kontor, hvor medarbejderne bruger digitale værktøjer og applikationer til at udføre deres arbejde. Det er et sted, hvor medarbejderne kan få adgang til information og viden igennem digitale værktøjer. Det kan være værktøjer, som f.eks. Business Intelligence værktøjet, der kan fortælle noget om, hvilke kunder der har købt en given vare indenfor en bestemt periode – og hvilke der har størst sandsynlighed for at foretage et genkøb.

Formålet med en digital arbejdsplads er at fremme samarbejde og kommunikation mellem brugerne for at tilskynde til innovation, effektivitet, produktivitet og kreativitet.

Med digitalisering af arbejdspladsen vil dine medarbejdere kunne få adgang til de værktøjer, informationer og data, som de har brug for. Det kan hjælpe dem med at udføre opgaver hurtigere, fordi de f.eks. ikke skal vente på at en salgsperson laver salgsopgørelsen for marts måned – den kan de selv trække ud fra ERP-system.

Men som nævnt før, vil de nye digitale værktøjer, som f.eks. ERP-systemer, POS-systemer og PIM-systemer ikke effektivt kunne løse medarbejdernes opgaver, medmindre værktøjerne bliver adopteret i organisationen.

Nye digitale kanaler giver nye muligheder

Digitalisering lukker op for nye kanaler. Kanaler du kan bruge til kommunikation, salg, service og meget andet. Men de nye digitale kanaler er også med til at øge din synlighed overfor målgruppen – og hvis du ikke er til stedet på de kanaler, som de bruger kan salget i værste fald gå til konkurrenten. Her er eksempler på digitale kanaler:

Sociale medier, som f.eks. Facebook, Instagram, YouTube og TikTok
Søgemaskiner, som f.eks. Google
Online markedspladser, som f.eks. Amazon
Chatbots, som f.eks. Messenger eller Amazon Alexa

Listen ovenfor er ikke udtømmende. Der findes mange digitale kanaler – og der dukker hele tiden nye op, som du måske bør tage stilling til i fremtiden. Dine B2B-kunder bliver dygtigere og dygtigere til at indsamle informationer på f.eks. Google om de produkter, som de vil købe. De er til stede på medier, som både Facebook, Instagram, YouTube og nogle endda på TikTok.

Faktisk bruger 8 ud af 10 virksomheder digitale kanaler i deres research, når de skal finde nye leverandører.

Hvis du vil påvirke dem til at foretage køb på din webshop, kræver det en indsat på de nye digitale kanaler.

Men husk altid at undersøge, hvor din målgruppe befinder sig. TikTok er ikke for alle! Så fokuser din indsat på de digitale kanaler, som din målgruppe bruger.

Digitaliseringen er også spørgsmål om at fokusere på de kanaler, platforme og værktøjer, som giver værdi for din forretning og ikke mindst din målgruppe og kunder.

Digitale indtægtsstrømme – nye måder at sælge på

Digitale indtægtsstrømme er indtægter, der genereres fra digitale kanaler. Eksempler på digitale indtægtsstrømme omfatter f.eks.:

Abonnementstjenester
Digitale produkter, som f.eks. software, spil og musik
Online salg på webshops

Digitale og fysiske produkter kan sælges på nye onlinekanaler ved hjælp af digitalisering. Disse kanaler gør det lettere for virksomheder at sælge deres produkter online uden nødvendigvis at skulle investere i fysiske butikker eller salgspersonale.

E-handel er en af de digitale indtægtsstrømme, som mange virksomheder er i gang med – dog er nogle B2B-virksomheder ikke kommet i gang med at høste værdien af online salg på en webshop.

Fordelen ved at få opsat digitale indtægtsstrømme er, at de som udgangspunkt kan sælge produkter og varer 24/7. På en webshop skal salgspersonalet ikke godkende ordrer – det sørger kunden selv for via tjek ud i kurven. Det giver fleksibilitet for kunden, da de ikke behøver at foretage deres køb, når salgsafdelingen er bemandet.

Digitalisering kan derved åbne op for nye salgsmuligheder for veletablerede virksomheder.

Den digitale omstilling

Den digitale omstilling er processen med at omdanne information til et digitalt format. Denne omdannelse kan være enten fysisk eller logisk, og den kan ske på mange forskellige måder. For eksempel:

Hvis du fotokopierer eller scanner et dokument, tager din fotokopimaskine det originale dokument og omdanner det til en digital fil på et stykke papir (den udskrevne kopi). Den fil kan også gemmes på et digitalt arkiv, så filen kan findes frem igen – det kunne f.eks. være et fysisk bilag eller faktura, som kan gemmes i økonomisystemet.

Når du tager billeder med din kameratelefon, omdanner telefonens software hvert billede til en elektronisk fil, som gemmes på den interne hukommelse eller på cloudlagringstjenester som iCloud eller Dropbox.

Når du trækker en e-billet ved gaten i lufthavnen eller færgeterminalen, registrerer scannere stregkoden og omdanner den til elektroniske data om, hvor du skal rejse hen og hvornår.

Som du kan se, så er den digitale omstilling i fuld gang.

For virksomheder handler det om løbende at omstille sig til brugen af digitale formater, data og informationer i de eksisterende og fremtidige forretningsprocesser. Gamle processer tilpasses og nye opstår gennem den digitale omstilling og digitalisering.

AI og digitalisering

AI (Artificial Intelligence eller kunstig intelligens) er en delmængde af digitalisering, så det er vigtigt at forstå, hvordan de to ting hænger sammen. Digitalisering henviser ganske enkelt til den proces, hvor en opgave eller proces konverteres til en elektronisk form. Digitalisering kan bruges i mange forskellige sammenhænge, f.eks. ved at bruge en app på din smartphone eller bestille mad online.

I disse tilfælde bruger du teknologi til at udføre opgaver, som du normalt ville udføre manuelt.

AI handler om at skabe maskiner, der kan udføre ting, som normalt kræver menneskelig intelligens; hvis du f.eks. nogensinde har brugt Google Maps vejvisning på din telefon, har du beskæftiget dig med kunstig intelligens!

AI indebærer programmering af computere og algoritmer, så de kan lære og selv træffe beslutninger om, hvordan de bedst løser problemer, som mennesker stiller dem. AI er et effektivt værktøj i digitaliseringsværktøjskassen.

F.eks. findes der AI-teknologi i Business Intelligence værktøjet Power BI, som kan generere forudsigelser ud fra data eller analysere tekstdata.

Med AI kan virksomheder automatisere processer, reagerer på nye muligheder og give kunder en bedre købsoplevelse.

Digital forretningsmodel

Den digitale forretningsmodel er en ny måde at tænke på din virksomhed på. Den er baseret på den idé, at teknologien har ændret alt, så din virksomhed skal nytænkes fra bunden for at kunne overleve og trives. I denne nye verden har du brug for digitale indtægtskilder - nye indtægtskilder, som du kan generere via digitale kanaler (f.eks. websteder eller apps).

Derfor har din virksomhed brug for en digital forretningsmodel eller en digitaliseringsstrategi. Der skal en systematisk kortlægning og analyse af virksomhedens eksisterende forretningsmodel til før, at man kan få succes med digitaliseringen. Med andre ord skal du have et overblik over, hvilke af dine nuværende forretningsprocesser kan drage fordele af de nye digitale værktøjer og metoder.

En digital forretningsmodel skal være på plads før du vil kunne transformere og omdanne digitaliseringens muligheder til reel værdi for dine kunder.

FAQ om digitalisering:

Hvad er digitalisering?

Digitalisering er processen med at omdanne analoge data og processer til digitale formater ved hjælp af teknologi, hvilket gør det lettere at behandle, analysere og dele information.

Hvorfor er digitalisering vigtigt?

Digitalisering er vigtigt, fordi det kan forbedre effektiviteten, reducere omkostninger, øge innovation og forbedre kundeoplevelser i både offentlige og private organisationer.

Hvad er nogle eksempler på digitalisering?

Nogle eksempler på digitalisering inkluderer e-handel, cloud computing, kunstig intelligens, robotteknologi og brugen af mobile enheder i dagligdagen.

Hvordan kan virksomheder digitalisere deres processer?

Virksomheder kan digitalisere deres processer ved at implementere nye teknologier, automatisere arbejdsgange, optimere datahåndtering og investere i medarbejderuddannelse.

Hvad er de største udfordringer ved digitalisering?

De største udfordringer ved digitalisering inkluderer datasikkerhed, privatlivsbekymringer, teknologiske omkostninger, modstand mod forandring og uddannelses- og kompetencegab.

Hvordan kan digitalisering skabe vækst og innovation?

Digitalisering kan skabe vækst og innovation ved at gøre det nemmere at samle og analysere data, hvilket giver mulighed for bedre beslutningstagning og nye forretningsmodeller.

Hvad er fremtiden for digitalisering?

Fremtiden for digitalisering vil sandsynligvis omfatte en fortsat integration af teknologi i alle aspekter af vores liv, en øget anvendelse af kunstig intelligens og automatisering samt en stigende fokus på datasikkerhed og etik.

Digitaliseringen er i fuld gang. Men hvorfor skal du hoppe med på bølgen? Få svaret her.

Gratis eBook: Få de 10 bud på vejen fra NAV til Business Central