1. Forretningsbehov og mål

Hvilke specifikke produktdata har vi behov for at administrere?

I et PIM-system er det vigtigt for virksomheder at administrere en række specifikke produktdata for at sikre effektiv distribution, korrekthed og konsistens på tværs af kanaler.

De typiske produktdata, virksomheder har behov for at administrere, omfatter:

Produktbeskrivelser: Detaljerede og SEO-optimerede beskrivelser af produktets funktioner og fordele. Disse varierer ofte på tværs af kanaler og markeder.

Produktnavn og SKU: Entydige produktidentifikatorer, herunder produktnavn, SKU (Stock Keeping Unit), EAN-nummer eller andre unikke produktkoder.

Billeder og mediefiler: Højkvalitets billeder, videoer, 3D-modeller og andre visuelle aktiver, der bruges til at præsentere produktet i forskellige kanaler.

Tekniske specifikationer: Dimensioner, vægt, materialer, farver, og andre tekniske data, der er nødvendige for at beskrive produktets egenskaber.

Pris og lagerstatus: Prisoplysninger, rabatter, tilgængelighed og lagerbeholdning, som ofte skal opdateres i realtid.

Produktkategorisering og attributter: Kategorisering af produkter i hierarkier samt tildeling af specifikke attributter som størrelse, farve eller anvendelse.

Lokaliseret indhold: Oversættelser af produktbeskrivelser og specifikationer til forskellige sprog, herunder lokal valuta og måleenheder.

Dokumenter og manualer: PDF’er med brugsanvisninger, installationsmanualer og sikkerhedsdatablade, som er nødvendige for nogle produkter.

Regulatoriske data: Certificeringer, standarder og lovpligtige oplysninger såsom energimærkning eller sikkerhedsdata for bestemte produkter.

Disse data hjælper virksomheder med at præsentere konsistente og korrekte produktinformationer på tværs af deres salgs- og marketingkanaler, hvilket forbedrer kundernes købsoplevelse og øger operationel effektivitet.

Skal PIM-systemet bruges af flere afdelinger (fx marketing, salg, indkøb)?

Et PIM-system kan effektivt bruges af flere afdelinger i en virksomhed for at optimere samarbejde og sikre konsistens i produktdatahåndtering.

Marketing: Marketingafdelingen kan bruge PIM-systemet til at oprette og tilpasse produktbeskrivelser, opdatere billeder og sikre, at alle kanaler (webshop, sociale medier, kataloger osv.) har opdaterede, konsistente og SEO-optimerede produktdata. De kan også håndtere lokaliseret indhold for forskellige markeder.

Salg: Salgsafdelingen kan hurtigt tilgå præcise produktdata for at besvare kundeforespørgsler, tjekke lagerstatus og prisoplysninger i realtid, samt bruge data til at generere produktark og præsentationer. PIM sikrer, at sælgere har adgang til de nyeste og mest relevante oplysninger, uanset hvilket marked de arbejder på.

Indkøb: Indkøbsafdelingen kan bruge PIM-systemet til at administrere leverandørdata, sammenligne produktspesifikationer og oprette produktkategoriseringer. Dette sikrer, at alle produkter bliver registreret korrekt og er i overensstemmelse med virksomhedens kvalitetskrav og standarder.

E-handel: E-handelsafdelingen kan bruge PIM til at berige produktdata på virksomhedens webshop, opdatere produktinformation i realtid og sikre ensartet produktvisning på tværs af forskellige platforme og markeder.

Produktudvikling: Denne afdeling kan sikre, at tekniske specifikationer, dokumentation og produktdata er korrekte og opdaterede for at undgå fejl i produktionen og produktlanceringer.

PIM-systemet fungerer som en central hub, hvor alle afdelinger kan bidrage med og få adgang til opdaterede produktdata.

Dette forbedrer samarbejdet på tværs af afdelinger, reducerer fejl og sikrer en hurtigere time-to-market.

Hvordan passer PIM ind i vores overordnede digitale strategi?

Et PIM-system spiller en central rolle i at understøtte virksomheders digitale strategi, da det effektiviserer håndteringen af produktdata og sikrer en ensartet og korrekt distribution på tværs af digitale kanaler.

Her er nogle måder, et PIM-system kan styrke den digitale strategi:

Omnichannel-oplevelse: Et PIM-system muliggør nem synkronisering af produktdata på tværs af alle digitale kanaler, såsom webshops, sociale medier, markedspladser og fysiske butikker. Dette sikrer en konsistent kundeoplevelse, uanset hvor kunden interagerer med virksomheden.

Hurtigere time-to-market: Med et PIM-system kan virksomheder nemt opdatere og distribuere produktdata, hvilket gør det muligt at lancere nye produkter eller opdatere eksisterende sortiment hurtigere. Dette understøtter en agil digital strategi, hvor hurtig tilpasning til markedets behov er afgørende.

Øget effektivitet og reducerede omkostninger: Ved at centralisere produktdata i et PIM-system undgår virksomheder dobbeltarbejde og fejl, som kan opstå ved at vedligeholde data i flere forskellige systemer. Det reducerer interne ineffektiviteter og frigør ressourcer, der kan fokusere på andre dele af den digitale strategi.

Skalérbarhed og internationalisering: For virksomheder, der opererer på tværs af markeder, gør et PIM-system det let at håndtere lokaliserede produktdata som sprog, valuta og juridiske krav. Det er særligt nyttigt i forbindelse med global ekspansion og digital tilstedeværelse på tværs af forskellige regioner.

Bedre kundeoplevelser: Et PIM-system sikrer, at kunder får adgang til præcise, opdaterede og fyldestgørende produktinformationer. Dette forbedrer købsoplevelsen og kan øge konverteringsraten i digitale kanaler.

Dataanalyse og indsigt: Et PIM-system kan integreres med andre digitale værktøjer såsom ERP, e-commerce-platforme og analyseværktøjer, hvilket giver mulighed for at måle produktpræstationer og forstå, hvilke data der driver salg. Dette understøtter en data-drevet digital strategi.

Ved at integrere et PIM-system i virksomhedens digitale strategi kan virksomheder optimere deres digitale tilstedeværelse, forbedre kundeoplevelsen og drive vækst gennem effektiv produktdatahåndtering.

2. Systemets funktionalitet

Et PIM-system tilbyder en række funktioner, der gør det nemt for virksomheder at berige og administrere produktdata som billeder, beskrivelser og tekniske specifikationer.

Her er de centrale funktioner:

Centraliseret datahåndtering: PIM-systemet fungerer som et centralt lager, hvor alle produktdata—herunder billeder, beskrivelser, tekniske specifikationer og dokumenter—kan opbevares, opdateres og distribueres fra én platform. Dette sikrer, at alle afdelinger arbejder med de nyeste og mest præcise data.

Berigelse af produktbeskrivelser: PIM-systemet giver mulighed for at oprette detaljerede og varierende produktbeskrivelser til forskellige kanaler og markeder. Brugere kan nemt tilføje SEO-optimerede beskrivelser, korte og lange formater, og oversættelser, alt efter behov.

Mediehåndtering (Digital Asset Management - DAM): PIM-systemer inkluderer ofte funktionalitet til at administrere digitale aktiver som billeder, videoer og andre visuelle elementer. Systemet understøtter forskellige filformater og sikrer, at alle billeder og mediefiler kan tilgås, opdateres og distribueres til relevante salgskanaler i den korrekte opløsning og størrelse.

Tekniske specifikationer og attributter: Virksomheder kan oprette, vedligeholde og opdatere tekniske specifikationer og produktattributter (såsom størrelse, vægt, materiale, farve og andre egenskaber). PIM-systemet sikrer, at disse data er strukturerede og lette at integrere med andre systemer og platforme, f.eks. webshops og kataloger.

Automatisering og regler: Et PIM-system kan automatisere berigelsesprocessen ved at anvende regler og workflows. Dette kan være automatisk udfyldning af produktdata baseret på skabeloner, eller advarsler om manglende data. Det reducerer manuelle fejl og sparer tid.

Lokaliseret og multikanals berigelse: PIM-systemer gør det let at tilpasse produktdata til forskellige markeder og kanaler. Udover oversættelser kan man tilpasse beskrivelser og specifikationer, så de matcher lokale krav og kultur. Dette er særligt vigtigt for virksomheder med global tilstedeværelse.

Integration med tredjepartssystemer: Et PIM-system kan integreres med ERP, e-commerce-platforme, CRM-systemer og andre systemer, hvilket gør det muligt at trække data fra forskellige kilder og berige produktinformation yderligere.

Disse funktioner gør det muligt for virksomheder at levere præcise, komplette og engagerende produktdata på tværs af alle kanaler, hvilket forbedrer både intern effektivitet og kundeoplevelsen.

Kan systemet håndtere flere kanaler?

Et PIM-system er designet til at håndtere flere kanaler ved at centralisere produktdata og sikre, at disse kan distribueres konsistent og effektivt til forskellige kanaler såsom webshops, kataloger og markedspladser.

Her er nogle måder, hvorpå PIM-systemet understøtter flere kanaler:

Centralisering af produktdata: Et PIM-system samler alle produktdata ét sted—beskrivelser, tekniske specifikationer, billeder, priser osv.—hvilket gør det muligt at administrere, opdatere og berige data centralt, inden de distribueres til de respektive kanaler.

Tilpasning til specifikke kanaler: PIM-systemet giver mulighed for at tilpasse produktdata til kravene i forskellige kanaler. For eksempel kan beskrivelser, billedformater og tekniske specifikationer optimeres individuelt til webshops, kataloger og online markedspladser. Dette sikrer, at produktinformationerne altid er relevante og formateret korrekt for den specifikke kanal.

Automatisk opdatering på tværs af kanaler: Når produktdata opdateres i PIM-systemet, kan ændringerne automatisk synkroniseres med alle tilsluttede kanaler i realtid. Dette betyder, at oplysninger om produkter såsom lagerstatus, pris eller nye specifikationer straks er tilgængelige på tværs af webshops, markedspladser og trykte materialer som kataloger.

Multikanals-publicering: PIM-systemer understøtter eksport af produktdata til flere kanaler fra ét centralt sted. Det kan være alt fra en webshop, hvor produktdata overføres digitalt, til trykte kataloger, hvor data eksporteres til brug for grafiske layoutprogrammer.

Kanal-specifikke krav: PIM-systemet kan imødekomme de tekniske krav, der stilles af forskellige markedspladser som Amazon, eBay eller Zalando, herunder brugen af specifikke filformater og attributter. Dette sikrer en problemfri integration og hurtigere distribution af produktdata til forskellige platforme.

Lokaliseret indhold og oversættelser: For virksomheder, der opererer på flere markeder, gør PIM det muligt at tilpasse produktdata til lokale sprog, valutaer og regulatoriske krav. Dette er særligt vigtigt, når der distribueres til internationale kanaler og markedspladser.

Konsistent kundeoplevelse: Ved at bruge et PIM-system til multikanal-distribution sikrer virksomheder, at deres produktdata er ensartede og korrekte på tværs af alle kanaler. Dette forbedrer kundernes købsoplevelse og styrker brandets troværdighed.

Integration med andre systemer: PIM-systemet kan integreres med ERP, CMS, e-commerce-platforme og andre værktøjer, hvilket gør det muligt at distribuere produktdata direkte fra PIM til disse systemer og dermed sikre konsistens på tværs af hele virksomhedens økosystem.

Denne multikanal-funktionalitet gør PIM-systemer uundværlige for virksomheder, der ønsker at levere ensartet produktinformation til mange forskellige digitale og fysiske salgskanaler, samtidig med at de minimerer manuel indgriben og forbedrer effektiviteten.

Understøtter systemet flere sprog og valutaer for international handel?

Et PIM-system er ideelt til at understøtte virksomheder, der opererer på tværs af internationale markeder, ved at muliggøre effektiv håndtering af flere sprog og valutaer. Her er hvordan:

Flersproget datahåndtering: PIM-systemet giver mulighed for at administrere produktdata på flere sprog. Dette inkluderer produktbeskrivelser, tekniske specifikationer, markedsføringsmateriale og andre relevante oplysninger. For hver produktpost kan brugere tilføje oversættelser, der er specifikke for de markeder, hvor produktet sælges. PIM-systemet hjælper med at sikre, at de oversatte versioner af produktdata er korrekte og let kan opdateres centralt.

Tilpasning til lokale krav: Udover sprog kan PIM-systemet tilpasses lokale krav såsom måleenheder (f.eks. centimeter kontra tommer) og lovpligtige informationer, der varierer fra land til land. Dette sikrer, at produkter præsenteres korrekt på tværs af markeder og overholder lokale regler og standarder.

Støtte til flere valutaer: Et PIM-system kan håndtere flere valutaer, hvilket gør det muligt at vise korrekte produktpriser i forskellige lande. Systemet kan oprette og administrere prisstrukturer for forskellige markeder, hvilket inkluderer justeringer for valutaomregning, skatter og afgifter. Dette er særligt vigtigt for e-handelsvirksomheder, der sælger globalt og ønsker at præsentere priser i lokal valuta for en bedre kundeoplevelse.

Segmentering af produktdata: PIM-systemet tillader virksomheder at segmentere og styre produktdata efter marked eller region. Dette betyder, at man kan tilpasse produktdata—såsom billeder, beskrivelser, priser og tekniske specifikationer—baseret på de specifikke behov og præferencer i forskellige lande eller regioner.

Automatisering af lokaliseringsprocesser: Ved at bruge regler og workflows kan PIM-systemet automatisere processen med at tilpasse produktdata til forskellige sprog og markeder. Dette inkluderer integration med oversættelsesværktøjer eller eksterne oversættelsestjenester, som kan gøre lokaliseringsprocessen mere effektiv og mindre tidskrævende.

Konsistens på tværs af markeder: Ved at centralisere håndteringen af sprog og valutaer sikrer PIM-systemet, at produktdata forbliver konsistente og korrekte, uanset hvilket marked eller hvilken kanal produktet distribueres til. Dette reducerer risikoen for fejl og forbedrer den samlede kundeoplevelse.

Integration med lokale markedspladser: PIM-systemer kan integreres med forskellige regionale og internationale markedspladser, hvilket gør det muligt at eksportere data i det rette format og tilpasse det til de lokale sprog- og valuta-krav på de platforme, hvor virksomheden sælger sine produkter.

Disse funktioner gør PIM-systemet til et værdifuldt værktøj for virksomheder, der ønsker at skalere deres internationale handel og sikre, at deres produktdata er tilpasset og optimeret til hvert enkelt marked.

Kan systemet hjælpe med at automatisere processer såsom dataimport, datavalidering og publicering?

Et PIM-system kan effektivt hjælpe virksomheder med at automatisere en række processer, såsom dataimport, datavalidering og publicering, hvilket sparer tid, reducerer fejl og øger effektiviteten i produktdatahåndteringen:

Automatiseret dataimport: PIM-systemet gør det muligt at automatisere importen af produktdata fra forskellige kilder, såsom leverandører, ERP-systemer, Excel-ark eller eksterne databaser. Ved hjælp af foruddefinerede skabeloner og integrationer kan systemet løbende hente og opdatere data uden behov for manuel indgriben. Dette sikrer, at produktdata altid er opdaterede og tilgængelige i PIM-systemet, klar til videre behandling.

Datavalidering og berigelse: PIM-systemet kan anvende regler og workflows til at automatisere valideringen af produktdata. Dette omfatter kontrol af, at alle nødvendige felter er udfyldt korrekt, at værdier opfylder specifikke krav (f.eks. format, måleenheder, prisintervaller), og at der ikke er uoverensstemmelser eller fejl i dataene. Hvis data mangler eller er ukorrekte, kan systemet automatisk sende notifikationer til de relevante brugere for at rette op på dem. Dette reducerer risikoen for fejl og sikrer, at produktdata altid er komplette og præcise.

Automatiseret publicering: Når produktdata er blevet valideret og beriget, kan PIM-systemet automatisere publiceringsprocessen til flere kanaler såsom webshops, markedspladser, kataloger eller trykte materialer. Dette kan ske via forudindstillede workflows, der sikrer, at data distribueres til de rette kanaler på det rette tidspunkt. Automatiseringen gør det også muligt at opdatere og publicere ændringer i produktdata i realtid, så nye produkter eller opdaterede informationer hurtigt er tilgængelige for kunderne.

Workflow-styring: PIM-systemer giver mulighed for at konfigurere komplekse workflows, der automatiserer datahåndteringsprocesser. Dette kan inkludere automatiske godkendelsesprocesser, hvor produktdata skal gennemgå specifikke trin (f.eks. berigelse, validering, godkendelse) før publicering. Workflows hjælper med at strømline samarbejdet mellem afdelinger som marketing, salg og indkøb.

Integration med tredjepartsplatforme: PIM-systemet kan integreres med andre systemer, såsom ERP, e-commerce-platforme eller CRM-systemer, for at automatisere overførsel og synkronisering af data mellem forskellige værktøjer. Dette eliminerer behovet for manuel dataindtastning og sikrer, at alle systemer arbejder med de samme opdaterede produktdata.

Automatisk versionering og historik: PIM-systemet kan automatisere lagring af tidligere versioner af produktdata, så man altid kan spore ændringer og genskabe tidligere versioner, hvis det er nødvendigt. Dette gør det lettere at sikre datakvalitet og overholde dokumentationskrav.

Automatisering af disse processer med et PIM-system forbedrer ikke kun effektiviteten, men også datakvaliteten, hvilket er afgørende for at opretholde en konkurrencedygtig og professionel præsentation af produktdata på tværs af alle kanaler.

3. Integration med eksisterende systemer

Hvordan integrerer PIM-systemet med vores eksisterende ERP, CRM, eCommerce og andre systemer?

Et PIM-system kan integreres med en virksomheds eksisterende ERP, CRM, eCommerce og andre systemer for at sikre en sammenhængende og effektiv håndtering af produktdata. Denne integration optimerer dataflowet mellem systemer og forbedrer samarbejdet på tværs af forretningsenheder. Her er hvordan:

Integration med ERP: PIM-systemet trækker produktdata fra virksomhedens ERP-system, som ofte indeholder grundlæggende oplysninger som lagerstatus, produktnumre, leverandørdata og priser. Ved at integrere med ERP-systemet sikrer PIM, at alle afdelinger arbejder med de samme, opdaterede produktdata. Desuden kan PIM berige disse grundlæggende data med yderligere oplysninger som markedsføringsbeskrivelser og billeder, der derefter kan publiceres på tværs af salgskanaler.

Integration med CRM: PIM kan integreres med CRM-systemer for at forbedre kundeoplevelsen ved at give sælgere og kundeservice adgang til opdaterede produktinformationer. CRM-systemet kan bruge produktdata fra PIM til at skræddersy kundeinteraktioner baseret på tidligere køb eller præferencer, hvilket sikrer præcise produktanbefalinger og tilbud.

Integration med eCommerce-platforme: PIM-systemet spiller en afgørende rolle i at synkronisere produktdata med eCommerce-platforme som Dynamicweb, Shopify, Magento, WooCommerce og andre. Denne integration sikrer, at produktbeskrivelser, priser, billeder og lageroplysninger automatisk opdateres på webshops i realtid. PIM kan også tilpasse produktdata til specifikke krav for forskellige markeder, kanaler og sprog, hvilket er særligt nyttigt for virksomheder med en global tilstedeværelse.

Integration med DAM (Digital Asset Management): PIM-systemet kan integreres med DAM-løsninger for at lette håndteringen af digitale aktiver som billeder, videoer og dokumenter. Dette sikrer, at produktdata i PIM-systemet er knyttet til de relevante digitale aktiver, som derefter kan distribueres sammen til webshops, markedspladser og kataloger.

API-integration: PIM-systemer bruger ofte API’er (Application Programming Interfaces) til at integrere med andre softwareløsninger. API'er muliggør realtidssynkronisering af data mellem PIM-systemet og andre systemer, hvilket sikrer, at opdateringer i et system straks afspejles i de andre. Dette er en fleksibel og skalerbar integrationsmetode, som gør det muligt at tilpasse systemerne til virksomhedens specifikke behov.

Integration med markedspladser og tredjepartsplatforme: Mange virksomheder sælger deres produkter gennem eksterne markedspladser som Amazon, eBay og Zalando. PIM-systemer kan integreres med disse platforme for at automatisere eksporten af produktdata i det nødvendige format. Dette sikrer, at produktoplysningerne præsenteres korrekt på tværs af alle salgskanaler, og at opdateringer som lagerstatus eller prisændringer implementeres automatisk.

Dataudveksling og konsistens: Ved at integrere med forskellige systemer centraliserer PIM-systemet produktdata og sikrer, at der er én enkelt kilde til sandheden. Det betyder, at alle ændringer i produktdata kun skal foretages ét sted (i PIM), og de bliver derefter synkroniseret på tværs af ERP, CRM, eCommerce-platforme og andre systemer. Dette minimerer risikoen for datafejl og sikrer konsistente oplysninger i hele virksomheden.

Disse integrationer gør PIM-systemet til et centralt værktøj i virksomhedens teknologilandskab, hvor det forbinder og optimerer dataflyd på tværs af platforme og systemer. Resultatet er bedre datastyring, mere effektive processer og en forbedret kundeoplevelse.

Er det nemt at importere og eksportere data mellem PIM og andre platforme?

Et PIM-system gør det nemt at importere og eksportere data mellem systemet og andre platforme, hvilket er afgørende for at sikre en effektiv og konsistent håndtering af produktinformation:

Nem dataimport fra forskellige kilder: PIM-systemer understøtter automatiseret import af data fra mange forskellige kilder, såsom ERP-systemer, Excel-ark, CSV-filer, leverandørportaler og eksterne databaser. For at forenkle processen tilbyder PIM-systemer ofte brugervenlige skabeloner og enkle trinvise guides, der hjælper med at kortlægge felter og sikre korrekt formatering af data. Ved hjælp af integrationsværktøjer kan virksomheder også oprette direkte forbindelser til deres datakilder, hvilket gør det muligt at opdatere produktinformation automatisk og i realtid.

Regler og validering under import: Under dataimporten anvender PIM-systemet ofte regler og valideringsmekanismer for at sikre, at de importerede data er korrekte og komplette. Hvis der er fejl eller uoverensstemmelser, kan systemet markere disse og enten rette dem automatisk eller sende en notifikation til relevante brugere. Dette gør importprocessen mere pålidelig og reducerer risikoen for manuelle fejl.

Automatiseret dataeksport til flere kanaler: PIM-systemer understøtter også en bred vifte af eksportmuligheder, hvilket gør det nemt at distribuere produktdata til flere platforme, som webshops, markedspladser, kataloger, mobile apps og printmaterialer. Data kan eksporteres i forskellige formater (som XML, CSV, Excel, JSON) afhængigt af de krav, de eksterne systemer stiller. PIM-systemet gør det muligt at oprette regelbaserede workflows, der automatisk eksporterer data til forskellige kanaler på planlagte tidspunkter eller ved bestemte handlinger.

API-baseret dataudveksling: Mange PIM-systemer bruger API’er (Application Programming Interfaces) til at lette realtidssynkronisering af produktdata mellem PIM og andre platforme. Dette gør det muligt at opdatere og udveksle data uden manuelle processer. For eksempel kan en ændring i produktbeskrivelser eller priser i PIM-systemet straks afspejles i eCommerce-platforme, ERP-systemer eller CRM-løsninger via API-integration.

Flere kanaler: PIM-systemer understøtter eksport af produktdata til forskellige markeder og kanaler, herunder specifikke formater og strukturer, som kræves af markedspladser som Amazon, eBay eller regionale platforme. Dette gør det nemt for virksomheder at tilpasse deres data og sikre, at det opfylder kravene fra hver kanal, uanset om det er digitale eller fysiske salgskanaler.

Skalerbarhed og fleksibilitet: PIM-systemet er skalerbart og fleksibelt, hvilket betyder, at virksomheder nemt kan tilpasse dataimport og -eksportprocesser, efterhånden som deres behov udvikler sig. Systemet kan håndtere store mængder data uden at gå på kompromis med ydeevnen, hvilket gør det velegnet til både små og store virksomheder.

Brugervenlighed og automatisering: Mange PIM-systemer er designet til at være brugervenlige med intuitive grænseflader og drag-and-drop-funktionalitet, som gør det nemt for ikke-tekniske brugere at administrere dataimport og -eksport. Automatisering af disse processer gennem workflows sparer tid og sikrer, at produktdata altid er opdaterede på tværs af alle platforme.

Med disse funktioner bliver dataimport og -eksport i et PIM-system en glidende og pålidelig proces, som hjælper virksomheder med at sikre konsistente produktdata på tværs af alle deres platforme og salgskanaler.

Understøtter systemet API-integrationer eller standard integrationsprotokoller?

Et PIM-system understøtter API-integrationer og standard integrationsprotokoller for at sikre en fleksibel og skalerbar dataudveksling mellem forskellige systemer i en virksomhed. API’er og integrationsprotokoller gør det muligt for PIM-systemet at kommunikere og dele data i realtid med andre platforme som ERP, eCommerce, CRM og markedspladser.

Her er en forklaring på hvordan:

API-integrationer: PIM-systemer understøtter ofte RESTful eller SOAP API’er, der giver mulighed for at oprette sikre og pålidelige forbindelser til eksterne systemer. Ved hjælp af API’er kan data synkroniseres i realtid mellem PIM-systemet og andre platforme som ERP- og eCommerce-systemer. Dette betyder, at når produktdata opdateres i PIM, kan de straks afspejles i alle tilsluttede systemer, hvilket minimerer risikoen for manuelle fejl og sikrer konsistens på tværs af kanaler.

REST API: En populær metode til API-integration, der bruger HTTP-protokoller til at udveksle data. Den er fleksibel, skalerbar og let at implementere.

SOAP API: En mere struktureret API-protokol, der ofte bruges til enterprise-løsninger, hvor der kræves høj sikkerhed og standardiserede transaktionsformater.

Standard integrationsprotokoller: PIM-systemer understøtter også en række standard integrationsprotokoller som XML, JSON og CSV, der muliggør dataudveksling i forskellige formater mellem PIM og eksterne systemer. Disse protokoller gør det let at importere og eksportere data til og fra PIM-systemet, samtidig med at de sikrer, at dataene er formateret korrekt til de platforme, de skal anvendes i.

XML: En standardprotokol til dataudveksling, der strukturerer information hierarkisk og er almindeligt anvendt til integrationer med ERP- og eCommerce-systemer.

JSON: En lettere og mere moderne dataformatprotokol, der ofte bruges til API-integrationer og webtjenester, især hvor der kræves hurtig og fleksibel databehandling.

CSV: Et simpelt og bredt anvendt format, som ofte bruges til batch-import og eksport af større mængder produktdata, såsom produktlister og attributopdateringer.

Webhook-support: Mange PIM-systemer understøtter også webhooks, som giver mulighed for at oprette automatiserede notifikationer og dataudvekslinger. Webhooks bruges til at udløse bestemte handlinger, når der sker ændringer i produktdata, såsom opdateringer eller nye produktlanceringer. Dette sikrer, at data automatisk sendes til de relevante systemer, så snart der sker ændringer, uden behov for manuel intervention.

ERP- og eCommerce-integrationer: Ved hjælp af API’er kan PIM-systemet oprette direkte integrationer med ERP-systemer for at trække lagerdata, priser og leverandørinformation, eller med eCommerce-platforme for at publicere produktinformationer som beskrivelser, billeder og priser. Denne automatiserede dataudveksling sikrer, at produktdata altid er opdateret og korrekt på tværs af alle platforme.

Plug-and-play-integrationer: Mange moderne PIM-systemer tilbyder færdige integrationer (plug-and-play) til populære platforme som Shopify, Magento, WooCommerce og andre, hvilket betyder, at virksomheder hurtigt kan implementere integrationerne uden at skulle opbygge dem fra bunden. Disse standardintegrationer udnytter API’er og protokoller til at strømline forbindelsen mellem PIM-systemet og eksterne platforme.

Skalerbarhed og fleksibilitet: PIM-systemer er designet til at være skalerbare, hvilket betyder, at integrationerne kan tilpasses efter virksomhedens behov. Efterhånden som virksomheden vokser, og der tilføjes flere systemer eller salgskanaler, kan PIM-systemet let integreres med disse ved hjælp af API’er og standardprotokoller, hvilket sikrer, at produktdata flyder frit på tværs af hele forretningsøkosystemet.

Denne evne til at understøtte API-integrationer og standardprotokoller gør PIM-systemet til et centralt værktøj for virksomheder, der ønsker at sikre en gnidningsfri dataudveksling og opretholde ensartede og opdaterede produktdata på tværs af alle platforme og systemer.

4. Brugervenlighed og tilpasning

Er PIM-systemet nemt at bruge for medarbejdere uden teknisk baggrund?

Selvom systemet er kraftfuldt og kan håndtere komplekse produktdata og integrationer, er brugeroplevelsen ofte gjort enkel og intuitiv, så medarbejdere fra afdelinger som marketing, salg og indkøb let kan anvende det.

Her er nogle af de funktioner, der gør et PIM-system nemt at bruge for ikke-tekniske brugere:

Intuitiv brugergrænseflade: PIM-systemer er typisk udstyret med en enkel og overskuelig brugergrænseflade, der gør det let at finde, redigere og organisere produktdata. Grænsefladen ligner ofte andre dagligdags softwareprogrammer, som medarbejdere allerede er bekendt med, såsom Excel eller web-baserede systemer. Dette betyder, at brugere hurtigt kan navigere i systemet uden behov for omfattende teknisk træning.

Drag-and-drop funktionalitet: Mange PIM-systemer tilbyder drag-and-drop funktioner, som gør det nemt at tilføje billeder, filer eller anden data til produktsider. Brugere kan blot trække filer fra deres computer og slippe dem direkte i systemet, hvilket gør processen enkel og effektiv uden behov for tekniske færdigheder.

Guidede workflows og skabeloner: For at gøre processen med at berige produktdata mere enkel, tilbyder PIM-systemer ofte foruddefinerede skabeloner og guidede workflows. Disse hjælper brugere med at udfylde de nødvendige datafelter, sikre at produktdataene opfylder standardkravene, og guide dem gennem publiceringsprocessen på en struktureret måde. Dette reducerer behovet for manuel opsætning og mindsker risikoen for fejl.

Automatiserede valideringer: PIM-systemer kan automatisk validere indtastet data i realtid og give feedback, hvis der mangler kritiske oplysninger, eller hvis formaterne er forkerte. Denne automatiserede kontrol hjælper brugere uden teknisk ekspertise med at sikre, at deres produktdata er korrekte og fuldstændige, uden at de behøver at have dybdegående viden om datavalideringsregler.

Søgefunktion og filtrering: PIM-systemer er udstyret med kraftfulde søgefunktioner, der gør det nemt for brugere at finde specifikke produkter eller datatyper. Medarbejdere kan bruge filtre til at sortere og finde relevante data, hvilket sparer tid og gør systemet tilgængeligt for alle, uanset teknisk kunnen.

Rollebaseret adgang: For at gøre systemet mere overskueligt og nemt at bruge, kan PIM-systemet tilpasses til individuelle brugere med rollebaseret adgang. Dette betyder, at medarbejdere kun ser de dele af systemet, der er relevante for deres jobfunktioner, hvilket reducerer kompleksiteten. Marketingmedarbejdere vil f.eks. have adgang til produktbeskrivelser og billeder, mens indkøbsafdelingen kan fokusere på priser og lagerdata.

Minimalt træningsbehov: Fordi PIM-systemer er designet med brugervenlighed i tankerne, kræves der kun minimal oplæring for at komme i gang. Mange systemer tilbyder onboarding-guides, indbyggede hjælpefunktioner og trinvise vejledninger, som hjælper nye brugere hurtigt i gang uden at skulle deltage i omfattende tekniske kurser.

Samarbejdsfunktioner: Et PIM-system understøtter også samarbejde mellem forskellige teams og afdelinger. Dette gøres ofte ved hjælp af brugerdefinerede workflows og opgavestyring, der gør det nemt at tildele opgaver og spore, hvornår specifikke produktdata er blevet opdateret eller godkendt. Dette forbedrer effektiviteten og gør det muligt for ikke-tekniske brugere at samarbejde på tværs af afdelinger uden at skulle koordinere komplekse tekniske processer.

Disse funktioner gør det muligt for medarbejdere uden teknisk baggrund at bruge PIM-systemet effektivt, hvilket sikrer, at produktdata håndteres korrekt og let kan distribueres til relevante kanaler.

Kan systemet tilpasses vores arbejdsgange og behov, eller kræver det omfattende tilpasning?

Et PIM-system er generelt designet til at være fleksibelt og skalerbart, så det kan tilpasses til virksomheders specifikke arbejdsgange og behov uden nødvendigvis at kræve omfattende tilpasninger.

Mange PIM-løsninger tilbyder konfigurationsmuligheder, der gør det muligt at tilpasse systemet til den enkelte virksomheds krav uden at skulle foretage tunge, tekniske ændringer. Her er hvordan:

Konfigurerbare datafelter og attributter: Et af de vigtigste tilpasningsmuligheder i et PIM-system er evnen til at oprette og ændre produktattributter, datatyper og felter. Virksomheder kan tilpasse de datafelter, der vises i systemet, for at afspejle deres specifikke produktkategorier og -detaljer. Dette giver mulighed for at skræddersy produktdata efter branchens krav eller virksomhedens unikke behov uden omfattende kodning.

Workflow-tilpasning: Mange PIM-systemer giver mulighed for at tilpasse workflows, så de matcher virksomhedens interne processer for godkendelse, berigelse og publicering af produktdata. Dette kan omfatte oprettelse af specifikke opgaver til forskellige teams, automatiserede godkendelsesprocesser og kontrolpunkter, der sikrer, at alle nødvendige data er korrekt udfyldt, før produktdata bliver publiceret. Denne fleksibilitet betyder, at PIM-systemet kan tilpasses til virksomhedens eksisterende arbejdsgange uden behov for store ændringer i processerne.

Rollebaseret adgang og brugerprofiler: Et PIM-system understøtter ofte rollebaseret adgangskontrol, som kan tilpasses til at opfylde virksomhedens krav til, hvilke brugere der har adgang til hvilke data og funktioner. Dette gør det muligt at begrænse eller udvide adgangen til visse dele af systemet baseret på brugernes roller og ansvar, hvilket hjælper med at tilpasse systemet til de enkelte teams og deres arbejdsgange.

Integrationsmuligheder med andre systemer: Et PIM-system er designet til at kunne integreres med andre platforme som ERP, CRM, eCommerce og markedspladser via API’er og standard integrationsprotokoller. Disse integrationer kan konfigureres for at matche virksomhedens eksisterende systemlandskab, hvilket betyder, at data kan flyde frit mellem systemerne uden at kræve store tilpasninger. I de fleste tilfælde kan disse integrationer tilpasses ved hjælp af konfigurationsindstillinger, og de kræver ikke omfattende tekniske tilpasninger.

Brugerdefinerede skabeloner og formater: Virksomheder kan tilpasse PIM-systemets eksportskabeloner og dataformater for at matche kravene fra deres forskellige salgskanaler eller markedspladser. Dette kan omfatte specifikke formater til kataloger, webshops eller internationale markedspladser. Disse skabeloner kan ofte konfigureres uden behov for udviklingsressourcer og kan ændres, efterhånden som virksomhedens behov udvikler sig.

Skalérbarhed og modulopbygning: Mange PIM-systemer er modulopbygget, hvilket gør det muligt for virksomheder at vælge og konfigurere netop de funktioner og integrationer, de har brug for. Denne modularitet betyder, at virksomheder kan starte med en grundlæggende opsætning og tilføje yderligere funktioner, efterhånden som deres behov vokser, uden at skulle tilpasse hele systemet fra bunden.

Automatisering og tilpasning af regler: PIM-systemer giver ofte mulighed for at automatisere visse processer ved hjælp af regler og triggers. For eksempel kan systemet automatisk udløse specifikke handlinger, såsom dataeksport eller notifikationer, når visse kriterier er opfyldt. Disse automatiseringsregler kan let tilpasses for at matche virksomhedens behov og kan ofte konfigureres uden kodning.
Minimalt behov for omfattende tilpasning: For langt de fleste virksomheder vil de indbyggede konfigurationsmuligheder i PIM-systemet være tilstrækkelige til at tilpasse systemet til deres behov. Kun i meget komplekse organisationer eller ved meget specifikke brancherelevante krav vil der være behov for dyb teknisk tilpasning, såsom udvikling af skræddersyede integrationer eller specielle funktioner.

PIM-systemets fleksibilitet gør det til en kraftfuld løsning, der kan tilpasses virksomhedens eksisterende processer og skaleres med virksomhedens vækst, uden at det kræver store omkostninger eller teknisk udvikling.

Hvordan håndterer systemet roller og rettigheder? Kan vi nemt styre, hvem der har adgang til hvilke data?

Et PIM-system er designet til at håndtere roller og rettigheder på en struktureret og sikker måde, hvilket sikrer, at medarbejdere kun har adgang til de data og funktioner, der er relevante for deres opgaver.

Dette styrker datakvaliteten, øger sikkerheden og forbedrer effektiviteten i arbejdet med produktdata. Her er, hvordan et PIM-system typisk håndterer roller og rettigheder:

Rollebaseret adgangskontrol: PIM-systemer bruger et rollebaseret adgangskontrolsystem (Role-Based Access Control – RBAC) for at regulere, hvilke brugere der har adgang til forskellige data og funktioner i systemet. Administratorer kan oprette brugerprofiler, der er tilknyttet specifikke roller baseret på medarbejdernes funktioner i virksomheden, såsom marketing, salg, indkøb eller IT. Hver rolle har bestemte rettigheder, der styrer, hvilke dele af PIM-systemet brugerne kan tilgå, redigere eller publicere.

Eksempler på roller kan omfatte:

A) Marketingmedarbejdere: Har adgang til at opdatere produktbeskrivelser, billeder og SEO-oplysninger.

B) Indkøbsafdeling: Kan opdatere priser, leverandørinformation og lagerstatus.

C) Administratorer: Adgang til at oprette, slette og ændre brugere, samt definere workflows og datafelter.

D) Læseadgang: Enkelte roller kan være begrænset til kun at kunne læse data.

Finjusterede adgangsrettigheder: Ud over at oprette roller kan PIM-systemet finjustere rettigheder ved at tildele brugere specifik adgang til bestemte sektioner af systemet eller specifikke datasæt. Dette kan omfatte, hvem der kan se, redigere, godkende eller publicere data. F.eks. kan en bruger have rettigheder til at redigere produktbeskrivelser, men ikke til at ændre tekniske specifikationer eller prisinformationer.

Databeskyttelse og sikkerhed: Ved at implementere detaljeret rolle- og rettighedsstyring kan PIM-systemet sikre, at følsomme data, såsom priser, fortrolige leverandøroplysninger eller produktionsdetaljer, kun er tilgængelige for autoriserede brugere. Dette styrker virksomhedens datasikkerhed og minimerer risikoen for utilsigtet datatab eller fejl.

Workflows med godkendelser: For at sikre, at kun korrekte og godkendte data bliver publiceret eller ændret, kan PIM-systemet inkludere workflows med indbyggede godkendelsesprocesser. Dette betyder, at når en bruger, f.eks. en marketingmedarbejder, opdaterer produktbeskrivelser, kan en anden bruger med godkendelsesrettigheder, f.eks. en teamleder, validere og godkende ændringerne, før de går live. Dette forhindrer utilsigtede fejl og sikrer en høj datakvalitet.

Sporbarhed og revisionshistorik: PIM-systemer tilbyder ofte en fuld revisionshistorik, som viser, hvem der har foretaget ændringer i produktdata, og hvornår disse ændringer blev foretaget. Dette sikrer fuld sporbarhed og ansvarlighed i datahåndteringen. Hvis der opstår fejl, kan systemadministratorer hurtigt identificere, hvilken bruger der lavede en ændring, og vende tilbage til en tidligere version af dataene, hvis det er nødvendigt.

Tilpasning af roller: Mange PIM-systemer tillader, at roller kan tilpasses efter virksomhedens specifikke behov. Dette betyder, at virksomheden kan oprette sine egne roller og rettighedsniveauer for at matche deres arbejdsprocesser og organisering. For eksempel kan en virksomhed oprette en særlig rolle til eksterne leverandører, der kun giver adgang til at tilføje eller opdatere visse datafelter, som produktspecifikationer, uden at give adgang til resten af systemet.

Brugervenlig administration: Systemadministratorer kan nemt oprette, redigere og administrere roller og rettigheder gennem en brugervenlig grænseflade i PIM-systemet. Mange systemer tilbyder også muligheden for at masseadministrere brugere og roller, hvilket gør det nemt at administrere større organisationer med mange brugere på tværs af forskellige afdelinger og lokationer.

Samarbejde på tværs af teams: Ved at opdele rettigheder baseret på roller kan forskellige teams arbejde effektivt sammen i PIM-systemet uden at forstyrre hinandens opgaver. For eksempel kan marketingteamet opdatere billeder og beskrivelser, mens indkøbsafdelingen fokuserer på prisfastsættelse og lagerstatus, alt imens IT-teamet kan sikre, at systemet fungerer gnidningsfrit og er opdateret.

Denne strukturerede tilgang til roller og rettigheder gør det muligt for et PIM-system at tilpasses forskellige organisatoriske behov, samtidig med at datakvalitet og sikkerhed opretholdes på tværs af hele virksomheden.

5. Datahåndtering og kvalitet

Hvordan håndterer systemet datakvalitet, herunder duplikering, validering og konsistens?

For virksomheder, der arbejder med komplekse produktporteføljer på tværs af flere kanaler og markeder, er det essentielt at sikre, at data er præcise, komplette og opdaterede. Her er hvordan:

1. Forebyggelse og håndtering af duplikering

PIM-systemer har indbyggede funktioner til at identificere og forebygge duplikering af produktdata ved hjælp af:

Unikke produktidentifikatorer: Hvert produkt tildeles en unik nøgle, som fx et SKU (Stock Keeping Unit) eller EAN (European Article Number), som forhindrer oprettelse af duplikater i systemet. Hvis et produkt allerede findes i databasen, vil PIM-systemet advare brugeren om mulige duplikater, før en ny post oprettes.

Automatiserede duplikatkontroller: PIM-systemet kan automatisk tjekke nye produktoplysninger mod eksisterende data og identificere potentielle duplikater ved at sammenligne felter som produktnavn, beskrivelse eller andre nøgleattributter.

Sammenlægning af duplikater: Når duplikater opdages, kan PIM-systemet tilbyde funktioner til at sammenlægge de redundante data, så de kombineres til én opdateret og korrekt datapost.

2. Datavalidering

PIM-systemer tilbyder kraftfulde valideringsværktøjer for at sikre, at data er korrekte og opfylder bestemte standarder. Datavalidering kan konfigureres til at kontrollere en række forskellige kriterier:

Obligatoriske felter: PIM-systemet kan definere bestemte felter som obligatoriske, hvilket forhindrer, at produkter bliver oprettet eller publiceret, hvis essentielle oplysninger som produktnavn, pris eller specifikationer mangler.

Automatiske formateringskontroller: Systemet kan sikre, at data følger specifikke formateringsregler, f.eks. at priser indtastes i korrekte valutaer, og at måleenheder er standardiserede (f.eks. kg, cm, liter).

Datafelttype-kontrol: PIM-systemet validerer, at datafelter kun indeholder de korrekte datatyper (f.eks. at tekstfelter ikke indeholder tal, og numeriske felter ikke indeholder tekst). Dette minimerer risikoen for fejl og øger datakvaliteten.

3. Sikring af datakonsistens

For at opretholde konsistens på tværs af produktdata anvender PIM-systemer flere metoder:

Centralt datalager: Et PIM-system fungerer som en central kilde til sandhed for alle produktdata, hvilket sikrer, at alle afdelinger arbejder med den samme version af dataene. Dette forhindrer afvigelser i information, når produktdata distribueres til forskellige kanaler som eCommerce-platforme, kataloger og markedspladser.

Skabeloner og standardiserede felter: Ved at anvende skabeloner og definerede datastrukturer sikrer PIM-systemet, at dataindtastning følger ensartede standarder. For eksempel kan systemet anvende standardfelter for produktbeskrivelser, tekniske specifikationer og marketinginformation, hvilket sikrer konsistens på tværs af produktsortimentet.

Automatisk opdatering af data: Hvis produktdata ændres i én kanal eller system, kan PIM-systemet automatisk opdatere de samme data på tværs af alle tilsluttede platforme og kanaler. Dette forhindrer inkonsistens og sikrer, at produktdata altid er opdaterede.

4. Berigelse af data

Et PIM-system tilbyder avancerede værktøjer til at berige produktdata og sikre, at informationerne er fyldestgørende:

Kategorisering og tagging: Produkter kan kategoriseres og tagges med relevante nøgleord og metadata, som hjælper med at standardisere data og gøre dem mere søgbare og konsistente på tværs af platforme.

Integration af eksterne datakilder: PIM-systemer kan integreres med eksterne datakilder for at automatisk hente og berige produktdata, f.eks. tekniske specifikationer eller certificeringer, hvilket hjælper med at sikre nøjagtighed og kvalitet.

5. Automatiserede kvalitetsrapporter og overvågning

For at opretholde høj datakvalitet over tid tilbyder PIM-systemer automatiserede rapporterings- og overvågningsfunktioner:

Datakvalitetsdashboards: Mange PIM-systemer inkluderer visuelle dashboards, der viser den aktuelle kvalitet af produktdata i systemet. Disse dashboards kan vise, hvor mange produkter der mangler vigtige oplysninger, eller hvilke produkter der kræver rettelser.

Automatiske kvalitetstjek: PIM-systemet kan med jævne mellemrum udføre automatiske kvalitetstjek for at sikre, at data forbliver konsistente, opdaterede og fri for fejl. Disse tjek kan også udløse notifikationer, hvis der opdages, mangler eller inkonsistens.

6. Samarbejde og godkendelsesprocesser

PIM-systemer tillader opsætning af godkendelsesprocesser, hvor ændringer i produktdata skal valideres af relevante teams eller afdelinger, før de kan publiceres. Dette sikrer, at produktdata, der offentliggøres, er blevet kontrolleret og godkendt, hvilket styrker kvaliteten og minimerer fejl.

PIM-systemet sikrer høj datakvalitet ved at forebygge duplikering, validere indhold og sikre konsistens på tværs af alle kanaler. Det fungerer som en central hub for produktdata, hvor automatiserede processer, valideringsregler og skabeloner hjælper virksomheder med at opretholde en ensartet og fejlfri datahåndtering. Dette styrker både effektiviteten og præcisionen i virksomhedens produktinformation og understøtter en stærk kundeoplevelse på tværs af kanaler.

Er der funktioner til at sikre, at data altid er opdateret og korrekte?

Et PIM-system (Product Information Management) er designet til at sikre, at produktdata altid er opdateret og korrekte gennem en række nøglefunktioner. Disse funktioner hjælper med at håndtere store mængder data effektivt og garanterer, at oplysningerne er præcise, konsistente og opdaterede på tværs af kanaler.

Her er en gennemgang af de vigtigste funktioner i et PIM-system, der sikrer datakvalitet:

1. Automatiserede datafeeds og integrationer

PIM-systemer understøtter automatiserede datafeeds og integrationer med ERP, CRM, PLM (Product Lifecycle Management) og andre relevante systemer. Dette sikrer, at produktdata automatisk opdateres, når der sker ændringer i virksomhedens centrale systemer. For eksempel, hvis en pris eller lagerstatus ændres i ERP-systemet, vil disse data automatisk blive opdateret i PIM-systemet og synkroniseret til alle relevante salgskanaler.

2. Real-time opdateringer

Mange PIM-systemer tilbyder real-time eller tæt på real-time opdateringer, hvilket betyder, at ændringer i data straks reflekteres i systemet og på de tilknyttede kanaler. Dette er især vigtigt for virksomheder, der arbejder med hurtigt skiftende markedsforhold, som f.eks. detailhandel, hvor priser, tilgængelighed eller produktinformationer ofte ændrer sig.

3. Valideringsregler og automatiserede kvalitetstjek

PIM-systemer har avancerede valideringsregler, der sikrer, at kun gyldige og fuldstændige data bliver gemt og publiceret. Disse regler kan skræddersys til at inkludere:

Obligatoriske felter: Sikrer, at essentielle felter som produktnavn, pris og beskrivelse altid er udfyldt, før data kan publiceres.

Formateringsregler: Sikrer, at data følger bestemte formateringsstandarder, f.eks. at priser altid er angivet i korrekt valuta, og at måleenheder er konsistente.

Automatiske advarsler: Hvis der mangler oplysninger eller indtastes forkerte data, kan PIM-systemet automatisk sende advarsler til de ansvarlige brugere for at rette fejlen, før data bliver godkendt eller publiceret.

4. Workflows og godkendelsesprocesser

PIM-systemer tilbyder konfigurerbare workflows, der sikrer, at produktdata gennemgår en validerings- og godkendelsesproces, før de bliver frigivet. Dette kan inkludere flere godkendelsesniveauer, hvor forskellige teams som indkøb, salg eller marketing validerer og godkender produktdata for at sikre, at alle oplysninger er korrekte og opdaterede.

Eksempler på workflows inkluderer:

Dataindtastning: Nye produktdata indtastes og sendes videre til godkendelse.

Berigelse og godkendelse: Marketingteamet tilføjer produktbeskrivelser og billeder, som derefter godkendes af en leder.

Endelig publicering: Efter godkendelse bliver data publiceret til e-handelsplatforme, kataloger eller andre kanaler.

5. Versionering og historik

PIM-systemer indeholder versioneringsfunktioner, der sikrer, at tidligere versioner af produktdata gemmes og kan spores. Dette gør det muligt at:

Tilbageføre ændringer: Hvis en fejl opdages i en opdatering, kan systemet hurtigt vende tilbage til en tidligere version af dataene.

Sporbarhed: Systemet logger, hvem der har foretaget hvilke ændringer og hvornår, hvilket sikrer ansvarlighed og gennemsigtighed i datahåndteringen.

6. Regelmæssige datakvalitetsrapporter

Mange PIM-systemer tilbyder automatiserede rapporter og dashboards, der overvåger datakvaliteten. Disse rapporter kan fremhæve:

Manglende eller ufuldstændige data.

Eventuelle uoverensstemmelser i produktbeskrivelser, specifikationer eller priser.

Data, der kræver opdatering, baseret på definerede kriterier, som f.eks. produktudløbsdatoer eller ændrede markedsforhold.

Ved at give et klart overblik over datakvaliteten kan disse rapporter hjælpe med at identificere potentielle fejl og sikre, at data holdes opdaterede.

7. Centraliseret styring af produktdata

PIM-systemet fungerer som den centrale kilde til sandhed (single source of truth) for alle produktdata. Dette betyder, at alle ændringer i produktinformation opdateres ét sted og distribueres til alle relevante kanaler som e-handelsplatforme, trykte kataloger, og markedspladser. Ved at have et centralt lager af produktdata reduceres risikoen for inkonsistens og forældede oplysninger på tværs af kanaler.

8. Berigelse af data med eksterne kilder

PIM-systemer kan integreres med eksterne datakilder, som automatisk opdaterer produktdata. For eksempel kan tekniske specifikationer, produktcertificeringer eller leverandørdata hentes direkte fra tredjepartsdatabaser og synkroniseres med virksomhedens PIM-system, hvilket sikrer, at oplysningerne altid er opdaterede.

9. Automatisering af opdateringsprocesser

Mange PIM-systemer understøtter automatisering af opdateringsprocesser, så visse opgaver kan udføres uden manuel indgriben. Dette kan inkludere:

Automatisk opdatering af produktdata baseret på prædefinerede regler: For eksempel kan priser eller lagerstatus automatisk opdateres, når der modtages nye data fra ERP- eller lagersystemet.

Automatiseret publicering: Når alle nødvendige data er blevet valideret og godkendt, kan PIM-systemet automatisk publicere disse oplysninger til de relevante kanaler, hvilket sikrer, at opdaterede oplysninger hurtigt bliver tilgængelige for kunderne.

PIM-systemer indeholder en række avancerede funktioner, der sikrer, at produktdata altid er korrekte og opdaterede. Gennem automatiserede integrationer, valideringsregler, workflows, real-time opdateringer og centrale datakilder kan virksomheder effektivt håndtere store mængder produktdata og sikre høj kvalitet på tværs af alle kanaler. Dette styrker virksomhedens konkurrenceevne, forbedrer kundeoplevelsen og mindsker risikoen for fejl.

Hvordan håndteres versionering af produktdata?

PIM-systemer (Product Information Management) håndterer versionering af produktdata ved at sikre, at alle ændringer i data bliver registreret, sporet og gemt som forskellige versioner. Dette gør det muligt for virksomheder at bevare kontrol over deres produktinformation og opretholde datakvalitet på tværs af hele produktlivscyklussen. Her er en forklaring på, hvordan versionering fungerer i et PIM-system:

1. Automatisk oprettelse af versioner

Hver gang produktdata ændres – uanset om det er en opdatering af en beskrivelse, pris, tekniske specifikationer eller billeder – opretter PIM-systemet automatisk en ny version af produktposten. Denne version gemmes i systemet sammen med et tidsstempel og oplysninger om, hvem der har foretaget ændringen. Dette skaber et historisk arkiv af alle ændringer, som kan spores tilbage til den oprindelige version.

2. Sporbarhed og ansvarlighed

Versionering gør det muligt at se, hvilke ændringer der er blevet foretaget, af hvem, og hvornår de blev implementeret. Dette øger gennemsigtigheden i datahåndteringen og gør det nemt at identificere kilden til eventuelle fejl eller ændringer. Versionering hjælper også med at holde brugerne ansvarlige for deres handlinger, hvilket er vigtigt for at sikre datakvalitet og konsistens.

3. Gendannelse af tidligere versioner

Med versioneringsfunktionen kan brugerne nemt gendanne tidligere versioner af produktdata, hvis der er opstået en fejl, eller hvis en tidligere version var mere nøjagtig. Dette er især nyttigt i tilfælde, hvor nye data utilsigtet har forringet kvaliteten, eller når der er brug for at rulle tilbage til en tidligere version som en del af en revisionsproces.

4. Fleksibel håndtering af produktdataændringer

Versionering i et PIM-system gør det muligt at administrere flere versioner af et produkt samtidig. For eksempel kan der være forskellige versioner af produktdata tilpasset forskellige markeder, sprog eller salgskanaler. PIM-systemet kan holde styr på alle disse variationer og sikre, at de er konsistente og opdaterede.

5. Godkendelsesprocesser og workflows

Mange PIM-systemer har indbyggede workflows, hvor ændringer i produktdata skal godkendes, før de kan publiceres eller implementeres. Versioneringsfunktionen arbejder sammen med disse workflows ved at spore alle ændringer, mens de går gennem godkendelsesprocessen. På denne måde kan organisationer sikre, at kun korrekt validerede data bliver anvendt.

6. Revision og compliance

Versionering hjælper virksomheder med at overholde regulatoriske krav og interne datastandarder. Ved at kunne fremvise et historisk spor af dataændringer kan virksomheder lettere opfylde krav til datagennemsigtighed, især inden for brancher som medicin, fødevarer og elektronik, hvor dokumentation af produktændringer er kritisk.

Versionering i et PIM-system sikrer, at alle ændringer i produktdata er fuldt sporbare og reversible. Det skaber et detaljeret revisionsspor, der gør det muligt at gendanne tidligere versioner, sikre ansvarlighed og overholde regulatoriske krav. Dette bidrager til høj datakvalitet, kontinuerlig opdatering og mere effektive processer i hele organisationen.

6. Skalerbarhed og performance

Hvordan skalerer systemet, hvis vi udvider vores produktkatalog eller går ind på nye markeder?

PIM-systemer (Product Information Management) er designet til at skalere i takt med virksomhedens vækst og kan nemt håndtere udvidelse af produktkataloget eller indtræden på nye markeder. Her er en forklaring på, hvordan PIM-systemer kan skaleres for at imødekomme virksomhedens udviklingsbehov:

1. Skalering af produktkataloget

Når en virksomhed udvider sit produktkatalog med nye varer eller produktlinjer, kan PIM-systemet håndtere store datamængder uden tab af ydeevne. Systemet er bygget til at administrere tusindvis eller endda millioner af produktenheder med detaljerede oplysninger, såsom beskrivelser, billeder, tekniske specifikationer og priser. Datamodellen i et PIM-system er fleksibel og kan nemt udvides til at inkludere nye attributter og kategorier, hvilket sikrer, at virksomheden kan tilføje nye produkter og kategorisere dem effektivt.

2. Multikanal og multiformat distribution

PIM-systemer er skabt til at understøtte multikanal-distribution, så når en virksomhed tilføjer nye produkter, kan systemet let skubbe opdaterede produktdata ud til forskellige salgskanaler såsom eCommerce-platforme, markedspladser, kataloger og fysiske butikker. Dette sker uden behov for manuelle processer, hvilket gør det muligt at håndtere større produktmængder hurtigt og effektivt.

3. Tilpasning til nye markeder

Ved ekspansion til nye markeder kan PIM-systemet håndtere nye sprog, valutaer, lovgivningskrav og lokale markedsbehov. Systemet understøtter oversættelse af produktbeskrivelser og specifikationer, så de kan præsenteres korrekt på tværs af forskellige regioner. Det understøtter også lokal prissætning, skatteoplysninger og valutaformater, hvilket gør det nemt at lancere produkter i flere geografiske områder med minimale justeringer.

4. Databerigelse og lokal tilpasning

Ved udvidelse til nye markeder kan PIM-systemet berige produktdata med markedsspecifik information, såsom landespecifikke produktattributter eller krav. Det betyder, at produktdata kan tilpasses til specifikke markedssegmenter uden at påvirke den samlede datakvalitet. For eksempel kan produkter på et europæisk marked kræve andre tekniske specifikationer eller certificeringer end på et asiatisk marked, og disse oplysninger kan administreres centralt i PIM-systemet.

5. Modulopbygget arkitektur og cloud-baseret infrastruktur

PIM-systemer er ofte baseret på modulopbyggede arkitekturer og cloud-baserede infrastrukturer, som gør dem nemme at skalere. Det betyder, at når produktkataloget vokser, eller virksomheden træder ind på nye markeder, kan systemet skaleres op uden behov for større tekniske ændringer. Nye moduler og funktioner kan nemt tilføjes efter behov, f.eks. moduler til databerigelse, kanalstyring eller sprogstyring, hvilket sikrer, at systemet altid kan håndtere virksomhedens aktuelle krav.

6. Automatisering af processer

Efterhånden som produktkataloget vokser, eller nye markeder tilføjes, kan mange af de daglige opgaver i PIM-systemet automatiseres. Dette omfatter dataimport, validering, og distribution til kanaler. Automatisering hjælper med at håndtere stigende datakompleksitet og volumen, hvilket gør det muligt at skalere uden at øge arbejdsbyrden for medarbejderne.

Et PIM-system skalerer nemt i takt med virksomhedens vækst, hvad enten det gælder udvidelse af produktkataloget eller indtræden på nye markeder. Gennem fleksibel datamodellering, understøttelse af multikanal-distribution, lokal tilpasning og cloud-baseret infrastruktur kan PIM-systemet tilpasses virksomhedens behov og sikre effektiv datastyring, uanset hvor hurtigt eller bredt virksomheden ekspanderer.

Er der nogen kendte begrænsninger på datamængder eller antallet af brugere?

I et PIM-system (Product Information Management) er der som udgangspunkt ingen faste begrænsninger på datamængder eller antallet af brugere, men dette kan variere afhængigt af den specifikke PIM-løsning og de teknologier, der understøtter den.

Dog er der nogle generelle faktorer, man skal være opmærksom på:

Skalerbarhed: De fleste moderne PIM-systemer er designet til at være skalerbare, hvilket betyder, at de kan håndtere store datamængder og et stigende antal brugere. Systemets skalerbarhed afhænger dog ofte af den underliggende infrastruktur, såsom serverkapacitet, databaseoptimering og cloud-ressourcer.

Performance: Når datamængderne eller antallet af brugere stiger, kan systemets ydeevne påvirkes. Det kan resultere i længere indlæsningstider, forsinkelser i databehandling eller besvær med at tilgå information i realtid. Mange PIM-leverandører tilbyder derfor performance-optimerede løsninger for at sikre, at store datamængder kan håndteres effektivt.

Licensmodeller: Nogle PIM-løsninger kan have licensmodeller, der begrænser antallet af samtidige brugere eller brugertyper. Det er derfor vigtigt at vælge en løsning, der passer til virksomhedens størrelse og fremtidige vækstbehov.

Data Governance: For virksomheder med meget store produktkataloger eller kompleks dataadministration kan det være nødvendigt at overveje, hvordan systemet håndterer data governance, herunder hvem der har adgang til at ændre eller administrere data, samt hvordan dataintegritet opretholdes på tværs af brugere og systemer.

Det anbefales altid at konsultere leverandøren af det valgte PIM-system for at få specifikke oplysninger om systemets kapacitet og eventuelle begrænsninger.

7. Support og sikkerhed

Hvilken support tilbydes, og er der adgang til lokal eller global support?

Udbydere af PIM-systemer tilbyder typisk forskellige niveauer af support afhængigt af kundens behov og den valgte licensmodel.

Her er de mest almindelige typer af support:

Teknisk support: Dette inkluderer hjælp til opsætning, installation, og fejlfinding af systemet. Teknisk support er ofte tilgængelig via e-mail, telefon eller live chat, og nogle udbydere tilbyder også en dedikeret kundesupportportal med adgang til vejledninger og dokumentation.

Onboarding og træning: Mange udbydere tilbyder onboarding-services, der hjælper virksomheder med at komme godt i gang med PIM-systemet. Dette inkluderer typisk workshops, online kurser, eller 1:1 træning for at sikre, at brugerne forstår systemets funktioner og hvordan de bedst udnyttes.

Opdateringer og vedligeholdelse: PIM-udbydere leverer regelmæssige softwareopdateringer, som kan inkludere nye funktioner, sikkerhedsforbedringer og fejlrettelser. Nogle udbydere tilbyder også proaktiv vedligeholdelse for at sikre, at systemet fungerer optimalt.

Tilpasning og integration: For virksomheder med særlige behov kan der tilbydes support til tilpasning af PIM-systemet samt integration med andre systemer, såsom ERP, CMS, eller e-handelsplatforme. Dette kan involvere både tekniske specialister og konsulenter fra udbyderen.

Konsulentydelser: Mange PIM-udbydere tilbyder også konsulentydelser, hvor specialister hjælper med at optimere produktdataadministrationen, forbedre workflows, eller tilpasse systemet til specifikke forretningskrav.

SLA (Service Level Agreements): Mange udbydere tilbyder forskellige niveauer af support, ofte specificeret i en SLA. Dette kan inkludere garantier om svartider, oppetid og prioritering af kritiske problemer.

Supportens omfang og niveau varierer fra udbyder til udbyder, så det er vigtigt at vælge en leverandør, der kan imødekomme virksomhedens specifikke behov.

Hvilke sikkerhedsfunktioner tilbyder systemet for at beskytte vores data (f.eks. kryptering, backup)?

PIM-systemer tilbyder en række sikkerhedsfunktioner for at beskytte virksomheders data og sikre, at information håndteres sikkert og fortroligt.

Her er de mest almindelige sikkerhedsfunktioner, som PIM-systemer typisk tilbyder:

Kryptering: For at beskytte data både under overførsel og i hvile anvender mange PIM-systemer kryptering. Data, der sendes mellem brugere og systemet, sikres ofte gennem SSL/TLS-kryptering, mens data, der lagres i systemet, kan være beskyttet af AES-kryptering eller lignende teknologier.

Brugerautentifikation og adgangskontrol: PIM-systemer tilbyder avancerede brugerautentifikationsmetoder såsom to-faktor-autentifikation (2FA) for at sikre, at kun autoriserede personer kan tilgå systemet. Derudover kan administratorer opsætte detaljerede adgangsrettigheder, så forskellige brugere eller brugergrupper kun har adgang til de data og funktioner, de har behov for.

Databeskyttelse og backup: De fleste PIM-løsninger tilbyder regelmæssig data-backup for at sikre, at information kan gendannes i tilfælde af systemnedbrud, datatab eller andre hændelser. Backuppen kan enten ske automatisk eller efter en fastsat tidsplan og gemmes sikkert på separate servere eller cloud-baserede løsninger.

Sporbarhed og revisionslog: For at sikre fuld sporbarhed tilbyder PIM-systemer revisionslogs, der registrerer alle ændringer, som brugerne foretager i systemet. Dette gør det muligt at overvåge, hvem der har ændret hvad og hvornår, hvilket styrker datasikkerheden og gør det lettere at opdage eventuelle uautoriserede aktiviteter.

Dataintegritet og validering: Mange PIM-systemer inkluderer funktioner, der validerer indtastet data for at sikre, at det er korrekt og fuldstændigt. Dette reducerer risikoen for datafejl og sikrer, at forretningskritisk information er præcis.

Sikkerhedscertificeringer: Nogle PIM-udbydere opfylder anerkendte sikkerhedsstandarder og certificeringer såsom ISO 27001, hvilket indikerer, at de følger de bedste praksisser inden for informationssikkerhed og risikostyring.

Netværkssikkerhed: For cloud-baserede PIM-systemer implementeres der ofte netværkssikkerhedstiltag som firewalls, intrusion detection systems (IDS) og distributed denial-of-service (DDoS) beskyttelse for at forhindre eksterne trusler og angreb.

Disse sikkerhedsfunktioner sikrer, at data i et PIM-system beskyttes mod uautoriseret adgang, tab og manipulation, hvilket giver virksomheder tryghed omkring håndteringen af deres produktdata.

Overholder systemet relevante love og standarder (GDPR, ISO-certificeringer)?

De fleste moderne PIM-systemer er designet til at overholde relevante love og standarder for datasikkerhed og beskyttelse, herunder GDPR og ISO-certificeringer. Her er en oversigt over, hvordan typiske PIM-systemer sikrer compliance:

GDPR: PIM-systemer, der anvendes i eller af virksomheder i EU, er ofte bygget til at overholde GDPR-reglerne for databeskyttelse. Dette betyder, at systemerne har funktioner til at sikre, at persondata behandles lovligt og gennemsigtigt. Funktioner kan inkludere:

A) Retten til adgang og sletning: Brugere kan anmode om at få adgang til eller slette deres persondata.

B) Dataopbevaring: Mulighed for at konfigurere politikker for, hvordan persondata opbevares og slettes.

C) Sikkerhed: Kryptering, adgangskontrol og logning af databehandling sikrer, at data håndteres sikkert.

ISO-certificeringer: Mange PIM-udbydere opnår ISO 27001-certificering, som er en internationalt anerkendt standard for informationssikkerhed. Denne certificering sikrer, at PIM-udbyderen har etableret en solid ramme for at beskytte data mod tab, tyveri eller misbrug. ISO-certificeringen indebærer blandt andet:

A) Risikostyring: Løbende vurdering og styring af risici for datasikkerhed.

B) Kontinuerlig forbedring: Implementering af procedurer til løbende at forbedre sikkerheden.

C) Revisionssporing: Detaljerede logfiler for at sikre, at databehandlingen kan overvåges og dokumenteres.

Andre lovgivninger: Afhængigt af, hvor virksomheden opererer, kan der være yderligere love og standarder, som PIM-systemer skal overholde.

PIM-systemer er derfor typisk godt rustet til at understøtte overholdelsen af relevante lovgivninger og standarder. Det er dog altid vigtigt for virksomheder at sikre, at deres specifikke PIM-løsning opfylder de krav, der er relevante for deres branche og geografiske placering.

8. Pris og total omkostning

Hvad er de samlede omkostninger ved systemet, herunder licenser, implementering, tilpasning og vedligeholdelse?

De samlede estimerede omkostninger ved et PIM-system dækker over flere faktorer, som alle kan variere afhængigt af virksomhedens behov, valg af PIM-løsning og kompleksiteten af implementeringen.

Her er en oversigt over de vigtigste omkostningselementer:

Licensomkostninger

Abonnementsmodel: Mange PIM-løsninger tilbydes som software-as-a-service (SaaS), hvor virksomheden betaler en løbende abonnementspris baseret på antallet af brugere eller produkter, der håndteres i systemet.

Engangsløsninger: Alternativt kan nogle PIM-systemer tilbydes som en licensbaseret løsning med en engangsbetaling og årlige vedligeholdelsesomkostninger.

Ekstra moduler: Nogle PIM-systemer tilbyder ekstra moduler eller funktioner (som integrationer eller avancerede funktioner), som kan øge de samlede licensomkostninger.

Implementeringsomkostninger

Projektledelse og planlægning: Implementeringen af et PIM-system kræver typisk projektledelse for at sikre en smidig udrulning. Dette inkluderer behovsanalyse, tidsplanlægning og koordinering med interne og eksterne parter.

Opsætning og konfiguration: Opsætning af PIM-systemet, inkl. integration med andre systemer (f.eks. ERP, CMS eller e-commerce), kræver teknisk ekspertise. Disse omkostninger dækker ofte tilpasning af systemet til virksomhedens specifikke krav.

Datamigrering: Overførsel af eksisterende produktdata til det nye PIM-system kan være en tidskrævende og kompleks proces, især hvis data skal valideres eller tilpasses formatet i det nye system.

Tilpasningsomkostninger

Brugerdefinerede funktioner: Hvis virksomheden har brug for specifik funktionalitet, der ikke er standard i PIM-systemet, kan det kræve udvikling af brugerdefinerede funktioner eller integrationer.

Workflow og automatisering: Mange virksomheder ønsker at tilpasse PIM-systemets workflows eller automatisere bestemte processer, hvilket kan medføre yderligere omkostninger til softwareudvikling og implementering.

Vedligeholdelse og support

Løbende vedligeholdelse: Efter implementeringen vil der være behov for vedligeholdelse, som kan inkludere opdateringer, performanceoptimering og fejlfinding. Dette kan enten være en del af licensomkostningerne (i tilfælde af SaaS) eller en årlig serviceaftale.

Supportaftaler: Virksomheder kan vælge forskellige niveauer af support, som ofte tilbydes gennem en Service Level Agreement (SLA). Omkostningerne kan variere afhængigt af, hvor hurtigt og omfattende supporten skal være.

Træning og uddannelse

Brugertræning: For at sikre, at medarbejderne kan bruge systemet effektivt, tilbyder de fleste PIM-leverandører træning, enten som on-site kurser, online træningsmoduler eller workshops. Disse træningsomkostninger kan variere baseret på behovet for dybdegående brugerkurser.

Dokumentation og selvstudie: Nogle leverandører tilbyder gratis dokumentation og online selvstudie, mens andre kan tilbyde specialiseret uddannelse mod betaling.

Løbende optimering

Efter implementeringen vil virksomheder ofte ønske at optimere og finjustere PIM-systemet baseret på nye behov eller skiftende markedsforhold. Dette kan kræve yderligere investeringer i konsulentbistand eller teknisk support.

Samlet set kan omkostningerne ved et PIM-system variere meget afhængigt af virksomhedens specifikke behov, krav til tilpasning, og om der vælges en cloud- eller on-premise-løsning.

Det er vigtigt at budgettere med både de indledende og løbende omkostninger for at sikre en langsigtet succes med PIM-løsningen.

Sådan optimerer du hele værdikæden med PIM