Hvad er digital fakturahåndtering?

Digital fakturahåndtering handler om at oprette, sende, modtage, godkende og betale fakturaer ved hjælp af digitale værktøjer. Det vil typisk være moderne softwareløsninger, der automatiserer processen og reducerer de manuelle opgaver.

Eksempler på digitale fakturahåndteringsværktøjer kunne være:

E-fakturering: En elektronisk faktura, der sendes via en sikker internetforbindelse, typisk i standardiserede formater som PDF eller XML.
Automatiseret fakturabehandling: En proces, hvor software bruges til at automatisere fakturabehandlingsprocessen, herunder datafangst, kategorisering, validering og godkendelse.
Elektronisk betaling: Omfatter brugen af elektroniske betalingsmetoder som kreditkort, bankoverførsler og PayPal.

Fordelene ved digital fakturahåndtering er mange, og tæller bl.a. øget effektivitet, forbedret sporbarhed og nøjagtighed, reducerede omkostninger og forbedret kundetilfredshed. Ud over en mere effektiv drift, styrker de digitale løsninger altså også økonomistyringen i virksomheden.

5 fordele ved digital fakturahåndtering

Øget effektivitet: Digital fakturahåndtering automatiserer mange af de manuelle opgaver, der er forbundet med fakturabehandling, såsom dataindtastning og godkendelse.
Forbedret sporbarhed og nøjagtighed: Digitale fakturaer er lettere at spore end papirfakturaer, hvilket reducerer risikoen for fejl. Digitale fakturaer er også mere nøjagtige, da softwareløsninger kan validere data og hurtigt identificere eventuelle fejl eller mangler.
Mindre papirarbejde: Digital fakturahåndtering eliminerer behovet for papirfakturaer og er et farvel til større samlinger af ringbind.
Lavere omkostninger: Digitale fakturaer kan reducere omkostninger til f.eks. porto, papir og personaleressourcer.
Forbedret kundetilfredshed: Digital fakturahåndtering kan forbedre kundetilfredsheden ved at reducere fejl og øge hastigheden af betalinger.

Vælg en løsning der passer

Der er mange aspekter, man bør overveje, når man vælger software-løsning til digital fakturahåndtering. Der er en række forskellige løsninger på markedet, men det mest centrale er selvfølgelig integrationen til økonomisystemet. SignUp Software's løsning Invoice Workflow er bygget til Microsoft Dynamics 365 Business Central, og er en effektiv og pålidelig løsning til digital fakturahåndtering. Med den kan virksomheder automatisere deres fakturahåndteringsproces hele vejen fra modtagelse til godkendelse og betaling.

Invoice Workflow understøtter flere typer af fakturaformater, når den henter fakturadata ind i Business Central. Det kan f.eks. være, når fakturaer modtages:

På mail
I en folder
I PDF-format
I XML (OIOXML og OIOUBL) format

Invoice Workflow arkiverer alle fakturaer i et digitalt arkiv, så de altid er tilgængelige. Det betyder, at det er slut med ringbind, papir og mapper, samtidig med at Invoice Workflow sikrer, at I lever op til den nye bogføringslov omkring digitalisering af bilag.

Invoice Workflow matcher også indkøbsordrer, så du undgår dubletter af fakturaer.

Endelig er Invoice Workflow en yderst brugervenlig løsning, der kræver minimal træning og vedligeholdelse. Med en intuitiv brugergrænseflade og en række praktiske funktioner kan brugere nemt navigere i systemet og håndtere fakturaer på en effektiv måde.

Se, hvordan Inovoice Workflow fungerer i vores video nedenfor:

Automatisering er vejen frem

En af hovednøglerne til en mere effektiv økonomifunktion handler om at automatisere de manuelle opgaver. Håndteringen af købsfakturaer og betalinger er f.eks. en af de opgaver, der kræver meget tid af bogholderiet, og Business Central tilbyder sammen med tillægsløsningerne en række funktioner, der netop kan automatisere denne proces.

Ud over digital håndtering af købsfakturaer kan det også være automatisering af salgsfakturaer, bankafstemninger, automatisering af moms- og skatterapportering og meget mere.

På jagt efter mere tid i bogholderiet? Se efter apps

En af de største styrker ved Business Central er muligheden for at tilpasse løsningen med forretningsspecifikke apps. Afhængigt af hvilken løsning, en virksomhed kommer fra, vil skiftet til et nyt ERP-system i sig selv måske ikke frigive meget tid i bogholderiet – men det vil brugen af apps.

På nuværende tidspunkt findes der mange gode tillægsløsninger til Business Central, der kan effektivisere et bogholderi markant. Vil du f.eks. automatisere købsfaktura-processen? Eller simplificere lønadministrationen med integration til eBoks, eIndkomst, Nets og banker? Mulighederne er mange.

Alt i alt tilbyder Business Central en lang række funktioner, der kan automatisere og effektivisere bogføringsopgaver for virksomheder. På den måde kan virksomheder spare tid, reducere risikoen for fejl og sikre, at de overholder relevant lovgivning.

Hvis din virksomhed ønsker at optimere bogføringsprocesserne og frigøre ressourcer til andre vigtige opgaver, er Business Central – og ikke mindst det dertilhørende univers af apps - et godt sted at starte.

Andre apps der kan spare tid i økonomifunktionen:

Invoice Workflow

Travel & Expense Management

365Løn

Atradius Flow

Og mange flere

Bruger du meget tid på fakturahåndtering? Hvis ja, bør du se nærmere på digitale løsninger som f.eks. Invoice Workflow fra SignUp Software.

Sådan køber du den rigtige Business Intelligence-løsning