Indledning

Forestil dig et scenarie, hvor din bil ikke har noget instrumentbræt til at indikere dit brændstofforbrug. I stedet har du en god gammel dot-matrix-printer i bagagerummet. Den er forbundet til akslen, og den printer en streg for hver kilometer, du kører.

Du ved, at din benzintank har en kapacitet på 511 kilometer, og efter flere års manuelle analyser, har du konkluderet, at du bruger 6,4 liter/100 km eller kører 15 km på literen.

Hver gang du tanker, skriver du, hvor mange liter, du har tanket på den printede rapport. Et par gange om ugen lægger du manuelt stregerne siden sidste optankning sammen, udregner hvor mange kilometer, du har tilbage, og noterer det på rapporten for at gøre næste tjek lidt nemmere.

Da det jo er menneskeligt at fejle, glemmer du lige at notere, hvornår du fyldte benzin på bilen sidst, printerbåndet er løbet tørt, og nu befinder du dig på Lars Tyndskids uden benzin.

Det er træls.

Ovenstående lyder måske lidt fjollet, men hvis du tænker over det, så er der faktisk mange virksomheder, der håndterer deres økonomi og fremskrivninger på samme måde med tidskrævende manuelle processer, der konstant åbner døren for menneskelige fejl.

Det er naturligvis en selvfølge, at bilen er udstyret med et instrumentbræt, som giver os et visuelt overblik over vores benzinforbrug. Ligeledes bliver det også snart en selvfølge for moderne virksomheder at have adgang til visuel rapportering i real-time, da det gør det muligt at træffe hurtigere beslutninger ud fra et bedre og mere korrekt datagrundlag.

Tiden er nu, og værktøjet hedder Power BI.

Se video om vores BI-accelerator:

1. Hvad er Power BI egentlig?

Microsoft Power BI er en Business Intelligence-platform, der giver ikke-tekniske forretningsbrugere de nødvendige værktøjer til at samle, analysere, visualisere og dele data. Power BI's brugerinterface er nemt at sætte sig ind i, hvis man er bekendt med Excel.

Den dybe integration med andre Microsoft-produkter gør selvbetjeningen særdeles alsidig og brugbar uden den store oplæring. Der findes en gratis udgave af Power BI, og hvis du skal dele, samarbejde eller bruge kunstig intelligens til dine rapporter, kan du købe det månedlige Power BI Premium eller Power BI Pro-abonnement.

Brugere kan downloade Power BI Desktop-appen, og der findes ”native apps” til Windows, Android og iOS-enheder. Derudover findes Power BI Report Server til virksomheder, der opbevarer deres data og rapporter lokalt. Sidstnævnte kræver en særudgave af desktop-appen, der hedder Power BI Desktop for Power BI Report Server.

2. Sådan bruger du Power BI

Microsoft Power BI bruges til at skabe indsigt i virksomhedens forretningsdata. Power BI kan hjælpe med at forbinde forskellige datasæt, transformere og renskrive data i datamodeller til diverse diagrammer og visualisere disse data.

Alt dette kan deles med andre Power BI-brugere i organisationen. Datamodellerne, der fremstilles af Power BI, kan bruges på forskellige måder såsom til at fortælle historier med diagrammer og datavisualisering for at vurdere ’hvad-nu-hvis’ scenarierne, der opstår på baggrund af data.

Power BI-rapporter kan også besvare spørgsmål i real-time og hjælpe med forecasting for at sikre at afdelingerne lever op til virksomhedens målinger. Power BI kan tilmed lave executive dashboards til administratorer eller ledere, så ledelsen får bedre indsigt i hvordan forretningen klarer sig - og det med få klik og uden ventetid. BI-rapportering kommer til at give jer et mere retvisende billede af, hvor forretningen bevæger sig hen.

3. Hvem bruger Power BI

Power BI er et BI-selvbetjeningsværktøj, der giver ansatte adgang til dataanalyse. Det anvendes primært af dataanalytikere og folk, der bruger Business Intelligence til at lave datamodeller, inden de sender rapporter ud til hele organisationen.

Men folk uden en analytisk baggrund kan også bruge Power BI og lave rapporter. Microsoft Power BI anvendes af afdelingsledere og ledelsen, da softwaren laver rapporter og forecasting, som hjælper salgs- og økonomiledere, samtidigt med at den giver ledelsen data omkring, hvordan afdelingen eller enkelte ansatte klarer sig i forhold til deres målsætninger.

Derfor har rådgiverne hos Gartner anerkendt Microsoft som en ”Magic Quadrant Leader” indenfor analyse- og Business Intelligence-platforme 14 år i træk. Derudover har Power BI en portal til administratorer, der hjælper med at konfigurere implementeringen af Power BI samt holde styr på forbrug og tilladelser.

4. Power BI nøglefunktioner

Microsoft har løbende føjet diverse analysefunktioner til Power BI. Blandt nøglefunktionerne finder du:

Quick Insights - Denne funktion giver brugere mulighed for at oprette underliggende datasæt og automatisk anvende bestemte analyser på disse data.

Support til fælles datamodel - Med Power BI's support til den fælles datamodel (Dataverse) kan man bruge en standardiseret og udvidelig samling dataskemaer (enheder, attributter og relationer).

Kunstig intelligens - Brugere får adgang til billedgenkendelse og tekstanalyse samt mulighed for at oprette maskinlæringsmodeller med automatiserede maskinlæringsevner og integrere med Azure Machine Learning.

Support til hybrid deployment - Denne funktion giver indbyggede forbindelser, der gør det muligt at forbinde Power BI-værktøjer med forskellige datakilder fra Microsoft, Salesforce mm.

Cortana integration - Denne funktion er især populær på mobile enheder, da den giver brugere mulighed for at stille spørgsmålstegn ved data på naturligt sprog gennem tale og få resultater af Cortana, Microsofts digitale assistent.

Tilpasning - Denne funktion giver udviklere mulighed for at ændre standardvisualiseringen og rapporteringsværktøjer samt importere nye værktøjer til platformen.

APIs (Application Programming Interfaces) til integration - Denne funktion giver udviklere sample-kode og APIer til integration af Power BI-dashboardet i andre softwareprodukter.

Selvbetjent dataforberedelse - Med Power Query kan analytikere fange, transformere, integrere og berige Big Data i Power BIs webservice. Datafangst kan deles på tværs af Power BI-modeller, rapporter og dashboards.

Udformningsvisning - Denne funktion giver brugere mulighed for at opdele komplekse datamodeller i forskellige diagrammer efter emneområde, vælge flere objekter og indstille fælles egenskaber, se og ændre egenskaber og indstille fremvisningsmapper, der gør det nemmere at forstå de komplekse datamodeller.

Hvordan sikrer I, at BI giver værdi for jer?

Investering i Business Intelligence og Power BI skal gerne give en positiv ROI (Return on Investment). Nedenfor kommer vi med en række områder, som I skal være opmærksomme på for at jeres BI-projekt bliver en succes.

Nogle fordele er svære at måle

Det første skridt imod målingen af en tydelig ROI er en klar definition af, hvad I sigter efter. Det kan i første omgang omfatte generiske målsætninger som:

Bedre beslutninger
Øget indtjening
Reducerede omkostninger

Når først målene er klare, er udfordringen at definere relevante KPI'er, så I kan overvåge fremdriften. I eksemplet med målet om en øget indtjening kan KPI'erne f.eks. være gennemsnitlig indtægt pr. kunde eller antallet af loyale kunder. Det kunne også være et fokus på lagerstyring og varernes omsætningshastighed. På samme måde kan målet om reducerede omkostninger støttes af KPI'er relateret til pris per kunde eller ordre. Derudover er det selvfølgelig vigtigt at fastsætte en “baseline”, altså et udgangspunkt for de udvalgte værdier, I kan sammenligne med efter en given periode.

Ved at arbejde med KPI'er, der er i overensstemmelse med jeres forretningsmål, kan I forbedre beslutningsprocessen, og dermed styrke virksomhedens performance. Men uanset hvor meget I gerne vil definere klare målsætninger, er virkeligheden ofte den, at nogle fordele er svære at måle.

Operationel effektivitet og integrerede arbejdsgange, der sparer virksomheden og medarbejderne for minutter (eller timer) i løbet af dagen, er gode eksempler på fordele, der ikke let kan oversættes til en målbar økonomisk værdi. Et andet eksempel er graden af frustration, der bliver mindre, når medarbejderne har nem adgang til integreret information. Det er tydeligt, at regnestykket hurtigt bliver uskarpt.

Vores målgruppe: Brugerne

Ofte tager interessenter i BI-projekter ikke tilstrækkeligt højde for den operationelle virkelighed. En af de faktorer der påvirker ROI’en for en BI-løsning, er, i hvilken grad brugerne tager løsningen til sig.Brugere der er fortrolige med løsningen, har i sagens natur en tendens til at opnå en højere ROI end dem, der ikke er.

Brugere der hurtigt kan finde vej til BI-rapporter og værktøjer, vil bruge mindre tid på at søge efter de data, de har brug for - og mere tid på at fokusere på den udfordring, der skal løses med dataene. Ud over datakvalitet er lettilgængelige indsigter og trænede brugere det, der virkelig driver brugen af BI og operationel effektivitet.

Med andre ord er governance afgørende

Et eksempel på operationel effektivitet og god governance er, når en virksomhed integrerer BI-løsningen med sine traditionelle arbejdsgange. F.eks. kan virksomheder i setup’et af deres interne Teams-møder tilføje alle relevante dashboards og rapporter direkte i deres Microsoft Teams-miljø. På den måde bruger de langt mindre tid på at søge efter dashboards, skifte mellem rapporter osv. I stedet bruger de tiden på at drøfte forventede situationer, ressourcebehov, aktuelle problemstillinger og lign.

Det betyder sparet tid og mere fokus på værdigivende aktiviteter.

Datakvalitet: Elefanten i rummet

Har man en stærk BI-løsning, stiller man ikke spørgsmålstegn ved de data, der bruges – hvorfor ikke?Datakvalitet.

I løbet af en BI-implementering er det afgørende at være i tæt kontakt med udviklere og brugere for at sikre, at forventningerne er afstemt, at KPI'er bliver defineret klart, korrekt og entydigt, og endeligt at sikre, at hver enkelt bruger kender definitionerne. Derudover er det vigtigt at forholde sig til de kildedata, der bliver leveret af systemerne. Det giver ikke kun mulighed for at vurdere de operationelle processer, men også for at identificere eventuelle mangler i datakvaliteten.

Nøjagtige og pålidelige data er livsnerven i solide BI-løsninger, og derfor er man nødt til at sikre, at dataene er rene, konsistente og opdaterede. Derfor er opdateringen af relevante governance-politikker ofte et af de første skridt i en BI-rejse:

Dataforsyning og opdatering
Datakvalitet og konsistens
Integration af forskellige datakilder

Oftest vil ROI’en ved en BI-løsning være:

Operationelle forbedringer
Evaluerede og optimerede forretningsprocesser
Bedre planlægning og prognose baseret på et bedre udsyn på både kort og lang sigt
Hurtigere beslutninger – fordi alle har et fælles datagrundlag og dataene altid er opdaterede.

Læs også: 6 gode råd: Sådan fik Plantorama succes med BI

Er I godt forsikret?

I nogle tilfælde er BI-løsninger ikke rettet imod konkrete målbare resultater. Når man overvejer fordele, kan det nemlig være relevant at vende spørgsmålet på hovedet. I stedet for at spørge til hvilke fordele, løsningen medfører, kan man overveje, hvilke risici, man løber ved ikke at synliggøre problemerne X, Y og Z? Og efterfølgende sammenholde diverse risici med investeringen. Nogle opfatter investeringen i BI-løsninger som en slags forsikring, fordi løsningen minimerer både de forudsigelige og uforudsigelige risici.

Start i det små og skaler op

Hvis tanken om dyre BI-projekter, der ikke lever op til deres potentiale, stadig bekymrer jer, er her en anden tilgang: Start i det små. BI-løsninger kræver ikke længere massive investeringer og lange implementeringsforløb. I dag findes der BI-løsninger, der mere eller mindre er lige til at tage ned fra hylden og bruge. Med dem har I rig mulighed for at starte et sted, og derfra vurdere, i hvilke grad løsningen skal skaleres.

Alt i alt

Et succesfuldt BI-projekt handler om at fastsætte målbare KPI'er med udgangspunkt i forretningsmålene, så I kan vurdere løsningens performance og løbende tilpasse den efter behov. Brugernes behov og indsigter er meget vigtige og bør overvejes i sammenhæng med god governance, datakvalitet og integration.

Med forarbejdet på plads, vil en investering i en stærk BI-løsning vise sig at være en god investering.

eBook: Omsæt dine data til brugbar indsigt med BI

Er dine data meget spredte?

Har du ikke det komplette overblik over forretningskritiske data?

Vil du træffe bedre datadrevne beslutninger?

Hvis du svarer "ja" på et af de spørgsmål, bør du hente vores BI eBook.

Her får du 6 gode råd til, hvordan du får succes med Business Intelligence.

Sidder du tilbage med spørgsmål?

Det kan være en kompliceret sag at vurdere, om et BI-projekt giver mening for lige netop din forretning.

Vores linje er altid åben for gode spørgsmål om BI, ERP eller noget helt tredje.

Tag fat i os og få en uforpligtende samtale med en vores konsulenter.

Data er virksomhedens hjerteblod. De rummer gylden forretningsindsigt, som er vigtig for at din virksomhed kan differentiere sig - men det forudsætter, at du nemt kan transformere data til viden. Her får du 9 gode grunde til at bruge BI til denne opgave, samt hvordan du får succes med dit BI-projekt.