FAQ voor je financiële afdeling

Wat is Peppol precies?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal en beveiligd netwerk voor de elektronische uitwisseling van zakelijke documenten, zoals facturen.

In plaats van een pdf of papieren factuur worden facturen via Peppol verzonden als gestructureerde elektronische data. Hierdoor kunnen ze automatisch worden verwerkt in de boekhoudsoftware van de ontvanger, zonder manuele input.

Is een pdf-factuur per e-mail nog toegestaan?

Nee. Vanaf 1 januari 2026 volstaat een pdf-factuur per e-mail niet meer voor Belgische B2B-transacties.

Een pdf wordt beschouwd als een ongestructureerd document en voldoet niet aan de wettelijke vereisten voor elektronische facturatie.

Enkel gestructureerde e-facturen, verzonden via een conform netwerk zoals Peppol, zijn nog toegestaan.

Vanaf wanneer ben je verplicht om met Peppol te werken?

Vanaf 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-facturatie tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.

Elke factuur die vanaf 1 januari 2026 wordt uitgereikt, moet elektronisch worden verstuurd. De factuurdatum mag nog in 2025 liggen en de factuur mag betrekking hebben op prestaties uit het verleden; het moment van verzending is bepalend.

Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs als ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd, vallen niet onder de verplichting. De wet wordt op dit punt nog aangepast.

Voor welke ondernemingen geldt deze verplichting?

De verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die factureren aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Dit omvat onder andere:

• eenmanszaken
• kmo’s
• vrije beroepen
• grote ondernemingen

Er zijn geen uitzonderingen op basis van omzet, sector of ondernemingsvorm.

Geldt de verplichting ook voor B2C-facturatie?

Nee. De wettelijke verplichting geldt enkel voor B2B-facturatie tussen Belgische ondernemingen.

Facturen aan:

• particulieren (B2C)
• buitenlandse klanten
• ondernemingen zonder Belgisch btw-nummer

vallen buiten deze verplichting.

Moet ik Peppol gebruiken of mag ik een ander systeem kiezen?

De wet verplicht het gebruik van gestructureerde elektronische facturen, maar schrijft Peppol niet expliciet voor.

In de praktijk is Peppol de standaardoplossing, omdat het:

• wettelijk conform is
• breed ondersteund wordt
• veilig en betrouwbaar is
• compatibel is met de meeste boekhoudpakketten

Alternatieve oplossingen zijn enkel mogelijk indien ze volledig aan alle wettelijke en technische vereisten voldoen en door beide partijen worden aanvaard.

Wat als mijn klant nog niet klaar is voor Peppol?

Vanaf 1 januari 2026 is ook de ontvanger verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen. Een klant kan zich dus niet beroepen op het ontbreken van een Peppol-setup om een pdf- of papieren factuur te blijven ontvangen. Niet-conforme facturen mogen zelfs geweigerd worden.

Zijn er sancties als ik niet via Peppol factureer?

Ja. Boetes voor niet-naleving van de Peppol-verplichting:

• €1.500 bij de eerste overtreding
• €3.000 bij de tweede overtreding
• €5.000 bij de derde en elke daaropvolgende overtreding

Belangrijke voorwaarden:

• Deze boetes zijn niet-proportioneel: ze worden per overtreding opgelegd ongeacht de waarde van de factuur.
• Er geldt een gratieperiode van 3 maanden tussen twee overtredingen. Pas wanneer de volgende overtreding meer dan drie maanden na de vorige wordt vastgesteld, telt deze als “volgende overtreding” voor de hogere boete.
• De fiscus kan meteen sancties opleggen zonder eerst een waarschuwing te geven.
• De boetes hebben betrekking op het ontbreken van de technische middelen om e-facturen te kunnen verzenden en ontvangen via Peppol of een gelijkwaardig systeem. 

Bestaande facturatieboetes blijven van kracht:

• Naast deze specifieke Peppol-boetes blijven traditionele btw-sancties voor factureringsfouten (zoals het niet tijdig uitreiken van een factuur of ontbrekende gegevens) ook van toepassing.
• De overheid voorziet een gedoogperiode van drie maanden na de inwerkingtreding van de verplichting op 1 januari 2026.
• Tijdens deze overgangsperiode zal de fiscus in principe geen onmiddellijke sancties opleggen, op voorwaarde dat ondernemingen aantoonbaar inspanningen hebben geleverd om hun facturatieprocessen in regel te brengen.

Wat zijn de voordelen van Peppol voor mijn onderneming?

Naast de wettelijke verplichting biedt Peppol ook belangrijke operationele voordelen:

• minder manuele administratie
• minder fouten bij verwerking
• snellere en correctere betalingen
• automatische verwerking in boekhoudsoftware
• lagere administratieve kosten op lange termijn

Peppol is dus niet alleen een verplichting, maar ook een efficiëntieslag richting digitale bedrijfsvoering.