Echter, investeringen in deze oplossingen kunnen kostbaar zijn en het is niet altijd eenvoudig om KPI's te bepalen waarmee je de return on investment (ROI) kunt volgen die deze investeringen aan jouw bedrijf kunnen opleveren. In deze blogpost zullen we uitleggen waarom dit uitdagend kan zijn en kijken naar manieren om tastbare en ontastbare voordelen te definiëren en te meten.
Hoe wil je meten?
De eerste stap bij het meten van de ROI is om duidelijk de beoogde resultaten te definiëren waar je naar streeft. Deze kunnen zijn:
- verbeterde besluitvorming
- toenemende omzet
- kostenverlaging
- ...
Zodra de zakelijke doelstellingen duidelijk zijn, is de uitdaging om KPI's te ontwerpen waarmee je de voortgang kunt volgen. In het geval van omzetverhoging kunnen bijvoorbeeld enkele KPI's zijn: "gemiddelde omzet per klant" of "klantbehoudspercentage". Op dezelfde manier kan het doel om kosten te verlagen worden ondersteund door de KPI "Klantacquisitiekosten". Bovendien is het cruciaal om een benchmark en een basislijn voor vergelijking vast te stellen.
Door KPI's te meten die in lijn zijn met je zakelijke doelstellingen, kun je het besluitvormingsproces verbeteren, wat leidt tot betere prestaties van uw bedrijf.
Hoe graag je ook duidelijk meetbare statistieken wilt definiëren, de realiteit is dat bepaalde ontastbare voordelen moeilijk te volgen zijn. Operationele efficiëntie en geïntegreerde workflows die jouw belanghebbenden en medewerkers minuten (of uren) per dag besparen, zijn voorbeelden van voordelen die niet gemakkelijk in geldwaarde kunnen worden uitgedrukt. Vooral als we rekening houden met de frustratie en stress die kunnen worden verminderd doordat je medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot geïntegreerde informatie.
Ons publiek: de eindgebruiker
Vaak houden belanghebbenden van BI-projecten onvoldoende rekening met de operationele realiteit. Een van de kritieke factoren die van invloed zijn op de ROI van BI-oplossingen is het adoptieniveau door eindgebruikers. Eindgebruikers die vertrouwd zijn met gegevens en comfortabel zijn met technologie behalen over het algemeen een hogere ROI dan degenen die dat niet zijn.
Gebruikers die snel de weg kunnen vinden naar BI-rapporten en tools, besteden minder tijd aan het zoeken naar de gegevens die ze nodig hebben en meer tijd aan het oplossen van het probleem waarvoor ze die gegevens nodig hebben. Naast gegevensvolwassenheid zijn gemakkelijk toegankelijke inzichten en voldoende training van gebruikers de drijvende kracht achter adoptie en operationele efficiëntie.
Met andere woorden, governance is essentieel
Een voorbeeld van operationele efficiëntie en goede governance is hoe NORRIQ en de leveranciers bedreven zijn in het integreren van BI-oplossingen in traditionele workflows. In onze interne Management Team Meetings hebben we er bijvoorbeeld voor gekozen om alle relevante dashboards en rapporten rechtstreeks aan onze Microsoft Teams-omgeving toe te voegen.
We besteden duidelijk minder tijd aan het zoeken naar dashboards, schakelen tussen rapporten en twijfelen over de juistheid van onze cijfers. In plaats daarvan richten we ons op het bespreken van onze voorspelde situatie en gerelateerde resourcebehoeften.
Aangezien deze vergaderingen doorgaans enkele van onze duurdere medewerkers omvatten, is het logisch om aan te nemen dat het optimaliseren van de tijd in dergelijke vergaderingen een aanzienlijke kostenbesparing voor ons vertegenwoordigt.
Datakwaliteit: de olifant in de kamer
We stellen de gegevens die we gebruiken niet ter discussie - waarom? Datakwaliteit!
Tijdens onze eigen BI-implementatiecyclus hielden we nauw contact met zowel ontwikkelaars als eindgebruikers om ervoor te zorgen dat de verwachtingen waren afgestemd, KPI's duidelijk en uniek gedefinieerd werden (waarbij conflicterende definities werden geëlimineerd), en dat elke gebruiker zich bewust was van deze definities.
We doorliepen een proces waarbij we zorgvuldig de brondata uit onze systemen bekeken. Dit gaf ons niet alleen de kans om onze operationele processen te beoordelen, maar stelde ons ook in staat bepaalde lacunes in de gegevenskwaliteit te identificeren die eerder onopgemerkt waren gebleven.
Nauwkeurige en betrouwbare gegevens vormen de levensader van vertrouwde BI-oplossingen. Daarom moesten we ervoor zorgen dat de gegevens schoon, consistent en up-to-date waren. We realiseerden ons dat de eerste stap in onze eigen BI-reis het bijwerken van ons governance-beleid was:
- Datalevering en -bijwerking
- Datakwaliteit en consistentie
- Integratie van verschillende gegevensbronnen
Uiteindelijk kan de return on investment voor onze situatie eenvoudig worden samengevat als:
- Operationele verbetering
- Evaluatie en optimalisatie van onze belangrijkste bedrijfsprocessen
- Betere planning en prognoses door een duidelijk beeld te hebben van de korte- en middellangetermijnbehoeften
- Snellere besluitvorming - omdat we allemaal begrijpen waar de gegevens vandaan komen en erop kunnen vertrouwen dat ze up-to-date zijn
Dek je risico's af
In sommige gevallen zijn BI-oplossingen er niet op gericht om direct tastbare voordelen te genereren. Bij het nadenken over ROI kan het nuttig zijn om de vraag om te draaien. In plaats van te vragen: "Welk voordeel levert dit mij op?", stel de vraag: "Aan welk risico sta ik bloot als ik geen zicht heb op problemen X, Y en Z?" en vervolgens "Is dit risico groot genoeg om te investeren in dekking?".
BI-oplossingen kunnen worden gezien als verzekeringspolissen om voorziene en onvoorziene risico's te beperken. Bijvoorbeeld: geen duidelijk beeld hebben van het werkkapitaal en de voorspelde kasstroom kan leiden tot slecht getimede investeringen, onverwachte verminderingen van het werkkapitaal die kortlopende schulden vereisen om de lacunes te overbruggen, of gemiste kansen door de onterechte gedachte dat ze financieel onhaalbaar zijn.
Begin klein en schaal op
Als de gedachte aan dure BI-projecten die niet aan hun potentieel voldoen jou nog steeds angst aanjaagt, zelfs na het zien van de bovenstaande benaderingen en best practices, is hier een andere manier om je blootstelling aan het onbekende te beperken: begin klein.
BI-oplossingen vereisen niet langer massale investeringen en lange implementatietrajecten. Tegenwoordig bieden de concepten van low-code/no-code en self-service BI je de mogelijkheid om in te stappen in een agile continu ontwikkelingscyclus waarmee je de kansen kunt evalueren van adoptie en tastbare voordelen voordat je verder gaat met verdere ontwikkelingen en opschaling na het vaststellen van waarde.
Tot slot BI gaat over het stellen van meetbare KPI's die in lijn zijn met de zakelijke doelstellingen, zodat je de prestaties van je oplossingen kunt volgen en geïnformeerde beslissingen kunt nemen om jouw ROI verder te verbeteren. Daarom zijn de vereisten en inzichten van de eindgebruiker erg belangrijk en moeten ze worden overwogen in de context van goede governance, gegevenskwaliteit en integratie. Het succes van een BI-implementatieproject is sterk verbonden met het succes van operationele uitmuntendheid en daarom moet elk aspect kritisch worden geëvalueerd, tastbare metingen worden geïnitieerd waar mogelijk en moet je klaar zijn om afstand te doen van wat niet werkt.