De toekomst van digitale facturatie

Inzicht in de regulering  

In 2023 kondigde Minister Van Peteghem, gedetailleerd op de officiële overheidswebsite, de verplichte overgang naar digitale facturatie tussen bedrijven in België aan. Deze zet is niet alleen strategisch in de strijd tegen fraude, maar sluit ook aan bij de bredere Europese trend van digitalisering.  

Meer informatie over de details van de verplichte regelgeving kan je terugvinden op de website van FOD Financiën. 

Digitale facturatie opties 

NORRIQ biedt meerdere opties voor bedrijven om naadloos over te stappen naar het tijdperk van digitale facturatie.  

Optie 1: XML formaat via e-mail  

Een gebruiksvriendelijke benadering omvat het verzenden van XML-geformatteerde facturen als e-mailbijlagen naar klanten. Een groot voordeel als je reeds werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central. Er is geen extra installatie of add-on nodig, dit is een standaard mogelijkheid! Per klant kan je instellen of je een e-invoice wil afleveren, dit doe je via de Document Sending Profile. Business Central stelt bedrijven in staat de levering van e-facturen aan te passen, wat een probleemloze en geïntegreerde oplossing oplevert. 

Optie 2: Integratie met PEPPOL netwerk  

Voor een geavanceerdere en veiligere optie kunnen bedrijven ervoor kiezen om elektronische facturen rechtstreeks vanuit Microsoft Dynamics 365 Business Central te verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Deze methode wordt aanbevolen vanwege de real-time, veilige uitwisseling van facturen, als een veiliger alternatief voor e-mailtransmissie.  

Wist je trouwens dat het gebruik van het Peppol-netwerk verplicht is bij het verzenden van facturen naar Belgische en Vlaamse overheidsinstellingen? En vanaf 1 januari 2026 zullen gestructureerde elektronische facturen de standaard worden in transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. Voor deze implementatie wordt het Europese Peppol-netwerk ingezet. Tegen 2028 wordt E-invoicing verwacht als de norm voor alle transacties.  

Zodra je aangesloten bent op het Peppol-netwerk, kun je moeiteloos online facturen opstellen en met slechts één klik verzenden naar alle ondernemers of overheidsdiensten in Europa die ook op dit netwerk zijn aangesloten. 

Wil je hier meer over leren? In onze 3-delige finance webinar serie gaan we dieper in op de concrete stappen die genomen kunnen worden om aan de slag te gaan met E-invoicing via Peppol.

Maar hoe werkt het? Het Peppol-netwerk fungeert als een tussenstation tussen jou en het bedrijf waarnaar de factuur wordt verzonden. Het waarborgt een veilige, gestandaardiseerde en efficiënte doorstroom van facturen, waardoor je beschermd wordt tegen verdachte of onjuiste facturen. Het vereist echter een applicatie die de communicatie met dit netwerk mogelijk maakt.   

Een voorbeeld van zo'n toegangspunt (Access Point = AP) is het Continia Delivery Network, geïntegreerd in Continia Document Capture en Continia Document Output. Hierdoor kun je veilig elektronische facturen uitwisselen via het Peppol eDelivery-netwerk. Het ondersteunt de toegang tot het Peppol eDelivery Network en biedt functionaliteiten voor het genereren, ontvangen en inlezen van XML-bestanden naar Business Central. Je kunt de standaardfunctionaliteit van Business Central eenvoudig uitbreiden met de "Continia Document Output-app". 

Optie 3: Andere elektronische indelingen  

Met het oog op de diversiteit aan formaten voor elektronische facturatie biedt NORRIQ ondersteuning voor bedrijven die mogelijk specifieke formaatvereisten tegenkomen. Van PEPPOL BIS3 tot UBL, BILLING en meer, kunnen bedrijven hun digitale formaten voor verkoopfacturen eenvoudig configureren. Je kan in Business Central trouwens zelf je digitaal formaat voor verkoopfacturen instellen: