Gebruiksvriendelijke ERP-implementatie vereenvoudigt de productieprocessen van Brepols
Brepols, een Belgisch bedrijf met een rijke geschiedenis sinds 1796, is gespecialiseerd in de creatie en distributie van hoogwaardige academische en professionele agenda’s. Naast notebooks, kalenders en schrijfmappen beschikt Brepols over een sterke hard- en softcover binderij voor drukkerijen in de Benelux. Bovendien zet het bedrijf volop in op de groei van zijn lederwarenmerk Maverick. Voor hun digitale transformatie zochten zij een partner met dezelfde passie voor kwaliteit en succes.
Een grootschalig project van maar liefst 500 dagen bood NORRIQ de kans om Brepols te ondersteunen in hun digitale evolutie. Het doel? Hun vertrouwen in ERP herstellen en een oplossing bieden die hun verwachtingen overtrof - en dat midden in een pandemie, waarin persoonlijke ontmoetingen met eindgebruikers onmogelijk waren.
Philippe Pissens, Finance DirectorFinance Director
Brepols
De uitdaging: een star ERP-systeem dat niet voldeed
Als we kijken naar de activiteiten van een groot bedrijf als Brepols, is het duidelijk dat de dagelijkse workflows van de verschillende afdelingen een bepaalde complexiteit kennen. Naast de standaardproductie van goederen die direct klaar zijn om naar de voorraad te gaan en verkocht te worden, zijn er ook goederen die een bepaalde mate van personalisatie nodig hebben.
Eén van de meest populaire maar uitdagende producten voor Brepols om te maken is hun agenda. Simpelweg omdat elk jaar een nieuw item moet worden ontwikkeld en de productielijn handmatig moet worden aangepast. Je kunt je voorstellen hoeveel gedoe en frustratie dit elk jaar veroorzaakt, samen met de complexiteit van alle andere processen en de verscheidenheid aan goederen. Als gevolg hiervan kunnen ze alleen maar profiteren van een geautomatiseerde ERP-oplossing om hen te helpen deze moeilijkheid te overwinnen.
Helaas mislukten eerdere ERP-implementaties omdat de software te ingewikkeld was voor de belangrijkste gebruikers om er efficiënt mee te kunnen werken. Bovendien voldeed het systeem niet aan de eisen van snelle productie en ontbraken geïntegreerde financiële of factureringstoepassingen. Het resultaat? Ze gingen op zoek naar een nieuwe partner om hen te helpen en die vonden ze bij NORRIQ.
Een totaalaanpak met Microsoft Dynamics 365 Business Central
NORRIQ aarzelde niet om aan dit project te beginnen. Ze startten met een drie maanden durende analyse van de huidige situatie, vereisten en benodigde inspanningen om een geschikte en krachtige oplossing te ontwerpen die Brepols kon helpen bij het stroomlijnen van de productie en workflows binnen alle afdelingen.
Na de analyse werd de reikwijdte van het project duidelijk, evenals de noodzaak voor een allesomvattende strategie. Na het bespreken van het budget en de uitvoeringsmethoden met de klant koos NORRIQ voor een 360-graden aanpak.
De volledige scope van de implementatie
Microsoft Dynamics 365 Business Central
NORRIQ Business Central Accelerator
NORRIQ Manufacturing Accelerator
VAPS Netronic
Interface
Power BI
Microsoft Dynamics 365 Business Central en interfacing
NORRIQ koos ervoor om Microsoft Dynamics 365 Business Central in te zetten als basis van dit project. Eén van de belangrijkste voordelen van Business Central is een verbeterd financieel beheer, waardoor statistieken en financiële informatie van alle afdelingen beter zichtbaar worden en het hele factureringssysteem wordt vereenvoudigd. Business Central werd uitgebreid met toepassingen als EDI, een grafische/visuele planner en een aanvullend geautomatiseerd factureringssysteem om aan specifieke eisen te voldoen.
Manufacturing Accelerator
De NORRIQ Manufacturing Accelerator verbetert de standaard productiemodule in Microsoft Dynamics 365 Business Central. De oplossing is volledig geïntegreerd in de standaardprocessen. Het was een prioriteit dat de nieuwe software-installatie gebruiksvriendelijk zou zijn, wat de Manufacturing Accelerator garandeert, evenals een vereenvoudigde en efficiënte productieomgeving.
Productieproces
NORRIQ heeft uitgebreide ervaring met alle soorten productie. Het upgraden van de processen van Brepols met een kant-en-klare IT-oplossing zorgde voor een gestroomlijnde productie. Dit geïntegreerde systeem maakt planning gemakkelijker (de grafische planningsoplossing was een sleutel in dit proces) en sneller, maar vermindert ook de administratie en verbetert de logistiek die bij een productiebedrijf als Brepols hoort.
De belangrijkste voordelen voor Brepols
Gebruiksvriendelijk en efficiënt ERP-systeem
NORRIQ verving het oude, complexe ERP-systeem door Microsoft Dynamics 365 Business Central, aangevuld met onder andere de Manufacturing Accelerator en een grafische planner. Dit resulteerde in een eenvoudigere en efficiëntere productieomgeving, betere gebruikservaring voor medewerkers, en minder frustratie en manuele processen.
Geoptimaliseerde en geïntegreerde bedrijfsprocessen
Alle afdelingen, zoals productie, financiën, inkoop en verkoop, werden onder de loep genomen en hun processen werden geoptimaliseerd en geïntegreerd in het ERP-systeem. Hierdoor werden workflows gestroomlijnd, werd communicatie tussen afdelingen verbeterd, en werden kosten verlaagd en de efficiëntie verhoogd.
Verbeterd financieel beheer en administratie
Dankzij Business Central en aanvullende toepassingen, zoals het geautomatiseerde factureringssysteem en EDI, heeft Brepols nu betere zichtbaarheid op financiële data. De facturatie- en financiële processen zijn gestandaardiseerd en geautomatiseerd, waardoor er minder nood is aan manuele controles en er ruimte ontstaat voor waardevollere activiteiten.
Optimalisatie van alle afdelingen
Voor de implementatie werden alle afdelingen geanalyseerd om hun werkprocessen te optimaliseren en een naadloze ERP-integratie voor onderlinge communicatie mogelijk te maken.
De financiële afdeling vormt een cruciale kern, die alle divisies met elkaar verbindt. Door financiële processen te standaardiseren en automatiseren, ontstaat ruimte voor meer waardegerichte activiteiten. Zo werd bij Brepols ook de behoefte aan handmatige processen en verificatie van de gegevenskwaliteit geminimaliseerd.
Ook de inkoop- en verkoopafdeling profiteerden van de implementatie. De inkoopafdeling kon het inkoopproces stroomlijnen en kosten verlagen, terwijl de verkoopafdeling gegevens eenvoudig kon beheren en vooruitgang boekte in het leadbeheer.
Een sterke samenwerking
Voor elke implementatie is een wederzijdse inspanning vereist. De consultants hebben hun best gedaan om de best mogelijke resultaten te behalen en een performante en succesvolle oplossing te bieden voor bepaalde uitdagingen. Van de klant wordt verwacht dat zij input en gegevens leveren. Brepols voldeed uitstekend aan hun kant van de samenwerking door een uitgebreide lijst van processen aan te leveren die ze wilden opnemen.
Waarom? Omdat ze een bepaalde verandering wilden voor de nieuwe software en niet een copy-paste van de oude.
NORRIQ Care
"Wij zijn zeer tevreden met Microsoft Business Central. Er zijn gebieden voor verbetering en groeipijnen, maar grote ondernemingen zoals deze zijn zelden perfect vanaf het begin. Eén van de sterke punten van deze samenwerking is dat we er allebei de voorkeur aan gaven om een partnerschap voor de lange termijn op te bouwen in plaats van met een eenmalige leverancier te werken." - Brepols
Met NORRIQ Care geniet u van volledige ondersteuning, zelfs nadat uw project is afgerond. NORRIQ begrijpt het belang van verandering en zorgt ervoor dat iedereen in het bedrijf aan boord is en het verhaal begrijpt.
Het resultaat?
Samenvattend kunnen we zeggen dat NORRIQ Brepols heeft geholpen het gewenste resultaat te behalen en hun vertrouwen in ERP te herstellen. Onze consultants hebben wederom ervoor gezorgd dat de klant wordt ontzorgd - van analyse tot implementatie én daarna.
Over Brepols
Brepols groeide de afgelopen decennia uit tot de marktleider voor het ontwikkelen, produceren en commercialiseren van agenda’s. Daarnaast produceren zij kalenders, notebooks, schrijfmappen, fotoalbums en een reeks andere producten.
Brepols gelooft rotsvast in de toekomst van papier. Hun slogan luidt: ‘Neem de tijd’. Met hun producten reiken ze doordachte tools aan om tijd beter in te delen en te organiseren. Zo helpen ze om ons hoofd leeg te maken en meer tijd te besteden aan wat echt belangrijk is in het leven.