Typiske spørgsmål om Business Central

1. Forretningsbehov og funktionalitet

Hvilke forretningsprocesser kan Business Central understøtte?

Business Central er en omfattende forretningsløsning, der understøtter en række essentielle forretningsprocesser.

Her er nogle af de vigtigste:

1. Finans

Business Central tilbyder en robust platform til håndtering af økonomistyring. Det inkluderer alt fra bogføring, bankafstemning og håndtering af debitorer og kreditorer til budgettering, likviditetsstyring og momsrapportering. Systemet understøtter flere valutaer og forskellige regnskaber, hvilket også gør det egnet for internationale virksomheder.

2. Lagerstyring

Lagerfunktionerne i Business Central gør det muligt at styre lagerniveauer, lokationer og lagerbevægelser effektivt. Du kan oprette og vedligeholde varer, styre forskellige lagerlokationer, følge med i lagerbeholdningen og optimere lageromsætningen.

3. Salg

Business Central understøtter hele salgsprocessen fra tilbudsgivning til fakturering og opfølgning på betalinger. Du kan oprette tilbud, registrere ordrer, levere varer og sende fakturaer. Systemet gør det også nemt at spore kundens historik og salgsdata.

4. Indkøb

Business Central håndterer alt fra leverandørstyring, oprettelse af indkøbsordrer og modtagelse af varer til registrering af leverandørfakturaer og betalingsstyring. Systemet hjælper virksomheder med at sikre rettidig levering af materialer og undgå forsyningsflaskehalse.

5. Produktion

Business Central understøtter planlægning og styring af produktionen. Funktioner som produktionsplanlægning, kapacitetsstyring, styklister og routing hjælper med at sikre, at produktionen kører effektivt og uden flaskehalse. Systemet kan også integreres med lagerstyring for at sikre optimal brug af ressourcer og minimere affald.

6. Projekthåndtering

For virksomheder, der arbejder projektbaseret, tilbyder Business Central funktioner til projektplanlægning og omkostningsstyring. Du kan spore ressourcer, materialeforbrug og arbejdstid på projekter, hvilket giver et klart overblik over omkostninger og lønsomhed.

7. Servicehåndtering

Virksomheder der leverer serviceydelser, kan bruge Business Central til at styre serviceordrer, kontrakter og planlægning.

8. Rapportering og analyse

Business Central leverer omfattende rapporteringsfunktioner med indbyggede dashboards og analyser. Systemet integreres med Power BI, hvilket giver avancerede analyseværktøjer og mulighed for at tilgå data i realtid. Dette giver ledelsen indsigt i virksomhedens nøglepræstationer.

9. CRM-funktioner

Business Central indeholder grundlæggende CRM-funktioner til at administrere kundedata, herunder salgsmuligheder, kundeinteraktioner og marketingaktiviteter. Det hjælper virksomheder med at forbedre kundeforhold og øge salget gennem bedre kundeindsigt.

10. Sikkerhed og compliance

Systemet overholder internationale sikkerhedsstandarder og tilbyder databeskyttelsesfunktioner, der hjælper virksomheder med at overholde lovgivningskrav som GDPR. Det sikrer, at data opbevares sikkert, og at systemet beskytter mod uautoriseret adgang.

Business Central er en fleksibel løsning, der kan tilpasses de specifikke behov i en virksomhed, uanset branche eller størrelse.

Hvordan understøtter Business Central fremtidige vækst og skalering?

Business Central understøtter fremtidig vækst og skalering ved at være fleksibel og skalerbar på følgende måder:

1. Modulær opbygning

Business Central er opbygget i moduler, hvilket betyder, at virksomheder kan starte med et sæt funktioner, og senere tilføje flere efterhånden som forretningsbehovene ændrer sig. Det gør det muligt at skalere systemet uden at skulle skifte til en ny platform, hvilket minimerer implementeringsomkostninger og forstyrrelser i driften.

2. Cloud-baseret platform

Som en cloud-løsning tilbyder Business Central skalerbarhed i form af øget lagerplads, processorkraft og kapacitet, uden at virksomheden skal investere i ekstra hardware eller it-infrastruktur. Virksomheder kan nemt tilføje nye brugere, forretningsenheder eller lokationer, hvilket gør det ideelt for virksomheder med internationale ambitioner eller geografisk ekspansion.

3. Integration med Microsoft-økosystemet

Business Central integrerer nemt med andre Microsoft-løsninger som f.eks. Office 365, Power BI og Power Apps. Det giver virksomheder mulighed for at bruge velkendte værktøjer til dataanalyse, samarbejde og automatisering.

4. Automatisering og effektivisering af processer

For at understøtte vækst er det afgørende at reducere manuelle processer og minimere fejl. Business Central tilbyder avancerede automatiseringsmuligheder, der effektiviserer processer relateret til finans, forsyningskæde, lagerstyring og kundehåndtering. Det gør det muligt for virksomheder at operere mere effektivt og håndtere et stigende antal transaktioner og ordrer, uden at det kræver en proportional stigning i ressourcer.

5. Global tilpasning

Business Central understøtter flere valutaer, sprog og regnskabsstandarder, hvilket gør det nemt for virksomheder at ekspandere til nye markeder eller etablere datterselskaber i andre lande. Business Central klar til at håndtere de krav, der følger med international vækst.

6. Datadrevet beslutningstagning

Når virksomheder vokser, bliver det stadig vigtigere at have adgang til realtidsdata for at kunne træffe informerede beslutninger. Business Central leverer indsigtsfulde rapporter og dashboards, ledelsen kan bruge til at overvåge ydeevne, identificere vækstmuligheder og reagere hurtigt på ændringer i markedet.

Med sin fleksible infrastruktur og evne til at skaleres op eller ned efter behov er Business Central en fremtidssikret løsning, der hjælper virksomheder med at udvikle sig effektivt og bæredygtigt.

Findes der specifikke brancheløsninger eller -funktionalitet i Business Central?

Business Central er en fleksibel ERP-løsning, der understøtter en bred vifte af brancher gennem specifikke funktioner og tilpasninger, der er skræddersyet til de forskellige industriers behov. Her er en række eksempler på brancheløsninger, der kan implementeres med Business Central:

1. Engros og distribution

For engros- og distributionsvirksomheder tilbyder Business Central funktioner til effektiv styring af forsyningskæden, lagerbeholdning, logistik og ordreopfyldelse. Systemet understøtter lageroptimering, realtids sporing af lagerbevægelser og forbedrer ordrebehandling med automatiserede processer, der reducerer leveringstider og omkostninger.

2. Produktion

Inden for produktion understøtter Business Central produktionsplanlægning, materialebehov, kapacitetsstyring og kvalitetskontrol. Funktioner som styklister (BOM), routing og produktionsordrestyring hjælper virksomheder med at optimere produktionsflowet, minimere spild og sikre rettidig levering. Integration med lager og forsyningskæde sikrer, at materialer er tilgængelige, når der er brug for dem.

3. Detailhandel

For detailvirksomheder tilbyder Business Central en integreret platform til at administrere salg, lager, økonomi og kundedata. Systemet understøtter omni-channel detailhandel, hvilket betyder, at virksomheder kan håndtere både fysiske og online salg fra én samlet løsning. Det hjælper med at optimere lagerstyring, sikre en sammenhængende kundeoplevelse og forbedrer lagerbeholdningens omsætningshastighed.

4. Servicevirksomheder

Serviceorienterede virksomheder kan bruge Business Central til at håndtere servicekontrakter, serviceordrer, ressourcestyring og opgaveplanlægning. Systemet hjælper med at sikre, at serviceaftaler overholdes, og at ressourcer udnyttes effektivt. Det giver også mulighed for at spore indtjening og omkostninger for serviceprojekter og sikre rettidig levering af serviceydelser.

5. Bygge- og anlægsvirksomheder

Business Central tilbyder løsninger, der er designet til byggebranchen, herunder projektstyring, ressourceplanlægning, omkostningskontrol og fakturering. Virksomheder kan planlægge og følge op på projekter i realtid, sikre at omkostninger holdes inden for budgettet og styre leverancer og tidsplaner effektivt. Derudover kan systemet integreres med leverandørstyring og indkøb for at sikre kontinuerlig materialeforsyning.

6. Fødevare- og drikkevareindustrien

For fødevareproducenter og distributører tilbyder Business Central specialiserede funktioner som batch- og lot-sporing, kvalitetskontrol og overholdelse af fødevaresikkerhedsstandarder. Systemet gør det muligt at styre holdbarhedsdata, batchstyring og sikre at produkterne overholder lovkrav. Lager- og produktionsfunktioner hjælper med at optimere forsyningskæden og minimere spild.

7. Finansielle tjenesteydelser

Virksomheder inden for finanssektoren kan drage fordel af Business Centrals stærke økonomistyringsværktøjer. Det inkluderer avanceret bogføring, likviditetsstyring, rapportering og compliance-funktioner, der sikrer at finansielle data håndteres effektivt og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Integration med Power BI gør det muligt at analysere og præsentere komplekse finansielle data på en overskuelig måde.

8. Modeindustrien

Modevirksomheder kan bruge Business Central til at håndtere lagerstyring, leverandørstyring og produktvarianter (størrelse, farve, model). Systemet hjælper med at balancere lagerbeholdninger mellem sæsoner, sikre rettidig levering af nye kollektioner og optimere samarbejdet med leverandører. Det giver også indsigt i salgstrends og lagerbevægelser, hvilket er afgørende for at reagere hurtigt på markedsbehov.

Business Central giver mulighed for yderligere tilpasning og integration med tredjepartsløsninger for at imødekomme specifikke branchekrav. Det gør det til en ideel løsning for virksomheder i mange forskellige sektorer, der ønsker at optimere deres drift og fremtidssikre deres vækst.

Se vores video om Business Central:

2. Integrationer

Kan Business Central integreres med vores eksisterende systemer (CRM, e-handel, rapporteringsværktøjer)?

Business Central tilbyder omfattende integrationsmuligheder, så ERP-systemet kan sammenkobles med andre vigtige forretningssystemer som CRM, CMS, rapporteringsværktøjer og tredjepartsløsninger.

Her er nogle af de vigtigste integrationsmuligheder:

1. Microsoft 365 (tidligere Office 365)

Business Central integrerer problemfrit med Microsoft 365, hvilket gør det nemt at bruge kendte værktøjer som Excel, Word og Outlook i daglige forretningsprocesser. F.eks. kan brugere eksportere data til Excel, generere tilbud i Word eller administrere salgsordrer og fakturaer direkte fra Outlook. Denne integration forbedrer samarbejde og effektivitet på tværs af afdelinger.

2. Microsoft Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate)

• Power BI: Business Central integreres med Power BI for at levere avancerede dataanalyser og visualiseringer. Virksomheder kan bygge tilpassede dashboards og rapporter, der trækker data direkte fra Business Central, hvilket understøtter datadrevne beslutninger.
• Power Apps: Virksomheder kan bygge egne apps ved hjælp af Power Apps, der interagerer med Business Central. Dette giver mulighed for at automatisere processer eller skabe brugerflader, der passer til specifikke behov.
• Power Automate: Automatiseringsværktøjet Power Automate (tidligere Microsoft Flow) gør det muligt at automatisere arbejdsgange mellem Business Central og andre applikationer. F.eks. kan indkøbsordrer automatisk opdateres eller godkendes baseret på foruddefinerede regler.

3. CRM-systemer

Business Central har en indbygget CRM-funktionalitet, men det integreres også nemt med Microsoft Dynamics 365 Sales (tidligere Dynamics CRM). Denne integration giver mulighed for, at salgs- og marketingteams kan dele data og opdatere kundedata i realtid mellem systemerne. Det sikrer en sammenhængende kundeoplevelse, hvor oplysninger om kunder og leads nemt kan deles på tværs af afdelinger. Andre CRM-systemer, som Business Central kan integreres med er f.eks. Hubspot, Salesforce, Zoho CRM og Pipedrive.

4. CMS-systemer

Business Central kan integreres med populære CMS-systemer som f.eks. Shopify, Magento, Dynamicweb, Umbraco, WooCommerce og WordPress via tredjeparts-connectorer. Det gør det muligt for virksomheder at synkronisere deres e-handelsplatform med lagerbeholdning, ordrebehandling og kundedata i Business Central, hvilket sikrer en strømlinet e-handelsdrift.

5. Rapporteringsværktøjer

Udover Power BI kan Business Central integreres med andre rapporteringsværktøjer som Targit BI, Jet Reports og Excel. Jet Reports tilbyder avancerede finans- og ledelsesrapporter, der trækker data direkte fra Business Central, hvilket giver brugerne fleksibilitet til at skabe tilpassede rapporter uden behov for avancerede tekniske færdigheder. Targit BI huser mange værdiskabende rapporteringsmuligheder gennem Business Intelligence. Excel-integration gør det muligt at eksportere, analysere og manipulere data hurtigt og præcist.

6. Tredjepartsløsninger

Business Central understøtter integration med en bred vifte af tredjepartsløsninger via API'er (Application Programming Interfaces) og connectorer. Dette omfatter integrationsløsninger til specifikke brancher eller funktioner som lønsystemer, fragt- og logistikløsninger, betalingssystemer og e-fakturering. API’er giver udviklere mulighed for at bygge tilpassede integrationer til næsten enhver applikation, der bruges i forretningen.

7. EDI-løsninger

For virksomheder der arbejder med elektronisk dataudveksling (EDI), tilbyder Business Central integrationsmuligheder via tredjepartsværktøjer, der gør det muligt at sende og modtage forretningsdokumenter som ordrer, fakturaer og følgesedler i standardiserede formater. Det gør kommunikationen med leverandører og kunder mere effektiv. EDI-løsningen fra TrueCommerce kan nemt integreres med Business Central.

8. ERP-systemintegration

For virksomheder der bruger flere ERP-systemer eller har behov for at integrere Business Central med legacy-systemer, er der mulighed for integration via API'er og middleware-platforme som Microsoft Azure Logic Apps og andre integrationsplatforme (iPaaS). Dette sikrer, at data flyder problemfrit mellem systemer, hvilket understøtter en samlet ERP-struktur. Der kan bygges en såkaldt Multisite ERP eller Two-Tier ERP-løsning.

Læs mere om det her: Cloud ERP til multisite- og internationale virksomheder

Disse integrationsmuligheder gør Business Central til et centralt system, der kan forbinde forskellige forretningsfunktioner og teknologier, hvilket styrker virksomhedens samlede effektivitet og evne til at skalere.

Hvordan håndteres dataudveksling mellem Business Central og andre Microsoft-løsninger?

Dataudveksling mellem Business Central og andre Microsoft-løsninger som Office 365, Power BI og Microsoft Dataverse håndteres gennem tæt integration og fælles dataplatforme, der sikrer nem deling af information og effektivt samarbejde på tværs af systemerne.

Office 365

Business Central integreres direkte med Microsoft 365, hvilket gør det muligt at dele og arbejde med data på tværs af applikationerne. Her er nogle centrale måder, dataudvekslingen sker på:

• Outlook-integration: Brugere kan oprette og behandle salgsordrer, fakturaer og tilbud direkte fra Outlook, uden at forlade deres indbakke. Business Central genkender automatisk e-mails fra kunder eller leverandører og trækker relevante data ind fra systemet.
• Excel-integration: Data fra Business Central kan eksporteres til og redigeres i Excel, hvorefter ændringerne kan importeres tilbage til Business Central. Denne tovejssynkronisering gør det muligt at arbejde hurtigt med store datamængder uden at miste dataintegritet.
• Word-integration: Tilpasning af dokumenter som fakturaer og tilbud kan ske ved hjælp af Word-skabeloner, der automatisk henter data fra Business Central. Dette sikrer konsistens i virksomhedsrapportering og korrespondance.

Power BI

Power BI, Microsofts rapporterings- og dataanalyseværktøj, integreres tæt med Business Central og tilbyder avancerede visualiseringer og analyser baseret på realtidsdata fra ERP-systemet.

• Indbyggede dashboards: Business Central leverer standard Power BI-dashboards og rapporter, som kan bruges direkte i ERP-løsningen. Disse dashboards opdateres automatisk og giver et visuelt overblik over virksomhedens nøgletal.
• Dataanalyse i realtid: Power BI trækker data fra Business Central via datamodel-API'er, der sikrer realtidsindsigt i virksomhedens præstationer. Det gør det muligt for ledelsen at reagere hurtigt på forretningsmæssige udfordringer og muligheder.
• Tilpassede rapporter: Brugere kan oprette tilpassede rapporter i Power BI, der kombinerer data fra Business Central og andre kilder. Dette giver en omfattende analyse af forretningsprocesser og letter beslutningstagning på tværs af afdelinger.

Microsoft Dataverse

Business Central og andre Microsoft-løsninger, herunder Power BI og Office 365, kan også dele data via Microsoft Dataverse (tidligere Common Data Service). Dette er en fælles datamodel, der gør det muligt for applikationer at dele og synkronisere data på en sikker og struktureret måde. Dataverse understøtter integrationer på tværs af Microsoft-økosystemet, hvilket sikrer, at alle systemer arbejder med de samme opdaterede data.

Disse integrationsmuligheder sikrer, at dataudveksling mellem Business Central, Office 365 og Power BI sker gnidningsfrit, hvilket forbedrer produktiviteten, samarbejdet og den overordnede forretningsstyring.

eBook: Få de 10 bud på vejen fra NAV til Business Central

Læs den før dine konkurrenter - og bliv klogere på, hvorfor vi er så vilde med skyen, og hvordan I kommer bedst derop.

Fordelene ved skiftet til Business Central er mange og krystalklare - i denne eBook gennemgår vi de 10 vigtigste.

3. Tilpasning og fleksibilitet

Hvor let er det at tilpasse Business Central til specifikke behov?

Business Central tilbyder en omfattende fleksibilitet, der gør det muligt for virksomheder at tilpasse systemet til deres specifikke behov. Her er nogle af de centrale måder, hvorpå Business Central kan tilpasses:

1. Tilpasning af brugergrænseflade

Business Central giver brugerne mulighed for at tilpasse dashboardet og navigationsmenuerne, så de passer til deres specifikke arbejdsgange. Brugere kan tilføje, fjerne eller omarrangere elementer og menupunkter for at sikre, at de har hurtig adgang til de mest relevante oplysninger og funktioner.

2. Forretningslogik og automatisering

Virksomheder kan tilpasse forretningslogikken gennem workflow-automatisering, der gør det muligt at oprette regler for godkendelser og notifikationer. Dette sikrer, at processer overholdes, og at brugerne kun involveres, når det er nødvendigt. Workflow-automatisering kan anvendes i alt fra indkøbsgodkendelse til projektstyring.

3. Tilpassede felter og datatyper

Business Central tillader oprettelse af brugerdefinerede felter og datatyper, som kan tilføjes til eksisterende poster som kunder, leverandører og produkter. Dette gør det muligt for virksomheder at registrere specifikke oplysninger, der er relevante for deres branche eller forretningsmodel, og sikrer, at alle nødvendige data bliver indsamlet og behandlet.

4. Integration med tredjepartsapplikationer

Business Central kan integreres med en lang række tredjepartsapplikationer og -tjenester, herunder CRM-systemer, e-handelsplatforme og rapporteringsværktøjer. Det gør det muligt for virksomheder at skabe en skræddersyet softwareløsning, der kombinerer alle de værktøjer, de har brug for, i én sammenhængende platform.

5. Udvikling af tilpassede apps

Med Microsoft Power Apps kan virksomheder udvikle deres egne applikationer, der interagerer med Business Central. Det gør det muligt at skabe skræddersyede løsninger, der opfylder specifikke forretningsbehov, uden behov for omfattende programmering. Power Apps giver brugerne mulighed for at bygge apps, der kan understøtte specifikke processer eller workflows.

6. Rapporterings- og analysefunktioner

Virksomheder kan tilpasse rapporter og dashboards i Business Central, så de afspejler de specifikke KPI'er og mål, der er relevante for deres drift. Det giver mulighed for at overvåge forretningsresultater i realtid og træffe informerede beslutninger.

7. Lokalisering og sprog

Business Central tilbyder muligheder for lokalisering, hvilket betyder at det kan tilpasses til at opfylde lokale lovgivningskrav og forretningspraksis. Dette inkluderer sprogindstillinger, skatteberegning og regnskabsstandarder, så systemet fungerer optimalt i forskellige geografiske områder.

8. Rollebaseret adgangskontrol

Virksomheder kan implementere rollebaseret adgangskontrol i Business Central for at tilpasse, hvilke brugere der har adgang til specifikke funktioner og data. Dette sikrer, at medarbejdere kun har adgang til de oplysninger, der er relevante for deres jobfunktion, hvilket både forbedrer sikkerheden og brugervenligheden.

Disse tilpasningsmuligheder gør Business Central til en alsidig ERP-løsning, der kan tilpasses til næsten enhver virksomheds krav og forretningsprocesser.

Hvilke muligheder er der for at tilføje tredjepartsmoduler eller apps fra Microsoft AppSource?

Business Central tilbyder omfattende muligheder for at udvide systemets funktionalitet ved at tilføje tredjepartsmoduler og apps fra Microsoft AppSource. Dette giver virksomheder mulighed for at skræddersy deres ERP-løsning og integrere specifikke værktøjer, der opfylder deres unikke behov.

Her er en detaljeret oversigt over, hvordan dette fungerer:

1. Microsoft AppSource

Microsoft AppSource er en online markedsplads, hvor virksomheder kan finde og installere apps og moduler, der er designet til at fungere sammen med Business Central. AppSource indeholder et bredt udvalg af tredjepartsapplikationer, der spænder over forskellig funktionalitet, herunder:

• Industri-specifikke løsninger: Apps der er skræddersyet til bestemte brancher, såsom produktion, detailhandel, service, byggeri og mere.
• Finans- og rapporteringsværktøjer: Tredjepartsmoduler der forbedrer økonomisk rapportering, budgettering og analyse.
• CRM- og marketingløsninger: Integrationer med populære CRM-systemer og marketingværktøjer, der hjælper med at optimere kundehåndtering og marketingstrategier.
• E-handels- og betalingsløsninger: Applikationer til at understøtte e-handel, betalingsbehandling og integration med online salgskanaler.

2. Installation og integration

Installationen af tredjepartsmoduler fra AppSource er en ligetil proces:

• Søgning og valg: Virksomheder kan søge efter apps i AppSource baseret på deres specifikke behov og branche. Hver app præsenteres med detaljerede beskrivelser, funktioner, brugeranmeldelser og vurderinger.
• Installation: Når en virksomhed vælger en app, kan den nemt installeres direkte fra AppSource. Processen kræver ikke omfattende teknisk ekspertise og kan udføres af systemadministratorer.
• Integration med Business Central: De installerede apps integreres automatisk med Business Central, hvilket sikrer, at data flyder problemfrit mellem systemerne. Det giver mulighed for en strømlinet brugeroplevelse.

3. Tilpasning og konfiguration

Efter installationen kan virksomheder tilpasse og konfigurere de nye moduler for at sikre, at de opfylder deres specifikke krav:

• Brugerdefinerede indstillinger: Mange apps tilbyder brugerdefinerede indstillinger, der gør det muligt for virksomheder at tilpasse funktioner, rapporter og workflows.
• Træning og support: Mange leverandører af tredjepartsapps tilbyder træning og support for at sikre, at brugerne kan maksimere deres udbytte af løsningen.

4. Opdateringer og vedligeholdelse

Når apps er installeret, opdateres de regelmæssigt af leverandørerne for at inkludere nye funktioner og forbedringer. Business Central gør det nemt for virksomheder at holde deres tredjepartsmoduler opdaterede, hvilket sikrer at de altid har adgang til de nyeste funktioner og sikkerhedsopdateringer.

5. Skalerbarhed og fleksibilitet

Brug af tredjepartsmoduler fra AppSource giver virksomheder mulighed for at skalere deres ERP-løsning i takt med, at deres behov ændrer sig. Virksomheder kan tilføje nye funktioner og værktøjer, når de vokser, hvilket sikrer, at systemet forbliver relevant og effektivt.

Disse muligheder for at tilføje tredjepartsmoduler og apps fra Microsoft AppSource gør Business Central til en alsidig og tilpasselig ERP-løsning, der kan støtte virksomheder i at optimere deres processer og opnå deres forretningsmål.

Videocase: Hør om Geia Foods opgradering fra NAV til Business Central

4. Cloud eller on-premises

Skal vi vælge en cloud-baseret eller on-premises løsning, og hvad er fordelene ved hver?

Når virksomheder overvejer at implementere Microsoft Dynamics 365 Business Central, er det vigtigt at tage stilling til, om de skal vælge en cloud-baseret løsning eller en on-premises installation.

Begge muligheder har deres egne fordele og ulemper, som bør vurderes i forhold til virksomhedens specifikke behov, ressourcer og strategiske mål.

Business Central Cloud-løsning

Definition: En cloud-løsning betyder, at Business Central hostes og vedligeholdes af Microsoft i deres datacentre, og brugerne får adgang til systemet via internettet.

Fordele:

• Skalerbarhed: Cloud-løsninger gør det nemt at skalere op og ned efter behov, hvilket giver virksomheder mulighed for at tilpasse ressourcerne i takt med væksten.
• Omkostningsbesparelser: Mindre behov for at investere i hardware og infrastruktur. Betaling sker typisk via abonnementsmodeller, hvilket kan lette likviditetsbelastningen.
• Automatiske opdateringer: Microsoft håndterer opdateringer og vedligeholdelse, hvilket sikrer, at brugerne altid har adgang til de nyeste funktioner og sikkerhedsforbedringer uden ekstra omkostninger.
• Adgang fra enhver enhed: Brugere kan få adgang til systemet fra forskellige enheder (laptops, tablets, smartphones) og lokationer, hvilket understøtter fleksibilitet og remote work.

Ulemper:

• Internetafhængighed: En stabil internetforbindelse er nødvendig for at få adgang til systemet. Uden internet kan adgangen til kritiske data og funktioner være begrænset.
• Datasikkerhed og compliance: Selvom Microsoft implementerer stærke sikkerhedsforanstaltninger, kan nogle virksomheder have bekymringer omkring datalagring i skyen, især hvis de arbejder med følsomme oplysninger.
• Mindre kontrol: Virksomheder har mindre kontrol over systemets infrastruktur og opdateringscyklusser, da de håndteres af Microsoft.

Business Central On-Premises-løsning

Definition: En on-premises løsning kræver, at Business Central installeres og køres på virksomhedens egne servere og infrastruktur.

Fordele:

• Kontrol og tilpasning: Virksomheder har fuld kontrol over systemet, herunder datalagring, opdateringer og tilpasninger, hvilket kan være en fordel for organisationer med specifikke krav.
• Sikkerhed: Nogle virksomheder føler, at de kan opnå højere sikkerhed ved at have data opbevaret lokalt og kan implementere deres egne sikkerhedsforanstaltninger.
• Integration med eksisterende systemer: On-premises installationer kan lettere integreres med eksisterende lokale systemer og applikationer, som måske ikke fungerer optimalt med cloud-løsninger.

Ulemper:

• Højere initiale omkostninger: Investering i hardware, servere og infrastruktur kan være betydelig, hvilket kan belaste virksomhedens budget.
• Vedligeholdelse og opdateringer: Virksomheden er ansvarlig for vedligeholdelse, opdateringer og support, hvilket kan kræve yderligere ressourcer og IT-personale.
• Begrænset fleksibilitet: On-premises løsninger kan være mindre fleksible i forhold til skalering og tilpasning af ressourcer, især hvis virksomheden vokser hurtigt eller har skiftende behov.

Valget mellem en cloud-baseret og en on-premises løsning i Business Central bør baseres på en grundig vurdering af virksomhedens behov, ressourcer og fremtidige planer.

Det er vigtigt at overveje, hvordan hver løsning vil påvirke virksomhedens drift, sikkerhed, omkostninger og brugervenlighed. At indgå i dialog med interessenter og konsulenter kan også være nyttigt for at træffe den mest informerede beslutning.

Hvordan håndteres data i skyen, og hvad med sikkerhedsniveauet?

Datahåndtering og sikkerhed i en cloud-løsning som Microsoft Dynamics 365 Business Central er afgørende for at sikre, at virksomheder kan operere effektivt og trygt i en digital tidsalder.

Her er en detaljeret forklaring på, hvordan data håndteres i skyen samt, hvilket sikkerhedsniveau der tilbydes for Business Central cloud-løsningen.

Datahåndtering i skyen

• Centraliseret datalagring: I en cloud-løsning som Business Central lagres data centralt i Microsofts datacentre. Dette sikrer, at data er tilgængelige fra enhver enhed med internetadgang, hvilket understøtter fleksibilitet og mobilitet for brugerne.
• Automatisk backup: Microsoft implementerer automatiske backup-løsninger for at sikre, at data kan gendannes i tilfælde af tab, fejl eller skader.
• Realtidsdataopdatering: Business Central muliggør realtidsopdateringer af data, hvilket betyder, at alle brugere har adgang til de mest aktuelle oplysninger.
• Dataoverførsel: Dataoverførsel mellem Business Central og andre systemer (f.eks. CRM, rapporteringsværktøjer) håndteres via sikre API'er og integrationsprotokoller. Dette sikrer, at data der udveksles mellem systemerne, er beskyttede og integrerede.

Sikkerhedsniveauet i Business Central online

• Data- og netværkssikkerhed: Microsoft anvender flere lag af sikkerhed til at beskytte data, herunder kryptering både i hvile og under overførsel. Dette beskytter data mod uautoriseret adgang og cyber-trusler.
• Adgangskontrol: Business Central implementerer rollebaseret adgangskontrol, der sikrer, at kun autoriserede brugere har adgang til specifikke data og funktioner. Dette kan konfigureres til at opfylde virksomhedens specifikke behov for sikkerhed og databeskyttelse.
• Sikkerhedscertificeringer: Microsoft overholder internationale sikkerhedsstandarder og certificeringer, herunder ISO/IEC 27001, SOC 1 og SOC 2, GDPR og HIPAA. Dette bekræfter, at Microsofts cloud-infrastruktur opfylder høje standarder for databeskyttelse og -sikkerhed.
• Kontinuerlig overvågning: Microsofts sikkerhedsteams overvåger konstant datacentre for at opdage og reagere på sikkerhedstrusler. Dette inkluderer brug af avancerede værktøjer til at identificere mistænkelig aktivitet og hurtigt tage de nødvendige forholdsregler.
• Brugeruddannelse og -support: Microsoft tilbyder ressourcer og træning til brugere for at hjælpe dem med at forstå bedste praksis for sikkerhed. Dette inkluderer opfordringer til at anvende stærke adgangskoder, to-faktor autentifikation og sikkerhedsbevidsthed.
• Databeskyttelse og overholdelse: Microsoft sørger for, at alle data behandles i overensstemmelse med gældende love og forskrifter om databeskyttelse. Dette inkluderer funktioner til dataudtræk og -sletning, så virksomheder kan håndtere personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbyder en robust og sikker cloud-løsning til datahåndtering, der er designet til at beskytte virksomheders oplysninger mod trusler og uautoriseret adgang.

Ved at implementere avancerede sikkerhedsforanstaltninger og overholde høje standarder kan virksomheder trygt anvende Business Central i deres daglige drift, mens de nyder godt af de mange fordele ved cloud-teknologi.

Se vores TEC Talkshow om Business Central:

5. Brugeroplevelse og adgang

Hvor brugervenlig er Business Central for medarbejderne, og hvor let er det at lære?

Microsoft Dynamics 365 Business Central er designet med fokus på brugervenlighed, hvilket gør det til en attraktiv løsning for virksomheder, der ønsker at optimere deres forretningsprocesser.

Herunder ser vi nærmere på systemets brugervenlighed og anbefalinger til, hvordan virksomheder bedst kan oplære medarbejdere i systemet.

Brugervenlighed i Business Central

• Intuitiv brugergrænseflade: Business Central har en moderne og intuitiv brugergrænseflade, der gør det let for brugerne at navigere. Funktioner som søgefunktioner, tiles og dashboards er designet til at give hurtig adgang til relevante data og funktioner, hvilket reducerer den tid, det tager at finde information.
• Tilpasningsmuligheder: Systemet tillader brugere at tilpasse deres dashboards og arbejdsområder, så de kan fremhæve de informationer og funktioner, der er mest relevante for deres arbejdsopgaver. Dette øger brugervenligheden, da medarbejdere kan arbejde med det, der er mest vigtigt for dem.
• Mobil adgang: Business Central tilbyder en mobilversion, der gør det muligt for brugerne at få adgang til systemet fra smartphones og tablets. Dette understøtter fleksibilitet og gør det lettere for medarbejdere at arbejde fra forskellige lokationer.
• Integration med Microsoft-produkter: Da Business Central er en del af Microsofts produktportefølje, integreres det problemfrit med andre værktøjer som Microsoft 365 (herunder Outlook, Excel og Teams). Det gør det lettere for brugerne at anvende deres eksisterende færdigheder og værktøjer, hvilket øger effektiviteten og komforten.

Oplæring af medarbejdere i Business Central

• Træningsprogrammer og ressourcer: Microsoft tilbyder en række træningsressourcer og e-learning-programmer til Business Central. Disse inkluderer videoer, tutorials og dokumentation, som kan hjælpe medarbejdere med at forstå systemets funktioner og workflows.
• Praktisk træning: Virksomheder kan organisere praktiske træningssessioner, hvor medarbejdere kan arbejde i systemet under vejledning af en erfaren bruger eller en ekstern konsulent. Dette giver medarbejdere mulighed for at stille spørgsmål og få feedback i realtid.
• Mentorordninger: Implementering af en mentorordning, hvor erfarne brugere støtter og vejleder nye brugere, kan være en effektiv måde at sikre, at medarbejdere hurtigt får de nødvendige færdigheder og selvtillid til at anvende systemet.
• Adgang til sandkasser: Business Central tilbyder sandkasse-miljøer, hvor medarbejdere kan eksperimentere med systemet uden risiko for at påvirke live-data. Dette giver en sikker måde at lære på, hvor medarbejdere kan prøve forskellige funktioner og workflows.
• Feedback og support: Oprettelse af en feedback-kanal, hvor medarbejdere kan dele deres erfaringer og udfordringer med systemet, kan hjælpe ledelsen med at identificere områder, hvor yderligere træning eller support er nødvendig. Det er også vigtigt at have en supportstruktur på plads, så medarbejdere kan få hjælp, når de støder på problemer.
• Løbende opdatering: Da Business Central løbende opdateres med nye funktioner, er det vigtigt at tilbyde løbende træning og opdatering af viden til medarbejdere. Dette sikrer, at de altid er opdaterede med de seneste forbedringer og ændringer i systemet.

Business Central er en brugervenlig ERP-løsning, der er designet til at understøtte effektivitet og produktivitet i virksomheder. Ved at investere i træning og oplæring af medarbejdere kan virksomheder maksimere udbyttet af systemet og sikre, at deres team er kompetente og trygge i brugen af værktøjet.

Kan medarbejdere tilgå systemet fra mobile enheder eller remote, og er der offline-funktionalitet?

Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbyder fleksible muligheder for at tilgå systemet fra mobile enheder og for at arbejde remote, hvilket gør det ideelt for virksomheder med behov for mobilitet og fjernarbejde:

Tilgængelighed fra mobile enheder

• Dedikerede apps: Business Central har dedikerede apps til både iOS og Android, som gør det muligt for medarbejdere at få adgang til systemet fra smartphones og tablets. Disse apps tilbyder de fleste af de samme funktioner som desktopversionen, hvilket betyder, at brugerne kan udføre vigtige opgaver som opdatering af ordrer, fakturering og rapportering direkte fra deres mobile enheder.
• Fuld funktionalitet på farten: Med Business Central på mobilen kan brugerne få adgang til dashboards, rapporter og data i realtid, uanset hvor de befinder sig. Dette understøtter en fleksibel arbejdsgang for sælgere, servicemedarbejdere eller ledere, der ofte er på farten.
• Synkronisering i realtid: Data opdateres automatisk i realtid, hvilket betyder, at ændringer foretaget fra mobile enheder straks bliver synlige i hele systemet. Det sikrer, at alle brugere arbejder med de nyeste oplysninger, hvilket øger samarbejdet og effektiviteten.

Remote adgang

• Browser-baseret adgang: Business Central kan tilgås fra enhver enhed med en webbrowser og internetforbindelse. Det betyder, at medarbejdere kan arbejde fra deres bærbare computere eller andre enheder fra enhver lokation, så længe de har adgang til internettet. Dette er særligt fordelagtigt for virksomheder med remote teams eller medarbejdere, der arbejder hjemmefra.
• Sikker fjernadgang: Microsoft sikrer, at fjernadgangen til Business Central er beskyttet med avancerede sikkerhedsforanstaltninger, såsom kryptering, to-faktor autentifikation og rollebaseret adgangskontrol. Dette beskytter virksomhedens data, selv når medarbejdere tilgår systemet uden for kontorets netværk.

Offline funktionalitet

• Begrænsninger ved offline brug: Business Central kræver en internetforbindelse for at få adgang til live-data, da systemet er cloud-baseret og afhænger af realtids-synkronisering. Der er i øjeblikket ingen indbygget offline-funktionalitet, der tillader fuld brug af systemet uden en aktiv internetforbindelse.
• Løsninger for offline scenarier: Hvis offline adgang er et vigtigt krav, kan der implementeres tredjeparts løsninger eller tilpassede applikationer, der midlertidigt gemmer data lokalt og synkroniserer, når der igen er forbindelse. Dette kan være nyttigt for medarbejdere i områder med dårlig eller ustabil internetadgang.

Business Central tilbyder stærk mobil- og remote-adgang med fuld funktionalitet gennem dedikerede apps og browser-baseret adgang.

Mens systemet ikke har indbygget offline-funktionalitet, kompenserer det med robust sikkerhed og realtidsdata, der understøtter fleksibel og effektiv drift for virksomheder med behov for fjernarbejde. For virksomheder med specifikke offline-krav kan der findes alternative løsninger via tredjepartsintegrationer.

Hent vores eBook til fremstillingsindustrien

Vil I forbedre jeres interne processer?

Det kan Business Central hjælpe med.

Hent vores eBook og se, hvordan Business Central kan hjælpe med at løse 8 almindelige produktionsproblemer og løbende forbedre effektiviteten i fremstillingsindustrien.

6. Omkostninger og licens

Hvad er de samlede omkostninger ved implementering og licensering, og er der skjulte gebyrer (f.eks. ved opgraderinger)?

Når virksomheder overvejer at implementere Microsoft Dynamics 365 Business Central, er det vigtigt at forstå de omkostninger, der kan være forbundet med løsningen.

Omkostningerne varierer afhængigt af virksomhedens størrelse, behov og den valgte implementeringsmodel (cloud eller on-premises).

Her er en oversigt over de typiske omkostninger, herunder licensudgifter og eventuelle opgraderinger fra tidligere versioner.

Licensomkostninger

• Cloud-baserede licenser: Ved valg af en cloud-løsning betales der for Business Central via et abonnement pr. bruger pr. måned. Der findes to typer licenser:
  • Essentials: Denne licens er designet til virksomheder, der har brug for kernefunktioner inden for økonomi, salg, indkøb, lagerstyring og projektstyring. Prisniveauet ligger typisk lavere end Premium-licenser.
  • Premium: Denne licens omfatter alle Essentials-funktioner plus avancerede funktioner såsom produktionsstyring og serviceadministration. Den er dyrere end Essentials-licensen, men er nødvendig for virksomheder med mere komplekse behov.
• Team Members-licens: Denne type licens giver adgang til begrænsede funktioner og er beregnet til brugere, der kun skal se data eller udføre specifikke opgaver som godkendelser. Denne licens er billigere end både Essentials og Premium.

Prisen varierer afhængigt af region, men cloud-løsningen giver forudsigelige abonnementsomkostninger og reducerer behovet for initial investering i hardware og infrastruktur.

On-Premises licenser

Ved on-premises implementering købes licenserne upfront som en engangsinvestering (kaldet "Perpetual Licensing"). Her betales også årlige vedligeholdelsesomkostninger for at sikre support og opdateringer.

On-premises licenser har en højere initial omkostning sammenlignet med cloud-modellen, men kan være fordelagtig for virksomheder, der foretrækker en engangsinvestering frem for løbende abonnementsomkostninger.

Implementeringsomkostninger

• Implementeringskonsulenter: Uanset om der vælges cloud eller on-premises, er der ofte omkostninger forbundet med implementering. Disse kan omfatte omkostninger til eksterne konsulenter eller partnere, der hjælper med opsætning, tilpasning og integrationer med andre systemer.
• Tilpasninger og integrationer: Hvis din virksomhed har brug for specifikke tilpasninger eller integration med tredjepartsprogrammer, kan der opstå ekstra omkostninger til udvikling og test af disse tilpasninger.

Opgraderingsomkostninger

• Opgradering fra tidligere versioner: For virksomheder der allerede bruger tidligere versioner af Dynamics NAV eller andre ældre ERP-systemer, kan en opgradering til Business Central medføre ekstra omkostninger:
  • Dataoverførsel: Overførsel af data fra det gamle system til Business Central kræver tid og ressourcer og kan medføre ekstra omkostninger, afhængigt af kompleksiteten.
  • Tilpasning og konvertering af brugerdefinerede funktioner: Hvis det tidligere system er tilpasset til virksomhedens specifikke behov, skal disse tilpasninger enten overføres eller udvikles i Business Central. Dette kan kræve konsulentbistand og udvikling.
• Licensovergang: Microsoft tilbyder ofte rabatter eller incitamenter for virksomheder, der opgraderer fra tidligere versioner af Dynamics NAV til Business Central. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at cloud-licensmodellen kan adskille sig fra tidligere licensmodeller.

Løbende driftsomkostninger

• Supportaftaler: Efter implementeringen kan virksomheder vælge at indgå i supportaftaler med Microsoft eller partnere, hvilket kan variere i omkostning afhængigt af niveauet af support, der kræves.
• Opdateringer og vedligeholdelse: For cloud-løsninger er opdateringer inkluderet i abonnementsomkostningerne, hvilket sikrer, at systemet altid er opdateret med de nyeste funktioner. For on-premises løsninger kan der være omkostninger forbundet med at opdatere systemet til nyere versioner.

De samlede omkostninger for Business Central afhænger af virksomhedens størrelse, licensbehov, implementeringsmetode og eventuelle tilpasninger. Cloud-løsningen tilbyder forudsigelige, løbende omkostninger, mens on-premises-modellen kræver en større upfront investering.

Uanset hvilken model der vælges, er det vigtigt at budgettere for implementering, opgraderinger og løbende vedligeholdelse for at sikre, at systemet understøtter virksomhedens behov effektivt og omkostningseffektivt.

Hvilke betalingsmodeller er der, og hvordan påvirker det vores cashflow?

Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbyder fleksible betalingsmodeller, som gør det muligt for virksomheder at vælge den løsning, der passer bedst til deres behov og cashflow.

De to primære betalingsmodeller for Business Central er abonnement (cloud-baseret) og engangsbetaling (on-premises).

Her er en forklaring på begge modeller samt deres indvirkning på virksomheders cashflow.

Betalingsmodeller for Business Central

• Abonnement (Cloud-baseret model):
  • Månedligt eller årligt abonnement: Virksomheder kan vælge at betale for Business Central som en månedlig eller årlig abonnementsydelse. Denne betalingsmodel er baseret på antallet af brugere, og prisen afhænger af den valgte licenstype (Essentials, Premium eller Team Members).
  • Pay-as-you-go: Dette er en fleksibel model, hvor virksomhederne kun betaler for de brugere og funktioner, de har brug for. Hvis der sker ændringer i antallet af medarbejdere eller virksomhedens behov, kan antallet af licenser justeres løbende.
• Engangsbetaling (On-premises model):
  • Perpetual Licensing: Ved en on-premises løsning betales licensen som en engangsudgift for systemet. Denne model involverer en større up-front investering, da virksomheden køber softwarelicensen og installerer den på egen serverinfrastruktur. Derudover er der årlige vedligeholdelses- og supportomkostninger.
  • Yderligere omkostninger: Ved en on-premises løsning skal virksomheden også budgettere med omkostninger til hardware, installation og vedligeholdelse af infrastruktur.

Hvordan betalingsmodeller påvirker cashflow

• Cloud-baseret abonnement og cashflow:
  • Fordelagtigt for cashflow: Den cloud-baserede abonnementsløsning giver forudsigelige, løbende omkostninger, som kan fordeles jævnt over året. Dette reducerer behovet for en stor engangsudgift og er en fordel for virksomheder, der ønsker at bevare likviditeten.
  • Skalerbarhed: Med abonnementsløsningen kan virksomheden hurtigt skalere op eller ned i antallet af brugere og tilpassede funktioner, hvilket gør det lettere at styre omkostningerne i forhold til virksomhedens udvikling. Dette er især nyttigt i perioder med vækst eller nedskalering, hvor cashflowet kan variere.
  • Opdateringer inkluderet: I en cloud-løsning er opdateringer og nye funktioner inkluderet i abonnementsprisen, hvilket betyder, at virksomheden ikke skal budgettere ekstra for systemopdateringer, som de skulle i en on-premises model.
• On-premises model og cashflow:
  • Stor opstartsinvestering: Engangsbetalingsmodellen medfører en stor initial udgift, som kan påvirke virksomhedens cashflow på kort sigt. Denne model kræver en større kapitaludgift, da licenser, hardware og installation skal betales upfront.
  • Længere afskrivningsperiode: Selvom on-premises løsningen har en højere initial omkostning, kan den afskrives over en længere periode, hvilket kan være fordelagtigt for nogle virksomheders budget- og regnskabsmodeller. Dog skal virksomheden være opmærksom på de løbende vedligeholdelses- og supportomkostninger.
  • Større ansvar for vedligeholdelse: Virksomheden skal selv stå for systemvedligeholdelse, opdateringer og sikkerhed, hvilket kan føre til uforudsete omkostninger, der kan påvirke cashflowet negativt i det lange løb.

Valget mellem en cloud-baseret abonnementsmodel og en on-premises engangsbetalingsmodel har betydelige konsekvenser for en virksomheds cashflow.

Abonnementsmodellen giver forudsigelige, løbende udgifter og fleksibilitet til at skalere op eller ned efter behov, hvilket kan være ideelt for virksomheder med begrænset kapital eller varierende behov. På den anden side kan on-premises modellen medføre større initiale omkostninger, men giver samtidig fuld kontrol over systemet, hvilket kan være attraktivt for virksomheder, der ønsker at eje deres software fuldstændigt og foretrækker at afskrive investeringerne over tid.

Hent vores eBook

Vil du have styr på lageret med Warehouse Management til Business Central?

I denne eBook lærer du alt om, hvordan man kører et effektivt lager med det rette Warehouse Management System til Business Central.

7. Support og vedligeholdelse

Hvilken support tilbydes, og hvor hurtigt kan man forvente hjælp ved problemer?

Supporten for Microsoft Dynamics 365 Business Central varierer afhængigt af den Business Central-partner, virksomheden vælger, samt hvilken type licens og serviceaftale der indgås.

Herunder er en gennemgang af den generelle support, virksomheder kan forvente, samt hvordan partnerens rolle påvirker supportmulighederne.

Generel om support

• Microsoft support:
  • Standard support: Kunder der bruger Business Central som en cloud-løsning, modtager grundlæggende support direkte fra Microsoft, som inkluderer adgang til dokumentation, fejlrettelser og automatiserede opdateringer. Microsoft håndterer også systemets sikkerhed, tilgængelighed og ydeevne, hvilket betyder, at kunder ikke selv skal bekymre sig om infrastrukturens drift.
  • Microsoft Premier Support (valgfrit): For virksomheder, der har brug for udvidet support, tilbyder Microsoft en Premium supportpakke. Denne pakke inkluderer direkte adgang til teknisk support døgnet rundt samt hurtigere responstider og proaktiv overvågning.
• Support gennem partnere:
  • Business Central-partnerens rolle: Når en virksomhed vælger at implementere Business Central, sker det ofte gennem en certificeret Microsoft-partner. Partneren spiller en afgørende rolle i at levere den løbende support, herunder opsætning, tilpasning, integration og brugersupport. Kvaliteten og omfanget af support afhænger derfor i høj grad af den partner, virksomheden vælger.
  • Skræddersyet supportaftale: Mange Business Central-partnere tilbyder skræddersyede supportaftaler, der kan tilpasses virksomhedens behov. Dette kan inkludere alt fra teknisk hjælp til daglig brugersupport, træning af medarbejdere, opdatering af systemet og assistance ved fejl og udfordringer. Nogle partnere tilbyder også onsite-support, mens andre fokuserer på fjernsupport via e-mail, telefon eller online chatsystemer.
• Typer af supporttjenester fra partnere:
  • Teknisk support: Hjælp med tekniske problemer, herunder systemnedbrud, fejlmeddelelser eller performanceproblemer. Teknisk support kan også omfatte hjælp til opdateringer, patches eller integration med andre systemer.
  • Brugersupport og træning: Mange partnere tilbyder løbende træning for medarbejdere og ledere, så de kan udnytte systemets fulde potentiale. Det kan være nødvendigt ved introduktion af nye funktioner eller i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere.
  • Tilpasning og videreudvikling: Hvis en virksomhed har unikke behov, kan partneren hjælpe med at tilpasse eller videreudvikle systemet for at sikre, at det fortsat understøtter forretningsprocesserne optimalt.
  • Proaktiv support: Nogle partnere tilbyder proaktive supporttjenester, hvor systemets ydeevne overvåges, og potentielle problemer identificeres og løses, inden de påvirker virksomhedens drift.

Hvordan valget af partner påvirker supportniveauet

• Partnerens ekspertise: Valget af Business Central-partner har en stor indflydelse på den support, virksomheden får. Nogle partnere har specialiseret sig i bestemte brancher eller forretningsprocesser og kan derfor tilbyde mere skræddersyet support, der passer til virksomhedens specifikke behov.
• Supportniveauer og responstider: Partnere tilbyder ofte forskellige niveauer af supportpakker, der varierer i pris og serviceomfang. Det kan inkludere standardpakker med længere responstider og færre tjenester, eller premium-pakker med hurtigere adgang til support og mere omfattende ydelser.
• Global eller lokal support: Afhængigt af partnerens størrelse kan supporten være tilgængelig globalt eller lokalt. Nogle virksomheder foretrækker en lokal partner, der kan levere onsite-support, mens andre vælger globale partnere, der kan supportere flere lokationer rundt om i verden.

Supporten for Business Central-kunder afhænger i høj grad af den valgte partner samt den supportaftale, virksomheden indgår.

Microsoft tilbyder grundlæggende support for cloud-løsninger, men den primære løbende support leveres af partneren, der spiller en vigtig rolle i tilpasning, træning og teknisk assistance.

Det er derfor afgørende, at virksomheder vælger en partner, der kan levere den rette support for deres specifikke behov og sørger for en solid supportaftale for at sikre systemets optimale drift. NORRIQ tilbyder skræddersyet support på Business Central kunder med hurtige responstider og kvalificeret hjælp.

Se vores TEC Talk om lønadministration direkte i Business Central:

8. Sikkerhed og compliance

Hvordan beskytter Business Central data mod brud og hackerangreb?

Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbyder avancerede sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte virksomheders data mod brud og hackerangreb.

Sikkerheden i Business Central er baseret på Microsofts robuste cloud-infrastruktur og inkluderer en række mekanismer, der sikrer, at virksomhedens data er beskyttet på flere niveauer.

1. Datakryptering

• Kryptering under overførsel: Al data der sendes mellem brugerne og Business Central, krypteres ved hjælp af avancerede krypteringsprotokoller som TLS (Transport Layer Security). Dette sikrer, at data ikke kan opfanges eller manipuleres under overførsel.
• Kryptering i hvile: Data der lagres i Business Central, krypteres også, når de ikke er i brug. Dette beskytter mod uautoriseret adgang til lagrede data.

2. Sikkerhedsinfrastruktur fra Microsoft Azure

Business Central kører på Microsoft Azure, som er en af verdens førende cloudplatforme. Azure tilbyder en stærk sikkerhedsinfrastruktur med flere indbyggede lag af beskyttelse, der dækker netværkssikkerhed, applikationssikkerhed og fysisk sikkerhed:

• Avanceret netværkssikkerhed: Azure beskytter mod netværksbaserede trusler ved hjælp af automatiserede forsvarsmekanismer.
• Adgangsstyring: Azure Active Directory (AAD) integreres med Business Central for at sikre, at kun autoriserede brugere har adgang til systemet. Multifaktor-autentificering (MFA) kan aktiveres for at give et ekstra sikkerhedslag.
• Sikkerhedskopier og datagendannelse: Business Central gemmer regelmæssigt sikkerhedskopier af virksomhedens data, der kan gendannes i tilfælde af datatab eller angreb. Data replikeres også på tværs af flere datacentre for at sikre høj tilgængelighed og redundans.

3. Overholdelse af globale sikkerhedsstandarder og reguleringer

Microsoft er certificeret efter en lang række internationale sikkerheds- og compliance-standarder, herunder:

• ISO/IEC 27001 og 27018: Disse certificeringer sikrer, at Microsoft følger bedste praksis for informationssikkerhedsstyring og beskyttelse af persondata i skyen.
• GDPR-overholdelse: Business Central understøtter virksomheder i at overholde EU's General Data Protection Regulation (GDPR) ved at tilbyde værktøjer til datastyring, samtykkebehandling og anonymisering af data.

4. Regelmæssige sikkerhedsopdateringer

Microsoft sørger for løbende sikkerhedsopdateringer, som automatisk implementeres i Business Central cloud-løsningen. Det sikrer, at systemet altid er beskyttet mod de nyeste sikkerhedstrusler og sårbarheder.

Brugere af on-premises løsninger opfordres til at anvende de nyeste opdateringer for at opretholde et højt sikkerhedsniveau.

5. Brugeradgang og rettighedsstyring

Business Central tilbyder detaljeret styring af brugerrettigheder, så virksomheder kan sikre, at medarbejdere kun har adgang til de data og funktioner, der er nødvendige for deres arbejdsopgaver:

• Rollebaseret adgangsstyring: Administratorer kan konfigurere brugeradgang baseret på roller, hvilket minimerer risikoen for uautoriseret adgang til følsomme data.
• Adgangslogning og overvågning: Business Central registrerer og logger alle adgangsforsøg og ændringer i systemet, hvilket gør det muligt at overvåge aktivitet og hurtigt identificere mistænkelig adfærd.

6. Trusselsbeskyttelse og overvågning

Business Central drager fordel af Microsofts avancerede trusselsbeskyttelsestjenester, herunder:

• Microsoft Defender for Cloud: Dette værktøj overvåger systemet for mistænkelige aktiviteter og kendte trusler i realtid, hvilket hjælper med at opdage og afværge hackerangreb, før de får alvorlige konsekvenser.
• Indtrængningsdetektion og -forebyggelse: Azure og Business Central anvender automatiske indtrængningsdetektionssystemer, som overvåger trafikken og forhindrer forsøg på uautoriseret adgang til systemet.

Business Central tilbyder en omfattende sikkerhedsarkitektur, der beskytter virksomheder mod databrud og hackerangreb.

Med avanceret datakryptering, sikkerhedsinfrastruktur i verdensklasse, overholdelse af globale standarder og løbende sikkerhedsopdateringer er Business Central designet til at levere maksimal databeskyttelse.

Dertil kommer kraftfulde værktøjer til brugeradgangsstyring og overvågning, der hjælper virksomheder med at sikre deres mest værdifulde data.

Opfylder systemet de nødvendige lovgivningskrav som GDPR og andre branche-specifikke reguleringer?

Microsoft Dynamics 365 Business Central er designet til at overholde en bred vifte af lovgivningsmæssige krav, herunder General Data Protection Regulation (GDPR) samt branche-specifikke reguleringer.

Her er en gennemgang af, hvordan Business Central understøtter overholdelsen af disse krav, og hvad det betyder for virksomheder.

1. Overholdelse af GDPR

GDPR stiller strenge krav til beskyttelsen af persondata i EU, og Business Central er bygget til at hjælpe virksomheder med at opfylde disse krav gennem en række funktioner og værktøjer:

• Datahåndtering og samtykke: Business Central giver virksomheder kontrol over, hvordan persondata indsamles, lagres og behandles. Det sikrer, at virksomheder kan håndtere samtykke fra individer og dokumentere det i overensstemmelse med GDPR’s krav.
• Adgangs- og rettighedsstyring: Systemet understøtter rollebaseret adgangsstyring, hvilket sikrer, at kun autoriserede medarbejdere har adgang til følsomme persondata. Dette reducerer risikoen for utilsigtet databrud og misbrug.
• Retten til sletning og dataportabilitet: Business Central gør det muligt for virksomheder at imødekomme anmodninger fra enkeltpersoner om at få slettet deres data (retten til at blive glemt) eller få data overført til en anden udbyder (dataportabilitet), hvilket er en central del af GDPR.
• Data-anonymisering og pseudonymisering: Virksomheder kan bruge indbyggede værktøjer i Business Central til at anonymisere eller pseudonymisere persondata for at minimere risikoen for identifikation i tilfælde af databrud.
• Logføring og overvågning: For at sikre transparens i databehandlingen giver Business Central mulighed for at føre log over dataadgang og -ændringer, hvilket er nødvendigt for at kunne dokumentere compliance over for GDPR.

2. Overholdelse af branche-specifikke reguleringer

Business Central kan tilpasses til at opfylde specifikke branchekrav og reguleringer, der varierer afhængigt af industrien, geografisk placering og type af data, der håndteres. Her er nogle af de mest relevante aspekter:

• Finansielle reguleringer: For virksomheder i finanssektoren hjælper Business Central med at opfylde kravene til regnskabsmæssig nøjagtighed, revisionsspor og finansiel rapportering, hvilket er essentielt for at overholde lokale og internationale finansreguleringer som Sarbanes-Oxley (SOX) i USA eller tilsvarende europæiske krav.
• Sundhedssektoren: Business Central kan understøtte overholdelsen af regler som Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) i USA og tilsvarende reguleringer i Europa. Dette sikrer, at sundhedsdata håndteres og beskyttes i overensstemmelse med kravene til patientprivatliv og datasikkerhed.
• ISO-certificeringer: Microsoft Azure, som Business Central er bygget på, opfylder ISO/IEC 27001- og ISO/IEC 27018-standarderne for informationssikkerhed og beskyttelse af persondata i skyen. Dette giver virksomheder en høj grad af sikkerhed og tillid til, at deres data behandles i overensstemmelse med branchens bedste praksis.

3. Sikker datahåndtering i skyen

Microsofts cloud-infrastruktur sikrer, at data i Business Central altid er beskyttet med førende teknologier inden for datakryptering, adgangsstyring og sikkerhedsovervågning.

Microsofts datacentre opfylder desuden en række globale og lokale compliancekrav, herunder:

• SOC 1 og SOC 2 rapportering: Disse rapporter sikrer, at Microsofts processer for sikkerhed, tilgængelighed og fortrolighed opfylder industristandarderne for kontrol og risikostyring.
• Dataopbevaring og lokalisering: Microsoft tilbyder virksomheder mulighed for at vælge, hvor deres data skal opbevares, hvilket hjælper med at opfylde krav om dataopbevaring i specifikke geografiske områder.

4. Løbende opdateringer for overholdelse

Microsoft opdaterer løbende Business Central for at sikre, at systemet fortsat lever op til nye lovgivningskrav og branche-specifikke reguleringer.

Dette betyder, at virksomheder, der bruger Business Central i skyen, automatisk drager fordel af nye compliance-opdateringer, uden at det kræver manuel indsats.

Microsoft Dynamics 365 Business Central er bygget til at understøtte virksomheders overholdelse af lovgivningskrav som GDPR samt specifikke reguleringer inden for finans, sundhed og andre sektorer.

Med stærke værktøjer til datastyring, adgangskontrol og logføring kan virksomheder sikre, at de lever op til både nationale og internationale standarder for datasikkerhed og privatliv.

Samtidig giver Microsofts cloud-infrastruktur og løbende opdateringer ekstra sikkerhed og compliance i en verden med stadig skrappere reguleringer.

9. Data og rapportering

Hvordan håndteres rapportering og analyse af forretningsdata i Business Central?

Rapportering og analyse af forretningsdata i Microsoft Dynamics 365 Business Central er designet til at give virksomheder dyb indsigt i deres data og understøtte beslutningstagning på et strategisk niveau.

Business Central tilbyder en række indbyggede funktioner og integrationer, der gør det nemt at analysere og rapportere om finansielle og operationelle data.

1. Indbyggede rapporteringsfunktioner

Business Central kommer med et omfattende sæt af standardrapporter, der dækker de mest almindelige forretningsbehov inden for områder som finans, salg, indkøb, lagerstyring og produktion.

Disse rapporter er fuldt konfigurerbare, så de kan tilpasses virksomhedens specifikke krav:

• Finansiel rapportering: Business Central leverer omfattende finansielle rapporter, såsom resultatopgørelser, balancer og likviditetsanalyser. Brugere kan hurtigt oprette skræddersyede rapporter ved hjælp af filtre og dimensioner, der sikrer, at data vises på en relevant og meningsfuld måde.
• Salg og lager: Der er indbyggede rapporter til at overvåge lagerbeholdninger, salgsmønstre og indkøbstrends, så virksomheder kan analysere deres lageromsætning, bestillingsvaner og forsyningskædeperformance.

2. Business Intelligence og Power BI integration

En af Business Centrals stærkeste funktioner er integrationen med Microsoft Power BI, der giver avancerede muligheder for visualisering og analyse af data:

• Power BI dashboards: Brugere kan nemt integrere deres Business Central-data med Power BI for at oprette dynamiske dashboards, der giver realtidsindsigt i forretningsaktiviteter. Disse dashboards kan tilpasses fuldt ud, så de viser specifikke nøgletal (KPI'er) og grafiske præsentationer, der gør data lettere at forstå.
• Drill-down funktionalitet: Med Power BI kan brugerne dykke ned i detaljerede data direkte fra overordnede rapporter og dashboards. Det giver mulighed for hurtigt at identificere årsagerne til udsving i nøgleområder, såsom lavere indtjening eller stigende omkostninger.
• Automatiserede rapporter: Med Power BI kan rapporter automatisk genereres og distribueres til relevante interessenter, hvilket sparer tid og sikrer, at alle har adgang til opdateret information.

3. Rollebaserede rapporter og oversigter

Business Central tilbyder rollebaserede oversigter, der giver brugere en skræddersyet visning af de mest relevante data for deres arbejdsområde. Det gør det lettere for brugere at få adgang til kritiske rapporter og analyser:

• Tilpassede rapporter: Brugere kan oprette skræddersyede rapporter ved at tilpasse eksisterende skabeloner eller opbygge rapporter fra bunden ved hjælp af Business Centrals intuitive brugerflade.
• Automatisk distribution: Rapporter kan konfigureres til at blive sendt automatisk til bestemte medarbejdere eller teams på faste tidspunkter, hvilket sikrer, at ledelsen altid har opdaterede nøgletal til rådighed.

4. Analyse ved hjælp af Excel

Business Central understøtter også eksport af data direkte til Microsoft Excel, hvilket giver brugere yderligere fleksibilitet til at arbejde med deres data:

• Live dataforbindelse: Data fra Business Central kan eksporteres til Excel med en live forbindelse, hvilket betyder, at enhver ændring i Business Central-dataene opdateres automatisk i Excel-arkene.
• Avancerede analyser: Excel gør det nemt at udføre dybdegående analyser, som pivottabeller, formler og diagrammer, hvilket giver avancerede brugere mulighed for at dykke dybere ned i deres forretningsdata.

5. Dimensioner til dataklassificering

En nøglefunktion i Business Central er brugen af dimensioner, som hjælper virksomheder med at klassificere og organisere data på tværs af flere forretningsenheder og aktiviteter.

Dimensioner gør det muligt at analysere data efter forskellige parametre, såsom afdelinger, projekter, produkter og geografiske områder:

• Fleksibel rapportering: Med dimensioner kan virksomheder oprette tilpassede rapporter, der fokuserer på specifikke områder af virksomheden, hvilket gør det lettere at identificere trends og performance på tværs af flere forretningsområder.
• Tværgående analyser: Ved at bruge dimensioner kan virksomheder kombinere data på tværs af finansielle, operationelle og salgsmæssige aktiviteter for at få en holistisk forståelse af deres forretningsperformance.

6. API’er og tredjepartsintegration

Business Central giver mulighed for at integrere med tredjeparts rapporteringsværktøjer gennem API’er, hvilket betyder, at virksomheder kan forbinde deres system med avancerede analyseplatforme, hvis der er behov for yderligere specialiseret rapportering.

Business Central tilbyder en bred vifte af værktøjer til rapportering og analyse af forretningsdata, fra standardrapporter til avancerede dashboards via Power BI.

Systemet giver fleksibilitet til at tilpasse rapporter og analyser efter virksomhedens specifikke behov, og integrationen med Excel og andre rapporteringsværktøjer gør det nemt at arbejde med data i forskellige formater.

Med disse funktioner kan virksomheder få de indsigter, de har brug for, til at træffe informerede beslutninger og drive vækst.

Vi anbefaler at koble en Business Intelligence-løsning, som f.eks. Power BI, på jeres Business Central for optimalt at kunne analysere og rapportere på jeres forretningsdata.

Kan systemet generere de KPI'er og dashboards, der er brug for?

Microsoft Dynamics 365 Business Central er i stand til at generere de nødvendige KPI’er (Key Performance Indicators) og dashboards, en ledelse har brug for.

Systemet er designet til at levere en omfattende, realtidsbaseret visning af forretningsdata og gør det muligt for ledelsen at overvåge virksomhedens performance på tværs af nøgleområder som finans, salg, lager, og produktion.

1. KPI’er tilpasset virksomhedens behov

Business Central giver ledelsen mulighed for at oprette og tilpasse KPI’er, der er skræddersyede til virksomhedens specifikke mål og strategi. Systemet tilbyder indbyggede nøgletal, der dækker en række forretningsområder:

• Finansielle KPI’er: Ledelsen kan overvåge likviditet, profitmarginer, afkast på investeringer (ROI), rentabilitet og budgetopfølgning. Disse KPI’er hjælper med at sikre, at virksomheden opererer inden for de finansielle rammer og identificerer potentielle risici i økonomien.
• Drifts-KPI’er: Business Central kan også spore driftsmæssige KPI’er som produktionsomkostninger, lageromsætning, leverandørleverancer og produktionscyklusser. Dette gør det muligt at optimere forsyningskæden og effektivisere produktionsprocesser.
• Salg og kundeservice: Virksomhedens salgstal, kundetilfredshed og genkøbsrater kan måles direkte i systemet. Disse KPI’er giver indsigt i markedets efterspørgsel, kundeloyalitet og salgsteamets performance.

2. Dynamiske dashboards til realtidsindsigt

Business Central giver mulighed for at skabe dynamiske dashboards, der giver ledelsen en visuel fremstilling af KPI’er i realtid. Disse dashboards er fleksible og kan tilpasses, så de viser de vigtigste informationer for virksomhedens ledelse:

• Oversigt på ét sted: Dashboards giver et overblik over virksomhedens vigtigste KPI’er på ét sted, hvilket gør det nemt for ledelsen at overvåge virksomhedens sundhed. Visualiseringer kan omfatte grafer, diagrammer og datatabeller, der er nemme at forstå og fortolke.
• Realtidsopdateringer: Data i Business Central opdateres i realtid, hvilket betyder, at dashboards altid viser de nyeste oplysninger. Dette sikrer, at ledelsen kan reagere hurtigt på ændringer i markedet eller interne forhold.
• Tilpassede visninger: Dashboards kan tilpasses efter den enkelte leders rolle og ansvar. For eksempel kan en økonomidirektør have adgang til finansielle KPI’er, mens en driftschef fokuserer på produktions- og lagerdata.

3. Integration med Power BI for avanceret analyse

Business Central har en stærk integration med Microsoft Power BI, som muliggør endnu mere avanceret datavisualisering og analyse:

• Interaktive dashboards: Power BI integrationen giver mulighed for interaktive dashboards, hvor brugerne kan klikke på data og dykke dybere ned i detaljer uden at forlade visningen. Det gør det muligt at analysere underliggende trends og identificere årsager til udsving.
• Avanceret datamodel: Med Power BI kan ledelsen oprette mere komplekse KPI’er og analyser, der kombinerer data fra flere kilder. Det betyder, at man kan få en endnu dybere forståelse af virksomhedens performance ved at analysere data på tværs af forskellige forretningsenheder eller geografiske markeder.

4. Automatisk rapportering og distribution

Business Central gør det nemt at automatisere rapporteringen af KPI’er og dele disse med relevante ledere og teams:

• Automatiserede rapporter: Virksomheder kan opsætte rapporter, der automatisk genereres og sendes på daglig, ugentlig eller månedlig basis. Dette sikrer, at ledelsen altid har opdaterede KPI’er til rådighed uden manuelt arbejde.
• E-mail distribution: Rapporter og dashboards kan deles via e-mail, så beslutningstagere, der ikke nødvendigvis arbejder i Business Central, kan få adgang til de vigtigste KPI’er.

5. Rollebaserede KPI’er og sikkerhed

Business Central tilbyder rollebaserede KPI’er, hvilket betyder, at hver bruger får adgang til de mest relevante data for deres funktion. Dette sikrer, at ledelsen kun ser de KPI’er, der er nødvendige for deres beslutningsområder, og hjælper med at beskytte følsomme data:

• Sikkerhed og adgangskontrol: Brugere kan kun få adgang til de data, som deres rolle tillader. Dette sikrer, at kritiske forretningsdata er beskyttet, samtidig med at det giver ledelsen fuld indsigt i deres ansvarsområder.

Se vores video om Business Intelligence:

10. Implementeringstid og -strategi

Hvor lang tid tager det at implementere Business Central, og hvordan ser processen ud?

Implementering af Microsoft Dynamics 365 Business Central varierer i tid afhængigt af virksomhedens størrelse, kompleksitet og specifikke behov.

For en standardimplementering i en mindre eller mellemstor virksomhed kan det typisk tage mellem 1 - 3 måneder, mens mere komplekse implementeringer med mange tilpasninger kan tage op til 6 måneder eller mere.

En vellykket implementering af Business Central følger normalt en struktureret proces opdelt i flere faser. Hos NORRIQ har vi en agil tilgang til ERP-projekter.

NORRIQ’s Projektmodel:

Diagnose

Projekter starter med diagnose-fasen, hvor NORRIQ sammen med virksomheden gennemgår og dokumenterer processerne, så alle har en god forståelse for forretningen, inden processerne tænker ind i en Business Central-løsning. Resultatet af analysefasen er et estimat, en tidsplan og et fælles udgangspunkt for det kommende projekt.

Agil forberedelse

Efter diagnose-fasen sættes projektet i gang med agil forberedelse, hvor man går endnu dybere ned i relevante områder, processer, løsninger og lignende. Det er også her der opsættes miljøer og standardopsætningen i Business Central.

Resultatet af den agile forberedelse er projektets ”Solution Backlog”, der kort fortalt er en inddeling af virksomhedens processer inden for økonomi, produktion, lager osv. inkl. eventuelle tilretninger og opsætning.

Sprints

Når der er et solidt udgangspunkt for projektet med identificerede processer, der skal understøttes af Business Central, starter sprint-fasen, der er den største del af projektet. I den fase opsættes og udvikles løsningen, og det er her, virksomheden også involveres i tests.

Implementering

Når alle processer er testet, og løsningen kan understøtte hele kundens forretning, er løsningen klar til at blive implementeret. Implementeringen indebærer uddannelse af brugere, konvertering af data og flow-test, så både brugere, system og data er klar til at sættes i drift.

Driftssupport

Efter go-live kan der være nogle områder i systemet, der skal justeres. Denne periode varierer og afhænger af projektets kompleksitet, men efter en periode med go-live support overgår virksomheden til almindelig support.