Digitalisering af bilag og arbejdsgange

I maj 2022 blev der vedtaget en ny bogføringslov, der bl.a. stillede nye krav til digitalisering. Bogføringsloven er nemlig et farvel til fysisk opbevaring af bilag, der fremover i stedet skal gemmes digitalt og sikkerhedskopieres.

Den nye bogføringslov rummer følgende hovedpunkter:

Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale i skyen i mindst fem år
Krav om og til digitale bogføringssystemer
Kontrol af hvorvidt bogføringsloven overholdes
Større bøder ved overtrædelse af bogføringsloven

Der vil også være et fokus på øget beskyttelse af persondata (GDPR), og der skal udarbejdes procedurer for transaktioner og regnskabsmateriale, så virksomheden kan dokumentere, hvordan den vil sikre, at alle transaktioner registreres. Virksomheden skal også beskrive, hvordan dens regnskabsmateriale opbevares - f.eks. digital opbevaring af bilag i et bogføringssystem (ERP). Her skal der angives en ansvarlig for at overholde procedurerne.

Kravet om digital bogføring og opbevaring vil blive indført over en årrække, hvor den tidligst vil gælde fra 1. januar 2024 for selskaber med regnskabsklasse B, C og D. Tidligst fra 1. januar 2026 vil den gælde for virksomheder med regnskabsklasse A og en omsætning på over 300.000 kr.

Krav til dit bogføringssystem

Den nye bogføringslov får især betydning for de virksomheder, der i dag ikke bruger et decideret regnskabsprogram eller opbevarer regnskabsmateriale digitalt.

Virksomheder skal vælge et bogføringssystem, der bl.a. opfylder følgende:

Løbende kunne registrere virksomhedens transaktioner
Sikker opbevaring af bilag på en server hos tredjepart
Automatisk sikkerhedskopiering af bilag og registreringer
Understøtte mulighed for sikkert login, bruger- og adgangsstyring
Automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer
Bøder på op til 1,5 mio. kr.

Med den nye bogføringslov følger altså en række skærpede regler, som skal overholdes – herunder digitalisering af bilag. Samtidig varsler de nye regler et langt højere bødeniveau med bøder op til 1,5 mio. kr., hvis en virksomhed ikke kan stille det påkrævede materiale til rådighed digitalt.

Digital faktura- og bilagshåndtering i Business Central

Digitalisering og automatisering er nogle af de primære fokusområder i den nye bogføringslov. Med Business Central bliver digitalisering af bilag nemt og effektivt.

Der findes to tillægsløsninger fra SignUp Software til Business Central, der er specielt målrettet mod at effektivisere bogholderiet, Invoice Workflow og Travel & Expense Management.

Invoice Workflow

Vil du spare op til 50% af faktureringstiden? Det kan du med fakturaløsning Invoice Workflow fra SignUp Software, der er integreret direkte i Business Central.

Invoice Workflow er udviklet med brugerne i fokus: Det skal være nemt og hurtigt at håndtere fakturaer. Her kan du automatisere modtagelsen af købsfakturaer og digitalisere dine arbejdsprocesser. På den måde minimerer du risikoen for manuelle fejl og sparer en masse arbejdstid.

Invoice Workflow er en cloud-løsning, så du kan opbevare digitale kopier af dine fakturaer. Det betyder også, at I altid vil køre på nyeste systemversion.

Se denne korte video om Invoice Workflow:

Travel & Expense Management

Vink farvel til papirkvitteringer og bilag – sig hej til hurtig bilagshåndtering med Travel & Expense Management fra SignUp Software.

Her er en løsning, som gør digitalisering af bilag til en leg. Skal dine medarbejdere godkende bilag for transport? I Travel & Expense Management appen tages et billede af bilaget, hvor efter det uploades til godkendelse. Alt sammen i skyen.

Alle bilag godkendes i en online portal via PC, tablet eller telefon – helt fleksibelt.

Travel & Expense Management fra SignUp Software er fuldt integreret til Business Central. Det betyder, at dine data flyder frit mellem systemerne og at løsningen er hurtig at tage i brug.

Se denne korte video om Travel & Expense Management:

FAQ:

Hvornår skal bilag være digitale?

Ifølge den nye bogføringslov, skal de første virksomheder tidligst i 2024 benytte et digitalt bogføringssystem, der lever op til kravene. Hvornår virksomheder skal i gang, afhænger af deres form og størrelsen på deres omsætning.

Hvordan skal bilag opbevares?

Den nye bogføringslov kræver, at virksomheder gør op med de fysiske bilag og gamle ringbind. Det betyder, at de fremover skal opbevare bilag og regnskabsmateriale digitalt hos en tredjepart i mindst fem år.

Hvilke bilag skal gemmes?

Virksomheden har pligt til at opbevare alt bogførings- og regnskabsmateriale digitalt i mindst fem år. De skal sikre sig, at regnskabsmaterialet ikke mistes, bortskaffes eller ødelægges. En undtagelse er opbevaring af kassestrimler.

Hvor længe skal man gemme gamle dokumenter?

Med den nye bogføringslov skal gamle dokumenter gemmes i mindst fem år. Men det er ikke nok at gemme dem fysisk eller lokalt. De skal gemmes digitalt og opbevares hos en tredjepart.

Ny bogføringslov stiller krav om elektronisk opbevaring af bilag. Digitaliser din dokumenthåndtering i Business Central. Læs mere her

Mere forretning og mindre papirarbejde