Produktdata er efterhånden blevet en strategisk ressource. De driver webshops og kundeportaler, fodrer markedspladser, sikrer korrekte katalogproduktioner og understøtter både løbende automatiseringer og compliance. Alligevel foregår dataudvekslingen med leverandører ofte stadig i regneark og mailtråde med manglende attributter, billeder i forkerte formater og et PIM-team, der bruger for meget tid på at “reparere” input til følge.
Udfordringen handler sjældent om, at virksomheden mangler et system til at lagre produktdata. Det handler snarere om at få data til at flyde - også med leverandører.
Når dataudveksling bliver en flaskehals
Leverandørdata kommer typisk fra mange kilder og i mange former: Excel-skabeloner, PDF’er, produktark, PDS’er, billeder via links eller WeTransfer, og ofte med variationer i terminologi og struktur. Når teams efterfølgende skal harmonisere de data, koster det tid og skaber risiko for fejl.
En central pointe i moderne PIM-arbejde er derfor at flytte kvalitetssikringen “til venstre” i processen. Jo tidligere data valideres og standardiseres, desto mindre skal rettes senere, og desto hurtigere kan produktet blive klar til salg.
Her kan fx Perfion’s Supplier Portal være relevant. En løsning der skaber en mere strømlinet og kontrolleret proces for dataudveksling mellem Perfion-brugeren og leverandørerne.
En centraliseret platform
Supplier Portalen fungerer som en central platform, hvor leverandører kan berige produktdata direkte i et kontrolleret setup. I stedet for at håndtere data i Excel eller i mails frem og tilbage, samles dialogen og databerigelsen ét sted. Det giver både interne teams og leverandører en klar ramme for, hvad der skal udfyldes, hvordan det skal udfyldes, og hvornår det er klar til næste skridt.
Resultatet er mere ensartet produktdata, kortere time-to-market og færre manuelle opgaver for PIM-teamet.
Fra indsamling af data til samarbejde
I praksis anbefaler vi derfor en bevægelse fra indsamling af data til et mere reelt leverandørsamarbejde, hvor leverandøren fx:
- Beriger data på produkter, som virksomheden allerede har oprettet
- Opretter nye produkter, som først overføres til PIM, når de er godkendt
Det giver en mere governance-drevet proces, hvor det er tydeligt, hvad der mangler, hvem der skal gøre hvad, og hvornår data er klar til næste skridt. Det er netop styringen, der ofte mangler, når data udveksles via mails og vedhæftede filer.
Workflows, validering og låste data
Et andet gennemgående greb er at gøre dataarbejdet workflow-baseret. I stedet for at produktinformationer flytter sig ad hoc mellem personer og afdelinger, kan status, opgaver og godkendelse ligge i en proces, hvor der er overblik over fremdrift og ansvar.
Når data er endeligt godkendt, kan det også være afgørende at beskytte masterdata mod efterfølgende ændringer, hvilket reducerer risikoen for, at allerede publicerede oplysninger ændrer sig uden at blive opdateret på alle kanaler.
Banal detalje har stor effekt
Mange dataproblemer opstår, fordi leverandører skriver fritekst, hvor virksomheden har brug for standardiserede værdier. Kontrollerede dropdown-værdier er et klassisk eksempel: Når leverandører vælger fra eksisterende værdilister, falder antallet af varianter og taste-fejl markant, og data bliver lettere at filtrere, søge i og genbruge. Den tekniske detalje er banal, men effekten på datakonsistens kan være stor.
En anden overset dimension er, at leverandører har meget forskellig teknisk kapacitet. Nogle kan levere data via API, andre via uploadede filer, og nogle skal have en enkel, manuel indtastningsmulighed. En skalerbar tilgang er derfor at understøtte flere importveje, så man både kan onboarde små og store leverandører realistisk – og samtidig standardisere outputtet til PIM.
Gør 3 ting konsekvent
Vores erfaring er, at de virksomheder, der lykkes, er de virksomheder der gør tre ting konsekvent: De standardiserer input, de gør processen synlig via workflows, og de skaber en samarbejdsform, der kan skaleres fra den mindste til den største leverandør.
PIM bliver ofte vurderet på, hvor pænt og komplet produktkataloget er. Men den reelle effekt handler i langt højere grad om, hvor godt data flyder i systemet – også med leverandører.
