Pludselig dukker der dokumenter op, ingen vidste eksisterede. Flere versioner af samme fil giver forskellige svar. Adgangsrettigheder viser sig at være langt mere omfattende end antaget. Og vigtig viden ligger spredt på tværs af SharePoint, Teams, mails og personlige drev.
Og det er et problem, da AI-løsninger ikke er bedre end det datafundament, de bygger på.
AI er den første medarbejder, der læser alt
Traditionelt har virksomheder kunnet leve med en vis grad af uorden i deres data. Hvis et dokument lå i den forkerte mappe, eller hvis der eksisterede fire versioner af samme fil, var det sjældent noget, der påvirkede den daglige drift markant.
Mennesker er nemlig gode til at navigere i rod. Vi ved ofte intuitivt, hvilken fil der er den rigtige, hvem der skal spørges, eller hvilken information der kan ignoreres.
Men Copilot arbejder anderledes. Den læser det, den har adgang til, og bruger alle de dokumenter, der findes. Og den kan ikke vide, hvilken version medarbejderne internt betragter som den gældende. Og hvis datagrundlaget ikke er entydigt, bliver svarene desværre upræcise eller forkerte.
Man kan sige, at Copilot fungerer som et slags spejl. Ikke bare af virksomhedens viden, men også af virksomhedens datadisciplin.
Den skjulte AI-gæld
De fleste virksomheder kender begrebet teknisk gæld. Systemer bliver ikke opdateret, integrationer udsættes og midlertidige løsninger bliver permanente. Det samme gælder data.
Gennem årene ophobes mapper, dokumenter, adgangsgrupper og arbejdsgange, som ingen for alvor føler ejerskab over. Hver beslutning virker harmløs i øjeblikket, men samlet set skaber de en voksende gæld. Vi kan kalde det AI-gæld.
AI-gæld opstår, når virksomhedens data, dokumentation og adgangsstruktur ikke udvikler sig i samme tempo som ambitionerne om at bruge AI. Gælden er ofte usynlig, og mange opdager den ikke før, de giver en AI-assistent adgang til virksomhedens informationer. Og jo mere avancerede AI-løsninger virksomheder anvender, desto højere bliver renterne på den gæld.
Det handler ikke om IT
Når snakken falder på datafundament og oprydning, bliver opgaven ofte placeret hos IT-afdelingen, men det er faktisk sjældent der, udfordringerne starter.
IT kan fx ikke afgøre, hvilke dokumenter der er de gældende. IT kan ikke beslutte, hvem der skal have adgang til fortrolige oplysninger. Og IT kan ikke definere, hvilken viden der er forretningskritisk. Det er alt sammen ledelsesbeslutninger.
Derfor ser man også ofte, at de virksomheder, der opnår størst værdi med Copilot, ikke nødvendigvis er dem med de mest avancerede tekniske løsninger. Det er dem, der har taget ejerskab over deres data. De ved, hvem der ejer centrale dokumentområder. De har styr på adgangsrettighederne. Og de arbejder løbende med datakvalitet som en forretningsdisciplin frem for som et enkeltstående projekt.
Copilot er en stresstest af organisationen
Måske er den mest interessante erkendelse, at Copilot i virkeligheden fungerer som en slags stresstest af organisationens struktur. Den afslører, om vigtig viden er samlet eller spredt. Om adgangsrettigheder er gennemtænkte eller historisk opbygget. Om data har ejere, eller om alle forventer, at nogen andre har ansvaret.
Og selvom det kan være frustrerende, hvis de forventede gevinster af AI-løsningerne udebliver, fordi fundamentet ikke er solidt, så er det faktisk en fordel, hvis Copilot afslører rod, utydelige processer eller manglende ejerskab.
For problemer, man kan se, kan man gøre noget ved.
Først fundament, så AI
Mange organisationer leder efter den næste AI-use case. Men måske bør de i stedet spørge sig selv: Hvis en ny medarbejder startede i morgen, hvor hurtigt ville vedkommende kunne finde den rigtige version af virksomhedens vigtigste dokument?
Svaret på det spørgsmål siger ofte mere om virksomhedens AI-parathed end endnu en Copilot-licens.
På webinaret Sådan skaber det rette datafundament værdi med AI viser vi de typiske faldgruber, hvor de opstår, og hvilke konkrete skridt I kan tage for at komme godt videre med AI.
Tilmeld dig webinaret her og få gode råd til, hvordan I tilgår data, adgangsrettigheder og ejerskab.
